Routage et optimisation – répartition
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Guide de l’utilisateur
Avril 2024
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Table des matières
Introduction
Ce document sert de guide de référence au module Répartition dans l’application de gestion de flotte. Le module Répartition fonctionne conjointement avec le module Appareil mobile, que les ressources utilisent pour consulter les rendez-vous qui leur sont assignés et pour en indiquer l’état. Grâce aux mises à jour entrantes et sortantes en temps quasi réel, les utilisateurs du module Répartition peuvent gérer de façon proactive les rendez-vous de la journée et soutenir les ressources sur le terrain. Grâce à des paramètres clés dynamiques qui mettent en évidence les éléments nécessitant une attention et des moyens simples d’apporter des ajustements importants, le module Répartition permet aux utilisateurs de réagir rapidement à l’environnement de terrain en constante évolution tout en restant concentrés sur la progression de l’itinéraire.
Conditions préalables
Pour qu’il soit possible d’utiliser le module Répartition, il est obligatoire qu’un plan soit d’abord publié dans le module Itinéraire du guide Routage et optimisation.
! IMPORTANT : Le module Répartition ne peut pas être utilisé tant qu’un plan n’est pas publié pour la journée et pour la succursale que vous gérez. Pour en savoir plus sur le module Itinéraire, reportez-vous au guide de l’utilisateur Routage et optimisation – itinéraire.
Pour commencer
Vous pouvez accéder au module Répartition directement à partir de l’application de gestion de flotte.
Pour accéder au module Répartition :
1 | Ouvrez une session dans l’application de gestion de flotte. |
2 | Accédez à Productivité > Routage avancé > Répartition à partir du menu principal.
|
3 | La page Répartition s’affiche. |
Module Répartition
Le module Répartition est organisé en deux vues : Centre de commande et Tableau des horaires. Pour passer d’une vue à l’autre, cliquez sur le bouton correspondant.
Centre de commande
En un coup d’œil, le centre de commande offre une vue des paramètres clés de la journée pour toutes les succursales surveillées, y compris les plans publiés dans le module Itinéraire. Reportez-vous aux catégories de paramètres pour obtenir plus de détails, pour créer des rendez-vous le jour même, pour sélectionner les succursales que vous voulez surveiller, et plus encore.
✱ REMARQUE : Toutes les données du centre de commande sont basées sur la succursales surveillées sélectionnées (onglet État > Modifier les sélections > Sélection de succursale).
- Aperçu des paramètres : Affiche les tendances d’arrivée à l’heure, ainsi qu’un aperçu des paramètres des rendez-vous. Voir la section Sommaire pour plus de détails.
- Sommaire : Vue par défaut qui s’affiche lors du lancement du module Répartition. Elle fournit un sommaire en temps réel des états des rendez-vous dans les succursales surveillées.
- État : Affiche un aperçu des paramètres propres à la succursale surveillée.
✱ REMARQUE : Cliquez sur Modifier la sélection, puis sélectionnez les succursales à surveiller. Ces sélections sont propres à l’utilisateur.
- Rendez-vous le jour même : Outil fonctionnel qui permet aux utilisateurs de créer des rendez-vous pour une succursale précise, lesquels sont ensuite ajoutés au plan de la journée en cours comme étant non assignés. Voir Création d’un rendez-vous pour plus de détails.
- Catégories de paramètres : Catégories de rendez-vous et de techniciens (ressources), lesquels sont regroupés en fonction du paramètre pertinent à partir duquel certaines actions peuvent être effectuées. Chaque valeur numérique affichée dans la catégorie de paramètres indique le nombre d’un élément pertinent.
- Volet des notifications : Affiche les événements de répartition au fur et à mesure qu’ils se produisent, y compris les estampilles de temps de l’utilisateur.
Sommaire
La vue Aperçu des paramètres – sommaire se divise en deux sections :
- Paramètre d’arrivée à temps (%) – cette section affiche les renseignements suivants :
- Prévus à l’heure : pourcentage du nombre total de rendez-vous qui sont prévus comme exécutés à l’heure et qui ne sont pas en cours d’exécution.
- Actuels à l’heure : pourcentage du nombre total de rendez-vous avec arrivée à l’heure qui sont terminés ou qui sont en cours d’exécution.
- Manqués : nombre de rendez-vous pour lesquels la plage horaire programmée a été manquée.
- Paramètres des rendez-vous – cette section classe dynamiquement les rendez-vous de la journée par état :
- Incomplets : nombre de rendez-vous non effectués ou annulés
- Reprogrammés : nombre de rendez-vous qui ont été reprogrammés à une autre date
- Terminés : nombre de rendez-vous terminés aujourd’hui
- En attente : nombre de rendez-vous qui ne sont pas encore commencés et qui sont toujours considérés comme prévus à l’heure
- Programmés : nombre de rendez-vous programmés pour la journée
- Rendez-vous le jour même : nombre de rendez-vous créés aujourd’hui, programmés pour aujourd’hui
Les rendez-vous programmés dans les succursales surveillées sélectionnées s’affichent lorsque vous cliquez n’importe où dans la barre des paramètres des rendez-vous.
La barre des paramètres des rendez-vous permet de faire ce qui suit :
- Choisissez les détails à afficher dans les colonnes en activant ou en désactivant un maximum de dix des éléments suivants :
- Succursale
- Type de commande
- Heure de début (du rendez-vous)
- Heure de fin (du rendez-vous)
- Début de la plage horaire (du rendez-vous)
- Fin de la plage horaire (du rendez-vous)
- Durée
- Temps de conduite
- Adresse municipale
- Ville
- Code postal
- Technicien (ressource)
- Équipe des techniciens (équipe des ressources)
- Client
- Numéro de téléphone du client
✱ REMARQUE : Par défaut, les actions et l’identifiant de rendez-vous sont toujours affichés.
- Utilisez les options de tri pour trier les rendez-vous selon une ou plusieurs colonnes, en ordre croissant ou décroissant. Cliquez sur Appliquer lorsque vous avez terminé.
- Dans la colonne Actions, cliquez sur Vérification à domicile pour ajouter ou réviser un événement, ou cliquez sur Notes pour ajouter ou réviser une note.
Vous pouvez afficher l’état actuel du rendez-vous et le type d’événement de vérification à domicile en utilisant les icônes suivantes.
Icône d’état du rendez-vous | Description |
| Assigné – à temps |
| Terminé |
| Assigné – en retard |
| Assigné – à risque |
| Non terminé |
| Annulé |
| Non assigné |
Icône d’événement de vérification à domicile | Description |
| Aucune action |
| Un message a été laissé |
| Mauvais numéro |
| Vérification effectuée |
| Contact avec le client non requis |
| Aucune réponse |
Catégories de paramètres
La vue interactive des catégories affiche un aperçu de chaque paramètre de répartition avec le nombre d’événements en cours. Certaines catégories comprennent des sous-catégories et des nombres.
Les couleurs des catégories et les nombres fournissent des indices visuels qui servent à attirer l’attention là où c’est nécessaire :
- Gris clair : activité dans cette catégorie
- Gris foncé : aucune activité dans cette catégorie
- Rouge : uniquement dans la catégorie Technicien en danger, le cas échéant
Sous-catégories
Les sous-catégories visent à mettre en évidence le nombre d’événements selon la gravité, en fonction du temps.
- Maintenant : la plage horaire du rendez-vous a commencé ou a été manquée
- Dans 1 heure : la plage horaire du rendez-vous commence dans 1 heure ou moins
- Dans 2 heures : la plage horaire du rendez-vous commence dans 2 heures ou moins
- Dans 3 heures ou plus : la plage horaire du rendez-vous commence dans 3 heures ou plus
✱ REMARQUE : Les sous-catégories de la catégorie Techniciens disponibles concernent le nombre de ressources et le moment où elles devraient être disponibles.
Catégorie | Définition |
Technicien en danger | Nombre de techniciens (ressources) physiquement en danger ou à risque (urgence médicale, accident de voiture, vol, etc.) |
Visites à risque | Nombre de rendez-vous pour lesquels la plage horaire risque d’être manquée |
Techniciens disponibles | Nombre de techniciens (ressources) disponibles |
Visites non assignées | Nombre de rendez-vous qui ne sont pas actuellement assignés à un technicien (ressource) |
Visites avec dépassement de temps | Nombre de rendez-vous pour lesquels la durée programmée a été dépassée |
Visites manquées | Nombre de rendez-vous pour lesquels la plage horaire a été manquée |
Signalés – non sur place | Nombre de techniciens (ressources) qui ont été signalés par le client comme ne se trouvant pas sur place |
En visite – non sur place | Nombre de techniciens (ressources) qui semblent être « en train d’exécuter le travail », mais qui ne se trouvent pas au lieu de rendez-vous |
Dernière visite | Nombre de techniciens (ressources) actuellement à leur dernier rendez-vous assigné |
Cliquez sur n’importe quelle catégorie pour consulter les détails du rendez-vous ou du technicien (ressource).
Filtres de catégorie
Une fois dans une catégorie, utilisez les filtres de gravité prédéfinis pour consulter la liste des rendez-vous ou des techniciens (ressources) en cliquant sur une ou plusieurs des sous-catégories (maintenant, 1 heure, 2 heures, 3 heures ou plus). Les filtres s’appliquent également à la carte avec la couleur pertinente.
Vous pouvez filtrer davantage la liste des rendez-vous et afficher des catégories de rendez-vous supplémentaires en cliquant sur le bouton de tri et en utilisant les curseurs pour activer ou désactiver les options suivantes :
- Filtrer par groupe de types de commandes
- Afficher les rendez-vous manqués
- Afficher les rendez-vous assignés
- Afficher les rendez-vous non assignés
- Filtrer par événement de vérification à domicile
Après avoir fait une ou plusieurs sélections, cliquez n’importe où à l’extérieur de la liste pour la réduire, puis cliquez sur le bouton de retour en arrière pour revenir à la liste de rendez-vous maintenant filtrée.
Cliquez sur l’un des rendez-vous affichés sur la carte pour consulter les renseignements supplémentaires et effectuer une action comme l’ajout d’un événement de vérification à domicile, la rédaction de notes ou la modification de la durée.
Pour passer à une autre catégorie sans retourner au centre de commande, cliquez sur celle-ci dans la liste du haut.
Volet des notifications
Le volet des notifications est un journal de données en temps quasi réel qui affiche les événements au fur et à mesure qu’ils se produisent pendant la journée, dans toutes les succursales qui comportent des activités.
- Utilisez le champ Rechercher pour trouver et filtrer les événements concernant un rendez-vous ou une ressource (technicien) en particulier.
- Utilisez le menu Filtres pour sélectionner un ou plusieurs types d’événements afin de préciser les notifications affichées. Le nombre actuel des événements de chaque type est également indiqué.
- Utilisez la fonction Télécharger pour exporter tous les événements (à l’heure actuelle) vers un fichier CSV.
Tableau des horaires
Le tableau des horaires aide à surveiller et à gérer les rendez-vous et les ressources (techniciens) dans une succursale donnée, ce qui vous permet de voir l’état des ressources (techniciens) et des rendez-vous en temps quasi réel, au fur et à mesure que la journée avance. Ici, vous pouvez effectuer des actions concernant les rendez-vous, comme réassigner un rendez-vous ou en modifier la durée, pendant que le système met à jour les paramètres d’itinéraire en réponse aux ajustements.
Affichage du tableau des horaires
- Pour passer d’une succursale à une autre, cliquez sur la pastille de la succursale voulue.
- Ou encore, utilisez le menu déroulant au-dessus de la liste des ressources (techniciens).
- Personnalisez la taille des détails du tableau des horaires en choisissant la vue petite, moyenne ou grande.
- Affichez les itinéraires au cours de la journée en utilisant les boutons de position pour reculer, passer à l’heure actuelle ou avancer, ou en cliquant n’importe où sauf sur un rendez-vous et en faisant glisser le curseur vers la gauche ou la droite.
- Recherchez un rendez-vous ou une ressource (technicien), puis cliquez sur la sélection pour concentrer l’affichage.
- La couleur indique l’état actuel du rendez-vous.
- Bleu : assigné (à l’heure, dans la plage horaire d’arrivée)
- Jaune : à risque (de manquer la plage horaire d’arrivée)
- Rouge : en retard (plage horaire d’arrivée manquée)
✱ REMARQUE : Les rendez-vous terminés sont affichés en bleu, peu importe que la plage horaire d’arrivée ait été manquée ou non.
- Passez le curseur sur un rendez-vous assigné pour consulter les renseignements suivants dans le volet des détails du rendez-vous :
- État du rendez-vous
- Plage horaire de rendez-vous et type de commande
- Identifiant de rendez-vous
- Durée (temps passé sur place), ajustée en fonction de l’efficacité de la ressource assignée
- Nom et numéro de compte du client
- Adresse du rendez-vous
- Ressource assignée et son équipe
- (Estimation) Heure d’arrivée et distance parcourue
- Temps de retard, le cas échéant
- Affichez les ressources programmées (techniciens) et leur état actuel, soit Prêt (icône de cercle vert) ou Pas prêt (icône blanche sans symbole), ainsi que la capacité utilisée en pourcentage.
- Cliquez sur le bouton Commande par pour personnaliser le tri de la liste des ressources (techniciens) et pour faire le regroupement par équipe (le cas échéant).
- Cliquez sur le bouton Commande par pour personnaliser le tri de la liste des ressources (techniciens) et pour faire le regroupement par équipe (le cas échéant).
- Passez le curseur sur l’icône d’information pour consulter les détails supplémentaires sur les ressources (techniciens), comme l’efficacité, l’horaire, les adresses de début et de fin, etc.
- Sélectionnez une ou plusieurs ressources (techniciens), puis cliquez sur Ouvrir la carte pour faire afficher les itinéraires sur une carte, y compris les rendez-vous numérotés en ordre.
- Faites un zoom avant ou arrière sur la carte avec la molette de la souris, ou utilisez les boutons plus et moins.
- Agrandissez la carte en cliquant sur le bouton de développement pour entrer en mode plein écran.
- Cliquez sur le bouton Couches pour faire basculer l’affichage vers d’autres points de données sur la carte.
- Cliquez sur Fermer la carte pour réduire la vue en carte.
Assignation d’un rendez-vous non assigné
Cliquez sur le bouton Rendez-vous non assignés (triangle vert) pour développer la liste et y faire une recherche.
✱ REMARQUE : Le nombre de rendez-vous non assignés est indiqué sur le bouton.
Pour assigner un rendez-vous non assigné, suivez ces étapes :
- Dans la liste développée, cliquez sur un rendez-vous et faites-le glisser sur l’itinéraire de la ressource cible (technicien).
- Relâchez-le une fois que vous avez sélectionné le bon itinéraire, comme l’indiquent les tirets bleus autour de l’itinéraire.
- L’itinéraire de la ressource cible (technicien) sera filtré et le volet des détails du rendez-vous s’affichera. Cliquez sur le bouton Confirmer l’assignation pour exécuter l’action, ou appuyez sur la touche d’échappement pour l’annuler.
✱ REMARQUE : Le rendez-vous sera automatiquement inséré dans la séquence de façon optimale, peu importe la position définie à l’étape 3. Vous pouvez modifier la position du rendez-vous dans la séquence après avoir confirmé l’assignation.
Réassignation d’un rendez-vous assigné
Vous pouvez réassigner un rendez-vous à une autre ressource (technicien) en cliquant sur le rendez-vous et en le faisant glisser.
- Cliquez sur le rendez-vous et faites-le glisser de l’itinéraire de la ressource actuelle jusqu’à l’itinéraire de l’autre ressource (technicien).
- Relâchez-le une fois que vous avez sélectionné le bon itinéraire, comme l’indiquent les tirets bleus autour de l’itinéraire.
- Les itinéraires des deux ressources seront filtrés et le volet des détails du rendez-vous s’affichera. Cliquez sur le bouton Confirmer l’assignation pour exécuter l’action, ou appuyez sur la touche d’échappement pour l’annuler.
✱ REMARQUE : Le rendez-vous réassigné sera automatiquement ajouté à la fin de l’itinéraire de l’autre ressource, peu importe la position définie à l’étape 2. Vous pouvez modifier la position du rendez-vous dans la séquence après l’étape 3.
Modification de la position d’un rendez-vous assigné dans la séquence
Il est possible de modifier la position d’un rendez-vous assigné dans la séquence de l’itinéraire d’une ressource (technicien). Dans un tel cas, les heures d’arrivée et les temps de conduite estimés pour tous les rendez-vous dans l’itinéraire sont automatiquement recalculés et mis à jour en conséquence.
- Cliquez sur le rendez-vous que vous souhaitez déplacer et faites-le glisser le long de l’itinéraire jusqu’à la position voulue.
✱ REMARQUE : Lorsque vous faites glisser le rendez-vous le long de l’itinéraire, la position ciblée dans la séquence passe du vert au blanc.
- Relâchez le rendez-vous à la position voulue dans la séquence.
Modification d’un rendez-vous assigné
- Cliquez sur le rendez-vous assigné voulu dans l’itinéraire pour faire afficher le volet des détails du rendez-vous.
- Dans le volet des détails du rendez-vous, les options suivantes s’affichent. Cliquez pour consulter ou modifier :
- Vérification à domicile – permet de consulter un événement existant ou d’ajouter l’événement voulu et un commentaire facultatif.
- Notes – permet de consulter les notes existantes ou d’ajouter une note.
- Détails – permet de voir si une ressource verrouillée ou une ressource privilégiée est associée au rendez-vous.
- Historique – permet de consulter les événements de rendez-vous qui ont eu lieu.
- Cliquez sur l’icône de modification (crayon) et choisissez parmi les options suivantes :
- Modifier l’information – permet de modifier la durée du rendez-vous.
- Annuler l’assignation – permet d’annuler l’assignation du rendez-vous à la ressource.
- Forcer à En route – permet de faire passer l’état du rendez-vous de Assigné à En route.
- Forcer à Travail en cours – permet de faire passer l’état du rendez-vous de Assigné à Travail en cours.
- Cliquez sur le bouton Enregistrer pour enregistrer vos modifications.
Affichage et modification d’un rendez-vous non assigné
- Cliquez sur le bouton Rendez-vous non assignés (triangle vert).
- Faites défiler la liste des rendez-vous ou utilisez le champ de recherche pour trouver un rendez-vous en particulier.
- Cliquez sur le rendez-vous dans la liste. Le volet des détails du rendez-vous s’affiche pour que vous puissiez examiner les renseignements.
- Dans le volet des détails du rendez-vous, cliquez pour consulter ou modifier les éléments suivants :
- Vérification à domicile – permet de consulter un événement existant ou d’ajouter l’événement voulu et un commentaire facultatif.
- Notes – permet de consulter les notes existantes ou d’ajouter une note.
- Détails – permet de voir si une ressource verrouillée ou une ressource privilégiée est associée au rendez-vous.
- Historique – permet de consulter les événements de rendez-vous qui ont eu lieu.
- Cliquez sur l’icône de modification (crayon) et sélectionnez Modifier l’information pour modifier la durée du rendez-vous.
- Cliquez sur le bouton Enregistrer pour enregistrer vos modifications.
Création d’un rendez-vous
Il est possible de créer un rendez-vous dans le tableau des horaires, puis de l’assigner à une ressource.
- Cliquez sur le bouton + Créer un rendez-vous. La fenêtre Créer un rendez-vous s’affiche.
✱ REMARQUE : Par défaut, la succursale est celle qui est sélectionnée dans le tableau des horaires. Elle ne peut pas être modifiée.
- Remplissez les champs :
Rendez-vous (tous les champs sont obligatoires)
- Identifiant de rendez-vous – saisissez-le manuellement ou utilisez le bouton Actualiser pour le faire générer automatiquement
- Type de commande – recherchez-le ou sélectionnez-le dans le menu déroulant
- Début de la plage horaire (du rendez-vous)
- Fin de la plage horaire (du rendez-vous)
- Adresse – utilisez le champ de recherche, puis cliquez sur la bonne adresse une fois qu’elle s’affiche
- Durée – temps passé sur place. Modifiez-le au besoin. La valeur par défaut selon le type de commande s’appliquera automatiquement
- Revenus – Modifiez-les au besoin. La valeur par défaut selon le type de commande s’appliquera automatiquement
Coordonnées (seul le nom est obligatoire)
- Nom du contact
- Courriel
- Numéro de téléphone principal
- Numéro de téléphone secondaire
- Ajouter une note – concernant le rendez-vous
- Cliquez sur Enregistrer ou sur Enregistrer et en créer un autre (puis répétez les étapes ci-dessus). Le nouveau rendez-vous sera ajouté à la liste des rendez-vous non assignés.