Planeamiento de ruta y optimización: Administración
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Marzo del 2025
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Índice
Introducción
El objetivo de este documento es ser una guía de referencia para el módulo Planeamiento de ruta y optimización: Administración en MyGeotab. El módulo Administración de optimización se utiliza para la configuración inicial de Programación de citas, Ruta, Despacho y Móvil. El Panel de Gráficos incluye varias opciones de configuración, incluidos tipos de pedido, recursos y programación, sucursales, rotaciones de programación avanzada y mucho más.
¡! IMPORTANTE: Se requiere una suscripción a planeamiento de ruta avanzado para utilizar este módulo.
Primeros pasos
Se puede acceder a Administración directamente desde MyGeotab. Para acceder al módulo Administración:
1 | Inicie sesión en MyGeotab. |
2 | Vaya a Productividad > Planeamiento de ruta avanzado > Administración de optimización en el menú principal.
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3 | Se muestra la página Administración. |
Tipos y grupos de pedidos
Usar los tipos de pedido
Los tipos de pedido le permiten crear y editar los tipos de trabajo que administra su negocio. También se utilizan para identificar el tipo de trabajo que un recurso puede realizar y se les hace referencia en el módulo Ruta cuando se crean planes diarios.
Crear nuevos tipos de pedido
Vaya a Parámetros de configuración > Tipos y grupos de pedido. La página se actualiza para mostrar una tabla; haga clic en + Tipo de orden.
Detalles
1 | En la sección Identificación:
✱ NOTA: Las pequeñas empresas pueden elegir mantener vinculados los campos de nombre e identificación, mientras que las empresas pueden optar por desvincular los campos de nombre e identificación para crear convenciones de nombre más avanzadas. Se requiere la identificación para las citas cuando se crean planes diarios en Ruta. |
2 | Haga clic en Generar ícono y seleccione un color o haga clic en Cargar para añadir su propio ícono.
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3 | En la sección Facturación:
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4 | Haga clic en Siguiente paso. |
Organización
En el menú desplegable, seleccione y asigne el tipo de pedido a uno o más grupos de tipo de pedido. Esto es opcional y requiere que los grupos de tipos de pedido se creen primero.
Haga clic en Siguiente paso.
Parámetros de programación
✱ NOTA: Uso futuro: Deje todos los valores por defecto y proceda a Guardar.
En parámetros básicos, ingrese la siguiente información:
- Identifique el periodo en el que se programará la cita asociada. Esta es la cantidad de tiempo entre el inicio y el final del periodo de llegada, establecida en incrementos de 30 minutos. Por ejemplo, si este valor es 60, tendrá una cita como 12 p. m. a 1 p. m.
En parámetros avanzados, ingrese la siguiente información:
- Seleccione un valor de tiempo para Redondear al más cercano (esto determina el valor de minuto para el periodo de la cita; por ejemplo, 0 sería cualquier minuto, como 12:11 p. m. a 1:11 p. m., o 15 sería de 12:15 p. m. a 1:15 p. m.
- Indique si la importancia de la puntualidad (llegada prevista a tiempo) es baja, media o alta.
- Determine el costo del periodo perdido (el costo de perder una hora de cita).
En Parámetros de programación, ingrese la siguiente información:
- Establezca el tiempo mínimo de entrega (la cantidad mínima de días necesarios para prepararse antes de la fecha de la cita).
- Seleccione Días de plazo de entrega de la semana. Elija Sucursal (sin medidas adicionales) o Específico (luego elija los días que se contarán como días de entrega para la configuración de tiempo de entrega mínimo).
Una vez que se realicen las modificaciones necesarias, haga clic en Guardar. El nuevo tipo de pedido aparecerá en la lista.
Utilizar grupos
Los grupos son categorías a las que puede asignar tipos de pedido. Los grupos se pueden asignar a Recursos capaces de realizar todos los tipos de pedidos dentro de ellos.
Crear nuevos grupos
Seleccione Configuraciones > Tipos y grupos de pedido y haga clic en la pestaña Grupos.
Siga los pasos que se indican a continuación para crear un nuevo Grupo:
1 | Haga clic en + Grupo.
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2 | Añada un nombre para su grupo en el campo Nombre.
✱ NOTA: La identificación del grupo se genera automáticamente. Para añadir una identificación diferente del nombre, haga clic en el botón Bloquear para desvincular la identificación del nombre del grupo e ingrese la identificación de su elección. |
3 | Para seleccionar un color de grupo, haga clic en el cuadro de color (opcional). |
4 | Haga clic en Guardar. |
Añadir un tipo de pedido a un grupo
Una vez que haya creado algunos tipos de pedido y grupos de pedido, haga clic en Tipo de pedido. En la pestaña Organización, seleccione el grupo deseado del menú desplegable. Haga clic en Guardar.
✱ NOTA: No es necesario asignar un Tipo de pedido a un Grupo de pedido, pero se puede asignar a uno o más grupos de pedidos según sea necesario.
Códigos
Usar los códigos
Los códigos son opcionales, lo que permite que los Recursos indiquen el tipo de trabajo realizado durante una cita. Los códigos se utilizan cuando se actualiza el estado de una cita en los módulos Móvil y Despacho.
Crear nuevos códigos
Vaya a Configuraciones > Códigos. En la tabla, haga clic en + Código.
1 | En la ventana emergente Crear código, ingrese el nombre del código.
✱ NOTA: El nombre de código puede ser alfanumérico y puede incluir un guion o un guion bajo. |
2 | Seleccione el menú desplegable Tipo* para seleccionar el Tipo de código.
✱ NOTA: Los tipos Cancelar, Completar y No terminada son códigos primarios que se alinean con el estado de la cita seleccionada, y el tipo Trabajo es un código secundario. |
3 | Añada una descripción para el código.
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4 | Haga clic en Guardar. |
Sucursales
Las sucursales se pueden importar desde MyGeotab o crear manualmente.
Importar sucursales desde MyGeotab
1 | Seleccione Parámetros de configuración > Sucursales en la barra lateral derecha. |
2 | Haga clic en + Cargar desde MyGeotab.
✱ NOTA: Las identificaciones asociadas con las sucursales provienen de MyGeotab. |
3 | Seleccione las sucursales que desea importar desde MyGeotab de la lista de grupos MyGeotab disponibles.
¡! IMPORTANTE: El riesgo asociado con cargar sucursales de MyGeotab es que puede haber metadatos faltantes, lo que se indica mediante señales de advertencia. |
4 | Haga clic en Cargar en la parte inferior de la página para importar las sucursales seleccionadas. |
Crear una nueva sucursal
1 | Seleccione Parámetros de configuración > Sucursales en la barra lateral derecha. |
2 | Haga clic en + Sucursal.
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3 | En la pestaña Detalles:
✱ NOTA: La identificación de la sucursal se genera automáticamente. Para añadir una identificación diferente del nombre, haga clic en el botón Bloquear para desvincular la identificación del nombre de la sucursal e ingrese la identificación de su elección.
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4 | En la pestaña Dirección, ingrese la dirección de la sucursal, incluidos la ciudad y el estado/provincia donde se encuentra, en el campo de búsqueda. Seleccione la dirección correspondiente cuando aparezca. El sistema completa automáticamente los campos de ciudad, estado, país, código postal, latitud y longitud. |
5 | Seleccione el huso horario aplicable en el menú desplegable Huso horario de la sucursal *.
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6 | Haga clic en Siguiente paso. |
7 | En la pestaña Horario de la sucursal, utilice la lista de íconos para añadir tiempo disponible seleccionando el ícono cuadrado. Haga clic en el widget Calendario para añadir 30 minutos o haga clic y arrastre para añadir cantidades personalizadas de tiempo. ✱ NOTA: El horario de la sucursal también se convertirá en el patrón de disponibilidad por defecto, que se puede aplicar a Recursos. |
8 | Opcional: Añada un rango de tiempo de descanso seleccionando el ícono de taza de café. Haga clic en el widget Calendario para añadir 15 minutos en un rango de 30 minutos o haga clic y arrastre para aumentar el rango. Este periodo es fluido y el sistema considerará los pedidos programados para programar el mejor momento para el descanso dentro del rango seleccionado. ✱ NOTA: El rango (horas de inicio y finalización) debe ser mayor que la duración del descanso. |
9 | Opcional: Añada tiempo de descanso seleccionando el ícono de la luna. Haga clic en el widget Calendario para añadir 30 minutos en una ventana de 30 minutos o haga clic y arrastre para ajustar el periodo y la duración. Este periodo no es fluido, y el sistema programará el descanso en el momento especificado. ✱ NOTA: Puede eliminar la hora disponible de la programación en cualquier momento si selecciona el ícono de papelera para eliminar la disponibilidad. Haga clic en un rango de tiempo en el calendario para eliminar un periodo específico de 30 minutos o haga clic y arrastre para eliminar más tiempo. |
10 | Haga clic en Guardar. Su nueva sucursal ahora aparecerá en la lista de sucursales. |
Editar una sucursal
Puede editar cualquier aspecto de las sucursales existentes, excepto el ID.
- Para editar los detalles, seleccione la Sucursal de la lista y, a continuación, haga clic en el campo que desea modificar.
- Para eliminar una sucursal completa, haga clic en el ícono de la papelera en el lado derecho de la Sucursal en la lista de sucursales.
Programar
Utilice Programar para crear sus recursos, como técnicos o conductores.
Crear nuevos recursos
1
Seleccione Configuración > Programar en la barra lateral derecha.
2
Haga clic en + Recurso.
3
En la pestaña Información personal, en la sección Conductor MyGeotab, seleccione el conductor que desea añadir. Algunos o todos los detalles de Información personal y Contacto se completarán automáticamente. Estos se pueden modificar según sea necesario.
4
Alternativamente, puede crear un perfil manualmente y no utilizar los datos de Conductor de MyGeotab. En la sección Información personal, ingrese el Nombre del recurso, el ID de usuario único y la Fecha de inicio del empleo.
✱ NOTA: La fecha de inicio del empleo puede ser en el futuro, pero el recurso no se puede asignar en ningún momento disponible hasta esa fecha o posterior.
En la sección Contacto, ingrese el número de teléfono del recurso (con el código de área) y la dirección de correo electrónico. Haga clic en Siguiente paso.
5
En la pestaña Asignación de sucursal, seleccione la sucursal a la que se debe asignar el recurso. Puede seleccionar tantas sucursales como desee. Haga clic en Siguiente paso.
✱ NOTA: Puede eliminar una sucursal de la lista de Sucursales seleccionadas haciendo clic para deseleccionarla.
6
En la pestaña Dirección, seleccione si el recurso comienza el día en una Sucursal o en una Dirección específica. Para la opción dirección específica, ingrese la dirección en los campos proporcionados.
✱ NOTA: La opción Sucursal utiliza la dirección de sucursal por defecto (según se configura en el Paso 3 en la sección Crear una nueva sucursal).
7
Indique si el recurso termina de trabajar en la misma ubicación en la que comienza mediante la opción Ubicación final es la misma que la ubicación de inicio. Si el recurso termina de trabajar en una ubicación diferente, con la opción Ubicación final es la misma que la ubicación de inicio desactivada, seleccione Sucursal o ingrese una dirección específica. Haga clic en Siguiente paso.
8
Opcional: En la pestaña Optimización, modifique la tasa de eficiencia del recurso marcando la casilla Anular la eficiencia del perfil para este recurso y ajustando la escala deslizante. La tasa de eficiencia se refiere a la velocidad a la que el recurso completa un pedido y se establece por defecto en 100 %.
9
En la pestaña Tipos y grupos de pedido, seleccione los grupos de tipos de pedido que desea asignar al recurso. Puede deseleccionar tipos de pedido dentro del grupo a la derecha para personalizarlos según sea necesario. Esta asignación define el tipo de trabajo que el recurso puede realizar.
10
En la pestaña Disponibilidad, seleccione un patrón para añadir la disponibilidad de recursos.
✱ NOTA: Para seleccionar una Fecha de finalización para el patrón, desactive la opción Repetir para siempre y use el widget Calendario Fecha de finalización.
11
Haga clic en Guardar. Su nuevo recurso ahora aparecerá en la lista Programar.
Lista de patrones
Un patrón es un programa que se repite y se puede asignar a varios recursos.
Crear nuevos patrones
1
Seleccione Configuración > Lista de patrones en la barra lateral derecha.
2
Haga clic en + Patrón.
3
Cree un nombre único que represente el propósito del patrón y seleccione la sucursal a la que pertenecerá el patrón. Esto también determina la sucursal en la que se aplicarán las horas disponibles cuando se asigne a un recurso.
✱ NOTA: La identificación del patrón se genera automáticamente cuando se añade un Nombre. Para añadir una identificación diferente del nombre, haga clic en el botón Bloquear para desvincular la identificación del nombre del patrón e ingrese la identificación de su elección.
4
Añada tiempo disponible a su patrón seleccionando el ícono Tiempo disponible de la lista de íconos. Haga clic en el widget Calendario para añadir 30 minutos o haga clic y arrastre para añadir cantidades personalizadas de tiempo.
5
Para personalizar variables adicionales, como Ubicación de inicio, para un día determinado, haga clic en el ícono de engranaje para editar. Modifique las variables según sea necesario y haga clic en Guardar.
6
Añada un rango de tiempo de descanso seleccionando el ícono de taza de café. Haga clic en el widget Calendario para añadir 15 minutos en un rango de 30 minutos o haga clic y arrastre para aumentar el rango. Este periodo es fluido y el sistema considerará los pedidos planificados para programar el mejor momento para la interrupción dentro del rango seleccionado.
✱ NOTA: El rango (horas de inicio y finalización) debe ser mayor que la duración del descanso.
7
Añada tiempo de descanso seleccionando el ícono de la luna. Haga clic en el widget Calendario para añadir 30 minutos en una ventana de 30 minutos o haga clic y arrastre para ajustar el periodo y la duración. Estos descansos no son fluidos y deben ocurrir en el momento especificado.
8
Añada una hora de reunión seleccionando el ícono de la cámara. Haga clic en el widget Calendario para añadir 30 minutos o haga clic y arrastre para añadir más tiempo.
9
Elimine horas disponibles seleccionando el ícono de la papelera. Haga clic en el widget Calendario para eliminar 30 minutos a la vez, ya sea al inicio o al final del turno, o haga clic en al inicio o al final del turno y arrastre para eliminar.
10
Para Duplicar o Eliminar la semana seleccionada, pase el cursor sobre el menú Acciones y haga clic en él. A continuación, seleccione la función deseada.
✱ NOTA: La función Eliminar solo se aplica a una semana en el patrón, no al patrón en sí. Solo se activa cuando hay más de una semana en el patrón.
11
Haga clic en Guardar para crear su nuevo patrón.
Editar patrones
Puede editar los patrones existentes seleccionándolos desde la lista de patrones.
✱ NOTA: Las ediciones de los patrones asignados a Recursos se actualizarán automáticamente según corresponda en el Calendario de disponibilidad.
- Para editar un nombre de patrón, seleccione el patrón y edite el campo Nombre.
- Al editar el rango de tiempo de descanso, el rango de tiempo de descanso se puede modificar una vez añadido haciendo clic en el menú desplegable junto a la hora y, luego seleccionando una opción del menú desplegable.
- Como alternativa, pase el cursor cerca del borde del rango de tiempo de descanso hasta que vea el cursor para cambiar el tamaño de la fila
; luego, haga clic y arrastre para expandir o reducir el rango de tiempo de descanso. - El rango de tiempo de descanso no puede tener una duración mayor al rango de tiempo disponible. Si necesita un intervalo de tiempo de descanso con una duración mayor a los valores de la lista desplegable, primero debe aumentar el intervalo de tiempo disponible.
- Si el intervalo de tiempo de descanso se cambia a un valor que es igual a la duración del descanso, el tipo de descanso cambiará automáticamente a Tiempo de descanso (no fluido).
- Para eliminar un descanso, coloque el mouse sobre el intervalo de tiempo y haga clic en el ícono de la papelera.
- Puede eliminar un patrón completo haciendo clic en el ícono de la papelera en el lado derecho de la lista de patrones.
¡! IMPORTANTE! Si elimina un patrón asignado a Recursos, se borrará automáticamente toda la disponibilidad asociada en el calendario de los Recursos afectados.
Calendario de disponibilidad
El Calendario de disponibilidad es el segundo nivel de programación, en el cual se pueden anular los patrones parcial o completamente. Aquí es donde puede personalizar la programación de un recurso fuera de su patrón regular.
Por ejemplo, si un recurso funciona en la ubicación A, pero es necesario en la ubicación B durante dos semanas, puede utilizar el Calendario de disponibilidad para crear los nuevos turnos en la ubicación B para el rango de fechas especificado. El programa del recurso retornará al programa normal después de que hayan terminado las dos semanas.
De manera alternativa, si una ubicación tiene tres Recursos que normalmente trabajan en rotación, pero requieren dos Recursos de otra sucursal para manejar periodos intensos, los Recursos adicionales se pueden añadir a través del Calendario de disponibilidad.
Personalizar la disponibilidad de recursos
Cuando se modifica la disponibilidad (incluidas las horas y los atributos programados), se mostrará un círculo con un signo de interrogación (?) en las fechas afectadas para indicar la personalización.
1 | Seleccione Calendario de disponibilidad en el menú Configuraciones. |
2 | Seleccione la Sucursal donde se asigna el recurso. |
3 | Seleccione el rango de fechas en el que desea realizar cambios para el recurso. |
4 | Haga clic en cualquier periodo del calendario del recurso específico para editar ese periodo.
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5 | Utilice los íconos en la parte superior del componente de calendario para editar los eventos del recurso. ✱ NOTA: Las fechas pasadas aparecen en gris y se pueden revisar, pero no se pueden editar. Los días actuales y futuros se pueden revisar y editar. |
6 | Para eliminar una anulación antes de guardar, haga clic en el ícono de la papelera en la esquina superior derecha del evento.
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7 | Para restablecer y eliminar todas las anulaciones creadas antes de guardar, haga clic en la X azul debajo de la fecha.
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8 | Utilice los botones en la parte inferior de la página para Cerrar, Guardar o Guardar y cerrar (5). Si hace clic en Cerrar antes de guardar los cambios, aparecerá una ventana para confirmar la acción.
|
Configuración adicional del calendario de disponibilidad
Puede configurar el Calendario de disponibilidad haciendo clic en los botones que aparecen a continuación:
- Copiar días: se duplica uno de los atributos de un recurso a uno o más recursos.
- Eliminar disponibilidad: se eliminan los días de turno programados de un recurso en su totalidad para cualquier intervalo de fechas determinado. Esta acción indicará que la personalización se aplicó con 0 horas.
- Asignar patrón: se asigna un patrón a uno o más recursos.
- Tiempo libre: se eliminan los días de turno programados en su totalidad de un recurso. Esta acción indicará que la personalización se aplicó con el símbolo de paraguas.
Usar la función Copiar días
1 | Haga clic en Copiar días. |
2 | Seleccione los recursos a los que desea aplicar las atribuciones. ✱ NOTA: El recuento total de recursos seleccionados aparecerá junto a los Recursos a aplicar.
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3 | Seleccione el Recurso que desea copiar del menú desplegable.
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4 | Haga clic en el componente de calendario para seleccionar una fecha o rango de fechas para atribuirle al recurso seleccionado.
El sistema indica la cantidad de días y el rango de fechas que seleccionó. |
5 | Seleccione las atribuciones que desea copiar.
|
6 | Haga clic en Copiar días para la (cantidad de) recursos seleccionados.
Al ver el calendario, los recursos ahora tendrán programas y atribuciones personalizados idénticos, y los días personalizados del recurso ("copiado en") tendrán un indicador de anulación |
Cómo usar la función Eliminar disponibilidad
1 | Haga clic en Eliminar disponibilidad. |
2 | Seleccione el recurso cuya disponibilidad o personalizaciones desea borrar.
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3 | Seleccione la fecha o el rango de fechas que desea borrar del componente Calendario. El sistema indica el número de días y las fechas que seleccionó. |
4 | Seleccione una de las siguientes opciones:
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Usar la función Asignar patrón
1 | Haga clic en Asignar patrón. |
2 | Seleccione el recurso al que desea aplicar el patrón.
|
3 | Seleccione un patrón. ✱ NOTA: Debe proporcionar una fecha de finalización si desea guardar el patrón como anulación: Desactive la opción Repetir para siempre y, a continuación, ingrese una fecha de finalización. |
4 | Seleccione una de las siguientes opciones:
|
Usar la función de tiempo libre
1 | Haga clic en tiempo libre. |
2 | Seleccione el recurso al que desea asignar tiempo libre.
|
3 | Seleccione la fecha o el rango de fechas en el componente de calendario. |
4 | Haga clic en Aplicar tiempo libre para los recursos seleccionados en la parte inferior de la página. ✱ NOTA: Esto eliminará todas las horas disponibles programadas de las fechas seleccionadas. Al ver el calendario, los recursos ahora tendrán tiempo libre aplicado correctamente, indicado por el símbolo del paraguas. |
Centro de descargas
Utilice el Centro de descargas para descargar de forma masiva imágenes (incluidas firmas) y códigos capturados por Recursos a través de Móvil (Geotab Drive > Rutas avanzadas), así como usuarios a través de Despacho (si corresponde).
Cómo usar el Centro de descargas
Para navegar hasta el Centro de descargas, haga clic en el ícono de descarga a la derecha del menú Parámetros de configuración. La página se actualiza para mostrar los resultados de descarga.
1 | Para establecer el rango de fechas, haga clic en una de las duraciones predefinidas o configure manualmente una fecha de inicio y finalización:
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2 | En la siguiente sección, ✱ NOTA: Si no se especifica, se devolverán los datos de todas las sucursales y todos los recursos. ✱ NOTA: Se consideran todos los recursos si no se realiza ninguna selección de recursos.
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3 | En la sección final, . |
Glosario
Término | Definición |
Asignar patrón | Una función para asignar un nuevo patrón a uno o varios recursos. |
Calendario de disponibilidad | Permite ver todos los recursos programados por fecha y sucursal. Personalice un recurso fuera de un patrón. |
Sucursales | Ver, crear y editar sus sucursales operativas. |
Eliminar disponibilidad | Una función diseñada para eliminar la disponibilidad de un recurso o eliminar anulaciones para cualquier semana determinada. |
Tasa de costos del contratista | Costo por hora que el recurso recibirá por el tiempo trabajado (opcional). |
Copiar días | Una función diseñada para aplicar las atribuciones de un recurso a uno o más recursos. |
Duración por defecto del pedido de servicio | Ingrese en minutos, con un mínimo de un minuto (tiempo para completar el pedido). |
Tasa de eficiencia | El ritmo al que un recurso completa un pedido (por ejemplo, 100 % = 1 hora para un orden de 1 hora). Este valor se puede cambiar (aumentar o disminuir). |
Importancia de la puntualidad | Lo importante que es que el recurso llegue a tiempo. |
Latitud | Uno de los campos al ingresar una dirección. Se genera automáticamente, pero se puede editar según sea necesario. |
Longitud | Uno de los campos al ingresar una dirección. Se genera automáticamente, pero se puede editar según sea necesario. |
Costo del periodo perdido | El costo de perder una hora de cita. |
Tiempo de entrega mínimo | La cantidad mínima de días necesaria para prepararse antes de la fecha de la cita. |
Tipos de pedido | Servicios o tipos de trabajo. Asignados a Recursos para definir el tipo de trabajo que pueden realizar. |
Grupos de pedido | Categorías o agrupaciones de tipos de orden. Asignados a Recursos que son capaces de realizar todos los tipos de pedidos dentro de ellos. |
Lista de patrones | Esta página le permite crear o editar un cronograma repetitivo para sus Recursos. |
Recurso | Un conductor o una persona (por ejemplo: Instalador) que está programado y tiene una ruta asignada. |
Programar | Esta página le permite crear o editar sus Recursos (por ejemplo, Técnicos o Conductores). |
Ingresos | Un valor en dólares asociado con un Tipo de pedido (opcional). Este valor puede ayudarlo a priorizar la asignación de pedidos. |
Redondear al número más cercano | Esto determina el valor de minutos para el periodo de la cita. Por ejemplo, 0 sería cualquier minuto, como 12:11 p. m. a 1:11 p. m., o 15 sería de 12:15 p. m. a 1:15 p. m. |
Tiempo libre | Una función diseñada para proporcionar el tiempo libre del recurso (eliminar las horas disponibles). |
Periodo | El tamaño del periodo de la cita, establecido en incrementos de 30 minutos. Por ejemplo, si es de 60, tendrá una cita programada de 12 p. m. a 1 p. m., o de 11 a. m. a 1 p. m. si es de 120. |
