Février 2025

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Table des matières

Introduction

Ce document sert de guide de référence au module Routage et optimisation – répartition dans MyGeotab. Le module Répartition fonctionne conjointement avec le module Appareil mobile, que les ressources utilisent pour consulter les rendez-vous qui leur sont assignés et pour en indiquer l’état. Grâce aux mises à jour entrantes et sortantes en temps quasi réel, les utilisateurs du module Répartition peuvent gérer de façon proactive les rendez-vous de la journée et soutenir les ressources sur le terrain. Grâce à des paramètres clés dynamiques qui mettent en évidence les éléments nécessitant une attention et des moyens simples d’apporter des ajustements importants, le module Répartition permet aux utilisateurs de réagir rapidement à l’environnement de terrain en constante évolution tout en restant concentrés sur la progression de l’itinéraire.

! IMPORTANT : Un abonnement à Itinéraire avancé est requis pour utiliser ce module.

Conditions préalables

Pour qu’il soit possible d’utiliser le module Répartition, il est obligatoire qu’un plan soit d’abord publié dans le module Itinéraire du guide Routage et optimisation.

! IMPORTANT : Le module Répartition ne peut pas être utilisé tant qu’un plan n’est pas publié pour la journée et pour la succursale que vous gérez. Pour en savoir plus sur le module Itinéraire, reportez-vous au guide de l’utilisateur Routage et optimisation – itinéraire.

Pour commencer

Le module Répartition est accessible directement dans MyGeotab.

Pour accéder au module Répartition :

Module Répartition

Le module Répartition est organisé en deux vues : Centre de commande et Tableau des horaires. Pour passer d’une vue à l’autre, cliquez sur le bouton correspondant.

Centre de commande

En un coup d’œil, le centre de commande offre une vue des paramètres clés de la journée pour toutes les succursales surveillées, y compris les plans publiés dans le module Itinéraire. Reportez-vous aux catégories de paramètres pour obtenir plus de détails, pour créer des rendez-vous le jour même, pour sélectionner les succursales que vous voulez surveiller, et plus encore.

✱ REMARQUE : Toutes les données du centre de commande sont basées sur la succursales surveillées sélectionnées (onglet État > Modifier les sélections > Sélection de succursale).

1. Aperçu des paramètres : Affiche les tendances d’arrivée à l’heure, ainsi qu’un aperçu des paramètres des rendez-vous. Voir la section Sommaire pour plus de détails.
2. Sommaire : Vue par défaut qui s’affiche lors du lancement du module Répartition. Elle fournit un sommaire en temps réel des états des rendez-vous dans les succursales surveillées.
3. État : Affiche un aperçu des paramètres propres à la succursale surveillée.

4. ✱ REMARQUE : Cliquez sur Modifier la sélection, puis sélectionnez les succursales à surveiller. Ces sélections sont propres à l’utilisateur.

4. Rendez-vous le jour même : Affiche un paramètre et fournit un moyen de créer des rendez-vous pour une succursale donnée, lesquels sont ensuite ajoutés au plan de la journée en cours avec l’état « non assigné ». Voir Création d’un rendez-vous pour plus de détails.
5. Catégories de paramètres : Catégories de rendez-vous et de ressources regroupés en fonction du paramètre pertinent à partir duquel certaines actions peuvent être effectuées. Chaque valeur numérique affichée dans la catégorie de paramètres indique le nombre d’un élément pertinent.
6. Volet Toutes les activités : Affiche les événements de répartition au fur et à mesure qu’ils se produisent, y compris les estampilles de temps de l’utilisateur.

Sommaire

La vue Aperçu des paramètres – sommaire se divise en deux sections :

1. Paramètre d’arrivée à temps (%) – cette section affiche les renseignements suivants :
2. 1. Prévus à temps : pourcentage du nombre total de rendez-vous qui sont prévus à temps et qui ne sont pas en cours d’exécution.
   2. Actuels à temps : pourcentage du nombre total de rendez-vous avec arrivée à temps qui sont terminés ou qui sont en cours d’exécution.
   3. Manqués : nombre de rendez-vous dont la fenêtre d’heure de rendez-vous a été manquée.

3. 

2. Paramètres des rendez-vous – cette section classe dynamiquement les rendez-vous de la journée par état :
3. 1. Incomplets : Nombre de rendez-vous non effectués ou annulés
   2. Reportés : nombre de rendez-vous qui ont été reportés à une autre date
   3. Terminés : nombre de rendez-vous terminés aujourd’hui
   4. En attente : nombre de rendez-vous qui ne sont pas encore commencés et qui sont toujours pris en compte à temps
   5. Prévus : nombre de rendez-vous prévus pour la journée
   6. Rendez-vous le jour même : nombre de rendez-vous créés aujourd’hui, prévus pour aujourd’hui

Les rendez-vous programmés dans les succursales surveillées sélectionnées s’affichent lorsque vous cliquez n’importe où dans la barre des paramètres des rendez-vous.

La barre des paramètres des rendez-vous permet de faire ce qui suit :

1. Choisissez les détails à afficher dans les colonnes en activant ou en désactivant jusqu’à 12 des éléments suivants :
2. 1. Succursale
   2. Type de commande
   3. Heure de début (estimée ou réelle sur place)
   4. Heure de fin (estimée ou réelle sur place)
   5. Plage horaire de début (début du rendez-vous)
   6. Plage horaire de fin (fin du rendez-vous)
   7. Durée
   8. Temps de conduite
   9. Adresse municipale
   10. Ville
   11. Code postal
   12. Ressource
   13. Équipe de la ressource
   14. Client
   15. Téléphone du client

3. ✱ REMARQUE : Par défaut, les actions et l’identifiant de rendez-vous sont toujours affichés.

2. Utilisez les options de tri pour trier les rendez-vous selon une ou plusieurs colonnes, en ordre croissant ou décroissant. Cliquez sur Appliquer lorsque vous avez terminé.
3. Dans la colonne Actions, cliquez sur Vérifier le rendez-vous pour ajouter ou consulter un événement, ou cliquez sur Notes pour ajouter ou consulter une note.

Vous pouvez afficher l’état actuel du rendez-vous et le type d’événement de vérification de rendez-vous en utilisant les icônes suivantes.

Catégories de paramètres

La vue interactive des catégories affiche un aperçu de chaque paramètre de répartition avec le nombre d’événements en cours. Certaines catégories comprennent des sous-catégories et des nombres.

Les couleurs des catégories et les nombres fournissent des indices visuels qui servent à attirer l’attention là où c’est nécessaire :

1. Gris clair : activité dans cette catégorie
2. Gris foncé : aucune activité dans cette catégorie
3. Rouge : S’affiche uniquement pour la catégorie Ressource en danger, le cas échéant

Sous-catégories

Les sous-catégories visent à mettre en évidence le nombre d’événements selon la gravité, en fonction du temps.

1. Maintenant : La plage de temps du rendez-vous a commencé ou a été manquée
2. Dans 1 heure : La plage horaire du rendez-vous commence dans 1 heure
3. Dans 2 heures : La plage horaire du rendez-vous commence dans 2 heures
4. Dans 3 heures ou plus : La plage horaire du rendez-vous commence dans 3 heures

✱ REMARQUE : Les sous-catégories de la catégorie Ressources disponibles concernent le nombre de ressources et le moment où elles devraient être disponibles.

Cliquez sur n’importe quelle catégorie pour consulter les détails sur le rendez-vous ou la ressource.

Filtres de catégorie

Dans une catégorie, utilisez les filtres de gravité prédéfinis pour consulter la liste des rendez-vous ou des ressources en cliquant sur une ou plusieurs des sous-catégories (maintenant, 1 heure, 2 heures, 3 heures ou plus). Les filtres s’appliquent également à la carte avec la couleur pertinente.

Vous pouvez filtrer davantage la liste des rendez-vous et afficher des catégories de rendez-vous supplémentaires en cliquant sur le bouton de tri et en utilisant les curseurs pour activer ou désactiver les options suivantes :

1. Filtrer par groupe de type de commande
2. Afficher les rendez-vous manqués
3. Afficher les rendez-vous assignés
4. Afficher les rendez-vous non assignés
5. Filtrer par événement de vérification de rendez-vous

Après avoir fait une ou plusieurs sélections, cliquez n’importe où à l’extérieur de la liste pour la réduire, puis cliquez sur le bouton de retour en arrière pour revenir à la liste de rendez-vous maintenant filtrée.

Cliquez sur l’un des rendez-vous affichés sur la carte pour consulter les renseignements supplémentaires et effectuer une action comme l’ajout d’un événement de vérification à domicile, la rédaction de notes ou la modification de la durée.

Pour passer à une autre catégorie sans retourner au Centre des commandes, cliquez sur celle-ci dans la vue en liste supérieure.

Volet Toutes les activités

Le volet Toutes les activités est un journal de données en temps quasi réel qui affiche les événements au fur et à mesure qu’ils se produisent au cours de la journée dans toutes les succursales qui comportent des activités.

1. Utilisez le champ Rechercher pour trouver et filtrer les événements concernant un rendez-vous ou une ressource en particulier.
2. Agrandissez les types d’activité prédéfinis pour consulter les données. Le nombre actuel d’activités de chaque type est également indiqué.
3. Utilisez la fonction Télécharger pour exporter toutes les données sur les activités (à l’heure actuelle) dans un fichier CSV.

Tableau des horaires

Le tableau des horaires aide à surveiller et à gérer les rendez-vous et les ressources dans une succursale donnée, ce qui vous permet de voir l’état des ressources et des rendez-vous en temps quasi réel, au fur et à mesure que la journée avance. Ici, vous pouvez effectuer des actions concernant les rendez-vous, comme réassigner un rendez-vous ou en modifier la durée, pendant que le système met à jour les paramètres d’itinéraire en réponse aux ajustements.

Affichage du tableau des horaires

1. Pour passer d’une succursale à une autre, cliquez sur la pastille de la succursale voulue.

2. 

2. Sinon, utilisez le menu déroulant situé au-dessus de la liste des ressources.

3. 

3. Personnalisez la taille des détails du tableau des horaires en choisissant la vue petite, moyenne ou grande.

4. 

4. Affichez les itinéraires au cours de la journée en utilisant les boutons de position pour reculer, passer à l’heure actuelle ou avancer, ou en cliquant n’importe où sauf sur un rendez-vous et en faisant glisser le curseur vers la gauche ou la droite.

5. 

5. Recherchez un rendez-vous ou une ressource, puis cliquez sur la sélection pour concentrer l’affichage.
6. La couleur indique l’état actuel du rendez-vous.
7. 1. Bleu : Assigné (à l’heure, dans la plage horaire du rendez-vous)
   2. Jaune : À risque (de rater la plage horaire du rendez-vous)
   3. Rouge : En retard (plage horaire du rendez-vous manquée)

8. 

9. ✱ REMARQUE : Les rendez-vous terminés s’affichent en bleu, même si la plage horaire d’arrivée a été manquée.

7. Passez le curseur sur un rendez-vous assigné pour consulter les renseignements suivants dans le volet des détails du rendez-vous :
8. 1. État du rendez-vous
   2. Plage horaire de rendez-vous et type de commande
   3. Identifiant de rendez-vous
   4. Durée (temps passé sur place), ajustée en fonction de l’efficacité de la ressource assignée
   5. Nom et numéro de compte du client
   6. Adresse du rendez-vous
   7. Ressource assignée et son équipe
   8. Heure d’arrivée (estimée)
   9. Temps de conduite et distance de conduite
   10. Temps de retard, le cas échéant

9. 

8. Affichez les ressources programmées et leur état actuel, Prête (icône circulaire verte) ou pas prête (icône blanche sans symbole), En danger (triangle rouge), À un autre rendez-vous (tasse à café brune) et le pourcentage de la capacité utilisée.

9. 

10. 1. Cliquez sur le bouton Ttrier par pour personnaliser la liste de ressources et les regrouper par équipe (le cas échéant).
11. 1. Survolez l’icône d’information avec votre curseur pour afficher des détails supplémentaires sur les ressources comme l’efficacité, l’horaire, les adresses de début et de fin, etc.

12. 

9. Sélectionnez une ou plusieurs ressources, puis cliquez sur Ouvrir la carte pour afficher les itinéraires sur une carte, y compris les rendez-vous numérotés en ordre.

1. Faites un zoom avant ou arrière sur la carte avec la molette de la souris, ou utilisez les boutons plus et moins.
2. Agrandissez la carte en cliquant sur le bouton de développement pour entrer en mode plein écran.
3. Cliquez sur le bouton Couches pour faire basculer l’affichage vers d’autres points de données sur la carte.

1. Cliquez sur Fermer la carte pour réduire la vue en carte.

Assignation d’un rendez-vous non assigné

Cliquez sur le bouton Rendez-vous non assignés (triangle vert) pour développer la liste et y faire une recherche.

✱ REMARQUE : Le nombre de rendez-vous non assignés est indiqué sur le bouton.

Pour assigner un rendez-vous non assigné, suivez ces étapes :

1. Dans la liste développée, utilisez la fonction glisser-déposer pour déplacer un rendez-vous sur l’itinéraire de la ressource cible.
2. Relâchez-le une fois que vous avez sélectionné le bon itinéraire, comme l’indiquent les tirets bleus autour de l’itinéraire.

3. 

3. L’itinéraire de la ressource cible sera filtré et le volet Détails du rendez-vous s’affichera. Cliquez sur le bouton Confirmer le rendez-vous pour exécuter l’action, ou appuyez sur la touche d’échappement pour l’annuler.

✱ REMARQUE : Le rendez-vous sera automatiquement inséré dans la séquence de façon optimale, peu importe la position définie à l’étape 3. Vous pouvez modifier la position du rendez-vous dans la séquence après avoir confirmé l’assignation.

Réassignation d’un rendez-vous assigné

Vous pouvez réassigner un rendez-vous à une autre ressource avec la fonction glisser-déposer.

1. Il suffit de déplacer le rendez-vous de l’itinéraire de la ressource actuelle vers l’itinéraire de l’autre ressource.
2. Relâchez-le une fois que vous avez sélectionné le bon itinéraire, comme l’indiquent les tirets bleus autour de l’itinéraire.

3. 

3. Les itinéraires des deux ressources seront filtrés et le volet des détails du rendez-vous s’affichera. Cliquez sur le bouton Confirmer l’assignation pour exécuter l’action, ou appuyez sur la touche d’échappement pour l’annuler.

✱ REMARQUE : Le rendez-vous réassigné sera automatiquement ajouté à la fin de l’itinéraire de l’autre ressource, peu importe la position définie à l’étape 2. Vous pouvez modifier la position du rendez-vous dans la séquence après l’étape 3.

Modification de la position d’un rendez-vous assigné dans la séquence

Il est possible de modifier l’ordre d’un rendez-vous dans l’itinéraire d’une ressource. Dans un tel cas, les heures d’arrivée et les temps de conduite estimés pour tous les rendez-vous dans l’itinéraire sont automatiquement recalculés et mis à jour en conséquence.

1. Cliquez sur le rendez-vous que vous souhaitez déplacer et faites-le glisser le long de l’itinéraire jusqu’à la position voulue.

2. ✱ REMARQUE : Lorsque vous faites glisser le rendez-vous le long de l’itinéraire, la position ciblée dans la séquence passe du vert au blanc.

2. Relâchez le rendez-vous à la position voulue dans la séquence.

3. 

4. Affichage et modification d’un rendez-vous assigné

3. Cliquez sur le rendez-vous assigné voulu dans l’itinéraire pour faire afficher le volet des détails du rendez-vous.
4. Dans le volet des détails du rendez-vous, les options suivantes s’affichent. Cliquez pour consulter ou modifier :
5. 1. Vérifier – permet de consulter un événement existant ou d’ajouter l’événement voulu et un commentaire facultatif.
   2. Notes – permet de consulter les notes existantes ou d’ajouter une note.
   3. Codes – permet d’afficher les codes existants. Pour ajouter un code à des rendez-vous dont l’état est Terminé, Non effectué ou Annulé, reportez-vous à l’étape 2 de la rubrique Fermeture d’un rendez-vous assigné.

   4. ✱ REMARQUE : Les codes ne peuvent pas être modifiés après avoir été ajoutés et enregistrés.

   4. Détails – permet de voir si une ressource verrouillée ou une ressource privilégiée est associée au rendez-vous.
5. Cliquez sur l’icône de modification (crayon) et choisissez parmi les options suivantes :
6. 1. Modifier – permet de modifier la durée d’un rendez-vous dont l’état est Attribué ou En Route.
   2. Annuler l’assignation – permet d’annuler l’assignation du rendez-vous à la ressource.

   3. ✱ REMARQUE : Option uniquement offerte pour les rendez-vous dont l’état est Assigné.

   3. Forcer à En route – permet de faire passer l’état du rendez-vous de Assigné à En route.

   4. ✱ REMARQUE : Si l’état du rendez-vous est En route, l’option offerte est Retirer l’état En route.

   4. Forcer l’état Travail en cours – permet de modifier l’état Assigné ou En route d’un rendez-vous à Travail en cours.

7. ✱ REMARQUE : Si l’état du rendez-vous est Travail en cours, l’option offerte est Retirer l’état Travail en cours.

6. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder vos modifications.

Fermeture d’un rendez-vous assigné

1. Cliquez sur le rendez-vous assigné dont l’état est Travail en cours dans l’itinéraire afin que le volet Détails du rendez-vous s’affiche.
2. Cliquez sur l’icône de modification (crayon) et sélectionnez Fermer le rendez-vous.
3. Définissez l’heure de fermeture obligatoire, puis sélectionnez l’état pertinent (Terminé, Annulé ou Non effectué).
4. 1. Facultatif : Sélectionnez l’option Codes de fermeture ou Codes de travail, puis ajoutez vos commentaires.
1. Cliquez sur le bouton Fermer le rendez-vous pour enregistrer vos modifications et mettre l’état à jour.

Affichage et modification d’un rendez-vous non assigné

1. Cliquez sur le bouton Rendez-vous non assignés (triangle vert).
2. Faites défiler la liste des rendez-vous ou utilisez le champ de recherche pour trouver un rendez-vous en particulier.

3. 

3. Cliquez sur le rendez-vous dans la liste. Le volet des détails du rendez-vous s’affiche pour que vous puissiez examiner les renseignements.

4. 

4. Dans le volet des détails du rendez-vous, cliquez pour consulter ou modifier les éléments suivants :
5. 1. Vérifier – permet de consulter un événement de vérification existant ou d’ajouter l’événement voulu et un commentaire facultatif.
   2. Notes – permet de consulter les notes existantes ou d’ajouter une note.
   3. Codes – permet d’afficher les codes existants.
   4. Détails – permet de voir si une ressource verrouillée ou une ressource privilégiée est associée au rendez-vous.
5. Cliquez sur l’icône de modification (crayon) et sélectionnez Modifier l’information pour modifier la durée du rendez-vous.
6. Cliquez sur le bouton Enregistrer pour enregistrer vos modifications.

Création d’un rendez-vous

Il est possible de créer un rendez-vous dans le tableau des horaires, puis de l’assigner à une ressource.

1. Cliquez sur le bouton + Créer un rendez-vous et la fenêtre Créer un rendez-vous s’affichera.

2. ✱ REMARQUE : Par défaut, la succursale est celle qui est sélectionnée dans le tableau des horaires. Elle ne peut pas être modifiée.

3. 

2. Remplissez les champs :

3. Rendez-vous (tous les champs sont obligatoires)

4. 1. ID du rendez-vous* – entrez-le manuellement ou utilisez le bouton d’actualisation pour le générer automatiquement.
   2. Type de commande* – recherchez-le ou sélectionnez-le dans le menu déroulant.
   3. Plage horaire de début* (heure de début du rendez-vous)
   4. Plage horaire de fin* (heure de fin du rendez-vous)
   5. Adresse – utilisez le champ de recherche, puis cliquez sur la bonne adresse une fois qu’elle s’affiche
   6. Durée* – temps passé sur place, à modifier au besoin. La valeur par défaut selon le type de commande s’appliquera automatiquement.
   7. Revenus* – à modifier au besoin. La valeur par défaut selon le type de commande s’appliquera automatiquement.

   8. Coordonnées (seul le nom est obligatoire)

   8. Nom du contact*
   9. Courriel
   10. Numéro de téléphone principal
   11. Numéro de téléphone secondaire
   12. Ajouter une note – concernant le rendez-vous
3. Cliquez sur Enregistrer ou sur Enregistrer et en créer un autre (puis répétez les étapes ci-dessus). Le nouveau rendez-vous sera ajouté à la liste des rendez-vous non assignés.