Guide de l’utilisateur

Janvier 2025

Table des matières

Aperçu

La fonction Gestion des bons de travail est conçue pour simplifier vos processus d’entretien et assurer la longévité de vos actifs. Elle vous permet d’accéder aux données résumées et organisées des bons de travail et de consulter les programmes d’entretien à venir. Vous pouvez créer et modifier des programmes d’entretien préventif pour facilement faire le suivi des besoins de votre flotte et identifier les problèmes potentiels en amont.

Cette fonction simplifie les tâches d’entretien et vous permet de vous assurer que vos véhicules et vos actifs sont toujours en parfait état. Qu’il s’agisse d’un entretien régulier ou de réparations plus complexes, la fonction Entretien peut vous aider à répondre à tous vos besoins en matière d’entretien.

De plus, elle met en lumière les défaillances de moteur et les problèmes d’entretien prédictif qui pourraient ne pas être immédiatement apparents dans votre flotte, et vous donne un bref résumé des problèmes potentiels avant qu’ils ne deviennent des problèmes d’entretien majeurs.

Pour activer la fonction Gestion des bons de travail, accédez au menu principal et sélectionnez Entretien > Centre d’entretien > Gestion des bons de travail.

Conditions préalables

La fonction Entretien nécessite qu’un administrateur de l’entretien soit en mesure de créer, de modifier et de supprimer des entités d’entretien, et que la personne devant consulter les entretiens puisse afficher les pages. L’attribution de ces autorisations dépend du niveau d’accès de l’utilisateur. Tout compte d’utilisateur détenant ces autorisations peut utiliser la fonction Gestion des bons de travail.

Flux de travail de la fonction Gestion des bons de travail

Le flux de travail de la fonction Gestion des bons de travail comprend quatre étapes :

1. Programmes d’entretien
2. Demandes de travail
3. Bon de travail
4. Tâche

Lorsque les programmes d’entretien sont créés, les nouvelles demandes de travail s’affichent dans l’onglet Demande de travail du menu Gestion des bons de travail pour vous aviser qu’un entretien planifié doit être effectué. Sinon, vous pouvez configurer des alertes par courriel à la page Programmes pour être avisé des entretiens planifiés venant à échéance. Consultez la rubrique Programmes d’entretien pour en savoir plus. Après avoir passé en revue une demande de travail, vous pouvez la transformer en bon de travail. Lorsqu’une demande de travail est associée à un bon de travail, elle devient une tâche et s’affiche comme telle à la fois dans le Bon de travail que vous avez créé et dans l’onglet Tâches. Lorsque la tâche est effectuée, le bon de travail est fermé. Un bon de travail reste ouvert tant que le statut « Terminé »ou « Annulé » n’est pas sélectionné. Les demandes de travail peuvent également être créées en fonction d’autres sources, comme l’illustre le diagramme ci-dessous :

Programmes d’entretien

Les Programmes d’entretien, anciennement appelés Rappels d’entretien, sont des rappels récurrents ou ponctuels indiquant qu’un ou plusieurs actifs nécessitent des travaux d’entretien.

Voici la marche à suivre pour créer un programme d’entretien :

1. Dans le menu principal, accédez à Entretien > Centre d’entretien > Programmes.
2. À la page Programmes d’entretien, sélectionnez + Programme dans le menu supérieur.
3. Saisissez le nom du rappel.
4. Entrez une catégorie.

5. ✱ REMARQUE : Les catégories sont d’autres types de libellés qui peuvent vous aider lors de la production de rapports.

5. À l’aide des cases à cocher, spécifiez si le rappel se répète en fonction de la durée, de la distance ou du nombre d’heures moteur. Entrez les fréquences du rappel en fonction de l’unité de mesure sélectionnée.

6. ✱ REMARQUE : Vous pouvez sélectionner plus d’une valeur (par exemple, tous les six mois ET tous les 10 000 km). Un rappel sera envoyé lorsque l’actif répondra à l’un ou l’autre des critères.

6. Accédez à l’onglet Ajouter des actifs pour rechercher des actifs et les ajouter à votre programme d’entretien.
7. Sélectionnez l’onglet Notifications pour configurer les notifications de ce programme.
8. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer pour retourner à la page Programmes d’entretien.

Informations sur les données (entretien prédictif)

Il existe deux types de programmes d’entretien automatisés qui s’affichent en fonction de la disponibilité des données de vos actifs :

1. Évaluation des systèmes électriques (ESR) – Une alerte est envoyée aux utilisateurs lorsque l’évaluation des systèmes électriques d’un actif est de 15 sur 100 ou moins, ce qui indique qu’il est nécessaire d’inspecter sa batterie et ses connexions électriques.
2. Durée de vie restante de l’huile – Estimation de la durée de vie restante de l’huile en fonction des données propres à l’actif et des comportements de conduite. La durée de vie restante de l’huile identifie le moment optimal pour effectuer une vidange d’huile, ce qui facilite la planification de l’entretien et l’entretien des actifs.

✱ REMARQUE : Vous ne pouvez pas déterminer le moment où ces informations seront déclenchées, car elles sont basées sur des modèles de données créés par Geotab. À l’avenir, vous pourrez sélectionner les utilisateurs qui recevront les notifications associées à ces alertes.

Défaillances

Nous élaborons actuellement un moyen de créer des demandes de travail fondées sur des défaillances. Revenez plus tard pour connaître les prochaines mises à jour!

Inspection des actifs – Rapport de ronde de sécurité du chauffeur (RDS)

À l’avenir, les administrateurs pourront créer automatiquement une demande de travail à la page Demande de travail lorsqu’un chauffeur signale une défectuosité majeure ou mineure dans son rapport de ronde de sécurité dans Geotab Drive. Les gestionnaires de flotte et les mécaniciens pourront ensuite consulter et créer des bons de travail pour commencer les travaux et remettre l’actif sur la route. Les chauffeurs pourront consulter l’entretien planifié ouvert ainsi que les informations sur les données dans Geotab Drive et créer un bon de travail ou utiliser l’assistance routière. Les fonctions connexes à l’inspection des actifs sont toujours en cours de développement. Alors, revenez plus tard pour connaître les mises à jour.

Demandes de travail manuelles (défaillances)

Parfois, un actif nécessite un entretien qui est hors du champ d’application et non routinier. Lorsque c’est le cas, vous pouvez créer une Demande de travail manuelle; nous utilisons les listes des défectuosités des RDS pour élaborer une liste d’éléments pouvant être réparés. Passez en revue la rubrique Utilisation des listes de défectuosités pour modifier les éléments pouvant être énumérés dans cette liste, puis revenez pour connaître la marche à suivre pour créer une demande de travail manuelle.

Gestion des demandes de travail

Vous pouvez gérer toutes les demandes de travail à partir de l’onglet Demandes qui affiche tous les programmes d’entretien, les données et les défectuosités qui ont été signalées manuellement. Si vous avez une intégration de tiers, vous pouvez également voir les demandes d’une intégration spécifique en utilisant son propre nom de type d’entretien.

Le tableau des demandes affiche les éléments suivants par défaut :

1. Actif – Actif associé à cet entretien.
2. Source – Détermine de quelle source (de la page Demande au travail) ce travail a été créé.
3. Type d’entretien – Type de problème nécessitant un entretien.
4. Catégories – Autres types de libellés qui peuvent vous aider lors de la production de rapports.
5. Gravité – Permet de voir quels programmes d’entretien sont en retard et quelles données doivent être classées par ordre de priorité. Les valeurs peuvent être Faible, Moyenne ou Élevée. Consultez la section Comprendre la gravité des programmes d’entretien pour en savoir plus.
6. Date de déclenchement – Indique la date à laquelle le travail a été créé.
7. État – Affiche la distance, le nombre d’heures-moteur ou les jours restants avant que votre demande soit en retard, ou affiche si votre demande est déjà en retard.

Dans l’onglet Demandes, vous pouvez effectuer les opérations suivantes :

1. Rapports – Télécharger les rapports disponibles.
2. Programmes – Ouvrir la page Programmes d’entretien.
3. + Demande de travail – Créer une Demande de travail.
4. Groupes – Filtrer les informations du tableau par l’arborescence complète de votre groupe. Vous pouvez également sélectionner un ou plusieurs groupes.
5. Actifs – Filtrer les informations du tableau par actif spécifique.
6. Filtres – Activer tous les filtres disponibles, y compris Groupes, Actifs, Type d’entretien, Source, et Gravité.

Comprendre la gravité des programmes d’entretien

La gravité est une nouvelle fonction introduite dans le produit de Gestion des bons de travail. Il vous permet de déterminer rapidement quels sont les programmes d’entretien en retard et quelles données sont les plus critiques et devraient être classées par ordre de priorité. Les niveaux de gravité offrent une nouvelle façon de filtrer toutes vos demandes et ainsi faciliter le suivi de votre entretien.

Gravité des programmes d’entretien

1. Faible – « Cet entretien planifié n’a pas encore d’échéance et est de faible gravité. »
2. Moyenne – « Cet entretien planifié arrive à échéance dans 800 km (500 mi), 50 heures-moteur ou 10 jours. »
3. Élevée – « Cet entretien planifié est en retard. »

✱ REMARQUE : Les niveaux de gravité ne sont pas modifiables pour le moment.

Gravité des problèmes d’évaluation des systèmes électriques (ESR)

L’évaluation des systèmes électriques (ou ESR) permet de mesurer l’état du système électrique d’un véhicule sur une échelle de 0 à 100. La gravité pour les ESR se divise en deux niveaux :

1. Élevée – cote de 5 à 15.
2. Critique – cote de 4 et moins.

Gravité du pourcentage de durée de vie de l’huile moteur

Pour le pourcentage de durée de vie de l’huile moteur, la gravité se divise en trois niveaux :

1. Moyenne – de 20 % à 50 %
2. Élevée – de 11 % à 19 %
3. Critique – de 0 % à 10 %

Classement des renseignements

Pour classer les renseignements du tableau dans un ordre différent :

1. À partir de l’onglet Demandes, passez le curseur sur l’en-tête du tableau dont vous voulez modifier l’ordre.
2. Cliquez sur l’icône de classement.

3. 

3. Les colonnes suivantes peuvent être triées par :
4. 1. Actif – par ordre alphabétique/numérique
   2. Source – par ordre alphabétique/numérique

Création de demandes de travail

Dans l’onglet Demande de travail de la page Gestion des bons de travail, vous pouvez créer une demande de travail relative à un entretien imprévu nécessaire sur un seul actif qui n’a pas été planifié :

1. Sélectionnez l’option + Demande de travail dans le coin supérieur droit de la page.

2. 

2. Dans la fenêtre contextuelle Créer une demande de travail, sélectionnez l’actif, la défectuosité et la gravité, puis indiquez la date d’échéance ainsi que la date d’échéance de l’entretien.
3. Rédigez une description qui comprend des détails relatifs à la demande.
4. Sélectionnez Ajouter.

La demande de travail s’affichera dans le tableau Demandes de travail avec toutes les autres demandes de votre flotte. Vous pouvez la sélectionner et créer un bon de travail.

Création d’un bon de travail à partir d’une demande de travail

Dans l’onglet Demandes, sélectionnez plusieurs demandes de travail en cochant les cases situées à la gauche de chaque actif. Le bouton + Bon de travail se trouve en haut du tableau, avec d’autres boutons d’action : Sauter et Reporter.

Actions relatives aux demandes de travail

Sauter – Crée automatiquement un bon de travail pour les actifs sélectionnés et leurs demandes de travail connexes. Vous devrez ajouter une note expliquant pourquoi ces demandes de travail ont été sautées. Lorsque vous avez terminé, votre nom d’utilisateur est attribué au bon de travail, qui sera fermé, et l’état Annulé sera attribué à chaque tâche individuelle.

Reporter – Supprime automatiquement les demandes de travail sélectionnées de la page Demande de travail et vous demande si vous voulez les publier à nouveau dans l’onglet Demande de travail dans 1 jour, 7 jours ou 30 jours. Votre nom sera consigné dans le journal des audits uniquement si vous êtes à l’origine de ce report, car aucun bon de travail n’est ouvert pour cette action.

+ Bon de travail – Regroupe toutes les demandes de travail sélectionnées avec l’actif correspondant et crée des bons de travail pour chaque actif. La création d’un bon de travail transforme la demande de travail en tâche, qui sera appelée comme telle désormais.

Formulaire de bon de travail et terminologie

En sélectionnant + Bon de travail après avoir sélectionné votre liste de demandes de travail, un formulaire de bon de travail s’affiche. Vous disposez ensuite des données relatives aux tâches à exécuter. Le formulaire de bon de travail renferme les renseignements suivants :

1. Référence – Le nom figurant en haut du bon de travail commence par 001; ce nombre augmente automatiquement avec chaque nouvelle commande. Toutefois, vous pouvez le renommer en utilisant toute combinaison de chiffres et de lettres.
2. Date et heure d’ouverture, créateur – Le formulaire affiche toujours l’heure à laquelle le bon de travail a été créé et par qui. Ces informations ne peuvent pas être modifiées.
3. Dernière modification – Met automatiquement à jour la date et l’heure dès qu’une personne enregistre le bon de travail.
4. Aperçu du bon de travail
5. 1. Renseignements sur l’actif – Le nom de l’actif, le NIV, la marque, le modèle et l’année sont fournis au moment de la création du bon de travail, s’ils sont disponibles. Un bon de travail ne peut pas être attribué à un actif différent; vous devez créer un nouveau bon de travail pour cet actif, si c’est le cas. Les renseignements sur l’actif affichés peuvent seulement être modifiés dans les pages Actifs.
   2. Date d’échéance – Date saisie manuellement, qui détermine le moment où le bon de travail vient à échéance. Il peut être indiqué lorsqu’un mécanicien ou un fournisseur de services communique une date d’achèvement estimée et lorsque le travail excède cette période.
   3. État – Une liste déroulante contrôlant l’état général de l’intégralité du bon de travail. Les états comprennent : Ouvert, Planifié, En cours, En attente, Terminé et Annulé. Consultez la rubrique Fermeture, suppression et enregistrement des bons de travail pour en savoir plus.
   4. Priorité – Permet de contrôler le filtrage et le classement du bon de travail à la page Bon de travail. Voici les priorités : Faible, moyenne, élevée, critique.
   5. Attribué à – une fois qu’un nom est attribué à un bon de travail, si ce nom est modifié, un autre avis sera envoyé. L’utilisateur désigné est responsable de la fermeture de ce bon de travail.
   6. Site de réparation – Geotab a intégré les zones aux bons de travail. Le menu déroulant Site de réparation comprend une liste des zones qui figurent déjà dans votre base de données. La sélection de la zone où se situe votre atelier ou votre fournisseur de services peut vous aider à analyser les données relatives au temps d’arrêt total du véhicule et les coûts de réparation au fil du temps.
   7. Raison de la réparation et catégorie de réparation – Sélectionnez les renseignements sur la réparation demandée dans votre bon de travail.

6. 

5. Heures-moteur et relevé de l’odomètre – Les deux valeurs sont automatiquement indiquées au moment de la création du bon de travail, si elles sont disponibles. Ces valeurs ne changeront pas automatiquement. Si le véhicule se déplace alors que le bon de travail est ouvert, vous pouvez modifier ces renseignements manuellement. Lorsque vous fermez le bon de travail, ces valeurs ont une incidence directe sur les programmes d’entretien récurrents créés pour les actifs. Leur exactitude est donc importante.
6. Coûts totaux – Cette section résume automatiquement les coûts relatifs à chaque tâche individuelle. La devise peut être modifiée pour correspondre à celle de la facturation de la réparation. Toutefois, si un autre utilisateur la consulte, il verra le bon taux de change de la devise.
7. Remarques et pièces jointes – Ajoutez toute note ou tout fichier pertinent (p. ex., diagrammes, photos). Assurez-vous que les pièces jointes sont clairement identifiées. Vous pouvez téléverser jusqu’à 10 fichiers par bon de travail, mais chacun d’eux doit être de moins de 2 Mo.

Définition des tâches d’un bon de travail

La section Tâches d’un bon de travail énumère toutes les tâches à effectuer, qui proviennent de la page Demande de travail. Cette section comporte plusieurs fonctions :

1. + Ajouter – Recherchez des demandes de travail ouvertes qui pourraient être associées à ce bon de travail ou créez une nouvelle demande de travail manuelle pour ajouter une tâche à ce bon de travail.
2. Toutes les tâches en attente – Ajoutez toutes les tâches en attente pour cet actif.

Modification d’une tâche

Pour modifier une tâche, sélectionnez son nom dans la liste Tâches.

La page Détails de la tâche présente les renseignements suivants :

1. Aperçu
2. 1. Affiche l’actif et le NIV de l’actif concernés par la tâche d’entretien.

3. 

1. Détails sur la tâche
2. 2. Nom de la tâche – Cette section est automatiquement nommée en fonction du nom du programme d’entretien ou de la source qui a créé la demande de travail.
   3. Nom de la source, date et heure du déclenchement – Affiche la source ayant créé ce travail à la page Demande de travail, ainsi que la date et l’heure.
   4. Code système VMRS – Basé sur les normes de production de rapports sur l’entretien des véhicules (VMRS), un système normalisé de codes alphanumériques utilisés pour faire le suivi et le classement des informations sur l’entretien des véhicules et de l’équipement. Geotab ajoutera les champs Système, Composant et Assemblage pour faciliter l’analyse des données d’entretien beaucoup plus importantes.
   5. Travail d’entretien accompli – Un autre code VMRS que vous pouvez saisir manuellement.
   6. État de la tâche – État de la tâche précise de ce travail. Elle peut être Ouverte, Planifiée, En cours, En attente, Terminée ou Annulée. Pour fermer un bon de travail, l’état final de chaque tâche doit être Terminé ou Annulé, indiquant que le travail a été effectué ou non.
   7. Tâche commencée et Tâche terminée – Ces champs permettent de consigner le temps consacré à l’exécution d’une tâche à des fins d’analyse ultérieure des données et pour le comparer avec le coût de la main-d’œuvre.
   8. Priorité – Le degré d’importance de la réparation. Les options sont Faible, Moyenne, Élevée et Critique (priorité la plus élevée).
   9. Description – Saisissez tous les détails relatifs à cette tâche.

3. 

2. Coûts
3. 1. Main-d’œuvre – Coût du mécanicien ou du centre de service pour l’exécution des travaux sur l’actif.
   2. Heures de travail – Total des heures consacrées aux travaux.
   3. Coût des pièces – Somme totale des coûts de toutes les pièces utilisées pour accomplir le travail.

4. ✱ REMARQUE : La somme de la main-d’œuvre, des heures et des pièces du travail est affichée dans le bon de travail afin que vous connaissiez le total de l’intégralité du bon de travail.

5. 

3. Remarques et pièces jointes – Détails que les mécaniciens ou autres personnes peuvent consulter séparément, comme une note indiquant qu’il s’agit d’un problème récurrent ou que la pièce remplacée n’était pas la pièce normale.

Fermeture, suppression et enregistrement des bons de travail

Chaque page Bon de travail comporte les options Supprimer, Enregistrer ou Fermer.

1. Supprimer – Sélectionnez cette option pour supprimer un bon de travail, puis sélectionnez l’option Supprimer du message de confirmation pour confirmer la suppression. Lorsqu’un bon de travail est supprimé, les tâches connexes sont automatiquement annulées. Le journal des audits consigne le nom de l’utilisateur ayant supprimé le bon de travail ainsi que la date et l’heure.
2. Enregistrer – Sélectionnez cette option pour enregistrer la progression actuelle du travail et les modifications apportées au bon de travail. Si vous tentez accidentellement de fermer la page d’un bon de travail non enregistré, une fenêtre de confirmation vous rappellera de le sauvegarder au préalable.
3. Marquer comme Fermé – Lorsque toutes les tâches d’un bon de travail ont été exécutées, il est temps de lui attribuer l’état Fermé. Il peut aussi être fermé avant que toutes les tâches soient exécutées. Toutefois, une fenêtre de confirmation s’affichera pour vous demander si vous voulez attribuer l’état Annulée aux tâches restantes. Lorsqu’un bon de travail est terminé, il s’affiche à la page Bon de travail à des fins de consultation ultérieure. Le journal des audits consigne le nom de l’utilisateur ayant fermé le bon de travail ainsi que la date et l’heure.

Importation de bons de travail en bloc

Voici la marche à suivre pour importer des bons de travail en bloc :

1. Sélectionnez l’onglet Tâches de la page Gestion des bons de travail.
2. Dans le menu supérieur, sélectionnez Importation en bloc de travaux d’entretien.
3. Avant de créer votre fichier, sélectionnez Télécharger le fichier modèle et passez en revue le fichier Excel pour organiser vos informations sur l’entretien dans votre propre fichier.
4. Ajoutez votre fichier en utilisant la fonction Déposez votre fichier ici ou cliquez pour parcourir votre poste de travail, puis sélectionnez Importer.
5. 1. Si vous recevez un message d’erreur, vérifiez le formatage du fichier modèle et réessayez. La fenêtre contextuelle devrait vous informer de la nature de l’erreur.
1. Vos données sur l’entretien seront enregistrées comme des bons de travail fermés avec toutes les données que vous saisissez dans votre fichier Excel.
2. 2. À la page Bon de travail, sélectionnez l’état Terminé et filtrez par actif pour trouver le fichier que vous avez téléversé.

Aidez-nous à améliorer cette fonction!

N’hésitez pas à nous faire part de vos commentaires directement en accédant à Soutien > Envoyer une rétroaction à Geotab ou en utilisant la fonction de clavardage en direct!

Foire aux questions (FAQ)

API et intégrations – Les données du bon de travail d’entretien sont-elles disponibles dans une API publique?

Nous travaillons actuellement à ajouter les points d’extrémité de l’API à notre documentation SDK et à tester tous les liens.

Puis-je télécharger un rapport de tous mes bons de travail?

Oui. Dans l’onglet Bon de travail de la page Gestion des bons de travail, sélectionnez l’option Rapports du menu supérieur pour télécharger le rapport Bon de travail. Ce rapport comprendra uniquement les données de tous les bons de travail que vous avez chargés en effectuant une recherche sur cette page.

Où puis-je accéder à mes anciens rapports Rappels, Entretien à venir et Dossiers d’entretien?

Les anciennes pages de ces rapports ne fonctionnent plus et ont été remplacées dans MyGeotab. L’onglet Demande de travail remplace l’ancien rapport Entretien à venir, l’onglet Bons de travail remplace l’ancienne page Dossiers d’entretien et la page Programmes d’entretien remplace l’ancienne page Rappels. Les pages actuelles utilisent une nouvelle API et un nouveau codage; les anciennes pages ne fonctionnent donc plus. De nouveaux rapports peuvent être créés dans ces nouvelles pages.

Si vous utilisiez l’ancien système, tous les dossiers d’entretien de votre base de données ont été transférés dans les bons de travail terminés, un dossier d’entretien par bon de travail. Aucune donnée n’a été supprimée dans les anciens dossiers.

Puis-je accéder aux anciennes pages Rappels, Entretien à venir et Dossiers d’entretien?