Guía del usuario

Marzo de 2024

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Índice

Introducción

Este documento funciona como una guía de referencia para el módulo Planeamiento de ruta y optimización: Administración en la aplicación de gestión de flotas. El módulo Administración de optimización se utiliza para la configuración inicial de Programación de citas, Planeamiento de ruta, Despacho, Territorio y Móvil. El Panel de Gráficos incluye varias opciones de configuración, incluidos tipos de pedido, recursos y programación, sucursales, rotaciones de programación avanzada y mucho más.

Primeros pasos

Se puede acceder Administración directamente desde la aplicación de gestión de flotas. Para acceder al módulo Administración:

Revisar el menú

El menú principal de navegación, ubicado en el lado izquierdo de la página, le permite navegar fácilmente por el sitio web. El menú principal se divide en cuatro áreas clave:

1. Inicio: Permite acceder a la página de inicio de optimización para abrir otros módulos relacionados con la optimización.
2. Aplicaciones de Geotab: Permite acceder a aplicaciones de Geotab.
3. Panel de Gráficos: Muestra la información relevante relacionada con su negocio.
4. Configuración: Permite crear o modificar:
5. 1. Los tipos y grupos de pedido que su negocio maneja
   2. Códigos: Opciones de estado del pedido (para usar con los módulos Despacho y Móvil, próximamente)
   3. Sucursales: Regiones operativas
   4. Programar: Perfiles de recursos (como en técnicos, conductores y más)
   5. Lista de patrones: Repetición de patrones de disponibilidad para Recursos
   6. Calendario de disponibilidad: Disponibilidad de recursos personalizados por día

Tipos y grupos de pedido

Usar los tipos de pedido

Los tipos de pedido le permiten crear y editar los tipos de trabajo que administra su negocio. También se utilizan para identificar el tipo de trabajo que un recurso puede realizar.

Crear nuevos tipos de pedido

Vaya a Configuraciones > Tipos y grupos de pedido. La página se refresca para mostrar una tabla; haga clic en + Nuevo tipo de orden.

Detalles

Organización

En el menú desplegable, seleccione y asigne el tipo de pedido a uno o más grupos de tipo de pedido. Esto es opcional y requiere que los grupos de tipos de pedido se creen primero.

Haga clic en Siguiente paso.

Parámetros de programación

✱ NOTA: Uso futuro: Deje todos los valores por defecto y proceda a Guardar.

En parámetros básicos, ingrese la siguiente información:

1. Identifique el periodo en el que se programará la cita asociada. Esta es la cantidad de tiempo entre el inicio y el final del periodo de llegada, establecida en incrementos de 30 minutos. Por ejemplo, si este valor es 60, tendrá una cita como 12 p. m. a 1 p. m.

En parámetros avanzados, ingrese la siguiente información:

1. Seleccione un valor de tiempo para redondear al más cercano (esto determina el valor de minuto para el periodo de la cita; por ejemplo, 0 sería cualquier minuto, como 12:11 p. m. a 1:11 p. m., o 15 sería de 12:15 p. m. a 1:15 p. m.
2. Indique si la importancia de la puntualidad (llegada prevista a tiempo) es baja, media o alta.
3. Determine el costo del periodo perdido (el costo de perder una hora de cita).

En Parámetros de programación, ingrese la siguiente información:

1. Establezca el tiempo mínimo de entrega (la cantidad mínima de días necesarios para prepararse antes de la fecha de la cita).
2. Seleccione Días de plazo de entrega de la semana. Elija Sucursal (sin medidas adicionales) o Específico (luego elija los días que se contarán como días de entrega para la configuración de tiempo de entrega mínimo).

Una vez que se realicen las modificaciones necesarias, haga clic en Guardar. El nuevo tipo de pedido aparecerá en la lista.

Usar los grupos de pedido

Los grupos de pedido son categorías a las que puede asignar tipos de pedido. Los grupos se pueden asignar a Recursos capaces de realizar todos los tipos de pedidos dentro de ellos.

Crear nuevos grupos de pedido

Seleccione Configuraciones > Tipos y grupos de pedido y haga clic en la pestaña Grupos.

Siga los pasos que se indican a continuación para crear un nuevo Grupo:

Añadir un tipo de pedido a un grupo

Una vez que haya creado algunos tipos de pedido y grupos de pedido, haga clic en Tipo de pedido. En la pestaña Organización, seleccione el grupo deseado del menú desplegable. Haga clic en Guardar.

✱ NOTA: No es necesario asignar un Tipo de pedido a un Grupo de pedido, pero se puede asignar a uno o más grupos de pedidos según sea necesario.

Códigos

Usar los códigos

Los códigos permiten que los Recursos indiquen el tipo de trabajo realizado durante una cita. Los códigos se utilizan cuando se actualiza el estado de una cita en los módulos Móvil y Despacho.

Crear nuevos códigos

Vaya a Configuraciones > Códigos. En la tabla, haga clic en + Nuevo código.

Sucursales

Las sucursales se pueden importar desde la aplicación de gestión de flotas o crear manualmente.

Importar sucursales desde la aplicación de gestión de flotas

Crear una nueva sucursal

Editar sucursales

Puede editar cualquier aspecto de las sucursales existentes seleccionándolas de la lista de sucursales.

1. Para editar un nombre de sucursal, seleccione la sucursal en la lista de sucursales y edite el campo Nombre.
2. Al editar el rango de tiempo de descanso, el rango de tiempo de descanso se puede modificar una vez añadido haciendo clic en el menú desplegable junto a la hora y, luego seleccionando una opción del menú desplegable.
3. Como alternativa, pase el cursor cerca del borde del rango de tiempo de descanso hasta que vea el cursor para cambiar el tamaño de la fila y, luego, haga clic y arrastre para expandir o reducir el rango de tiempo de descanso.
4. El rango de tiempo de descanso no puede tener una duración mayor al rango de tiempo disponible. Si necesita un intervalo de tiempo de descanso con una duración mayor a los valores de la lista desplegable, primero debe aumentar el intervalo de tiempo disponible.
5. Si el intervalo de tiempo de descanso se cambia a un valor que es igual al rango de tiempo disponible, el tipo de descanso cambiará automáticamente a tiempo de descanso (específico).
6. Para eliminar un descanso, coloque el mouse sobre el intervalo de tiempo y haga clic en el ícono de la papelera.
7. Puede eliminar una sucursal completa haciendo clic en el ícono de la papelera en el lado derecho de la lista de sucursales.

8. Programar

9. Utilice Programar para crear sus recursos, como técnicos o conductores.

10. Crear nuevos recursos

11. 1	Seleccione Configuraciones > Programar en la barra lateral derecha.
    2	Haga clic en + Nuevo recurso.
    3	En la sección Conductor de MyGeotab, seleccione el conductor que desea añadir. Algunos o todos los detalles de Información personal y Contacto se completarán automáticamente. Estos se pueden modificar según sea necesario.
    4	Alternativamente, puede crear un perfil manualmente y no utilizar los datos de Conductor de MyGeotab. En la sección Información personal, ingrese el nombre del recurso, la identificación de usuario único y la fecha de inicio del empleo. ✱ NOTA: La fecha de inicio del empleo puede ser en el futuro, pero el recurso no se puede asignar en ningún momento disponible hasta esa fecha o posterior. En la sección Contacto, ingrese el número de teléfono del recurso (con el código de área) y la dirección de correo electrónico. Haga clic en Siguiente paso.
    5	En la pestaña Asignación de sucursal, seleccione la sucursal a la que se debe asignar el recurso. Puede seleccionar tantas sucursales como desee. Haga clic en Siguiente paso. ✱ NOTA: Puede eliminar una sucursal de la lista de Sucursales seleccionadas haciendo clic para deseleccionarla.
    6	En la pestaña Dirección, seleccione si el recurso comienza el día en una sucursal o en una dirección específica. Para la opción dirección específica, ingrese la dirección en los campos proporcionados. ✱ NOTA: La opción Sucursal utiliza la dirección de sucursal por defecto (según se configura en el Paso 3 en la sección Crear una nueva sucursal).
    7	Indique si el recurso termina de trabajar en la misma ubicación en la que comienza utilizando la Ubicación final es la misma que la del conmutador Ubicación de inicio. Si el recurso termina de trabajar en una ubicación diferente, seleccione la Sucursal o ingrese una dirección específica. Haga clic en Siguiente paso.
    8	Opcional: En la pestaña Optimización, modifique la tasa de eficiencia del recurso marcando la casilla Anular la eficiencia del perfil para este recurso y ajustando la escala deslizante. La tasa de eficiencia se refiere a la velocidad a la que el recurso completa un pedido y se establece por defecto en 100 %.
    9	En la pestaña Tipos y grupos de pedido, seleccione los grupos de tipos de pedido que desea asignar al recurso. Puede deseleccionar tipos de pedido dentro del grupo a la derecha para personalizarlos según sea necesario. Esta asignación define el tipo de trabajo que el recurso puede realizar.
    10	En la pestaña Disponibilidad, seleccione un patrón para añadir la disponibilidad de recursos. ✱ NOTA: Puede seleccionar una fecha de finalización para el patrón deseleccionando la opción de alternancia de Repetir para siempre y utilizando el widget Calendario Fecha de finalización.
    11	Haga clic en Guardar. Su nuevo recurso ahora aparecerá en la lista Programar.

12. Lista de patrones

13. Un patrón es un programa que se repite y se puede asignar a varios recursos.

14. Crear nuevos patrones

15. 1	Seleccione Configuraciones > Lista de patrones en la barra lateral derecha.
    2	Haga clic en + Nuevo patrón.
    3	Cree un nombre único que represente el propósito del patrón y seleccione la sucursal a la que pertenecerá el patrón. Esto también determina la sucursal en la que se aplicarán las horas disponibles cuando se asigne a un recurso. ✱ NOTA: La identificación del patrón se genera automáticamente cuando se añade un Nombre. Para añadir una identificación diferente del nombre, haga clic en el botón Bloquear para desvincular la identificación del nombre del patrón e ingrese la identificación de su elección.
    4	Añada tiempo disponible a su patrón seleccionando el ícono Tiempo disponible de la lista de íconos. Haga clic en el widget Calendario para añadir 30 minutos o haga clic y arrastre para añadir cantidades personalizadas de tiempo.
    5	Para personalizar variables adicionales, como Ubicación de inicio, para un día determinado, haga clic en el ícono de engranaje para editar. Modifique las variables según sea necesario y haga clic en Guardar.
    6	Añada un rango de tiempo de descanso seleccionando el ícono de taza de café. Haga clic en el widget Calendario para añadir 15 minutos en un rango de 30 minutos o haga clic y arrastre para aumentar el rango. Este periodo es fluido y el sistema considerará los pedidos planificados para programar el mejor momento para la interrupción dentro del rango seleccionado. ✱ NOTA: El rango (horas de inicio y finalización) debe ser mayor que la duración del descanso.
    7	Añada tiempo de descanso seleccionando el ícono de la luna. Haga clic en el widget Calendario para añadir 30 minutos en una ventana de 30 minutos o haga clic y arrastre para ajustar el periodo y la duración. Estos descansos no son fluidos y deben ocurrir en el momento especificado.
    8	Añada una hora de reunión seleccionando el ícono de la cámara. Haga clic en el widget Calendario para añadir 30 minutos o haga clic y arrastre para añadir más tiempo.
    9	Elimine horas disponibles seleccionando el ícono de la papelera. Haga clic en el widget Calendario para eliminar 30 minutos a la vez, ya sea al inicio o al final del turno, o haga clic en al inicio o al final del turno y arrastre para eliminar.
    10	Haga clic en Guardar para crear su nuevo patrón.

16. Editar patrones

17. Puede editar los patrones existentes seleccionándolos desde la lista de patrones.

18. ✱ NOTA: Las ediciones de los patrones asignados a Recursos se actualizarán automáticamente según corresponda en el Calendario de disponibilidad

8. Para editar un nombre de patrón, seleccione el patrón y edite el campo Nombre.
9. Al editar el rango de tiempo de descanso, el rango de tiempo de descanso se puede modificar una vez añadido haciendo clic en el menú desplegable junto a la hora y, luego seleccionando una opción del menú desplegable.
10. Como alternativa, pase el cursor cerca del borde del rango de tiempo de descanso hasta que vea el cursor para cambiar el tamaño de la fila y, luego, haga clic y arrastre para expandir o reducir el rango de tiempo de descanso.
11. El rango de tiempo de descanso no puede tener una duración mayor al rango de tiempo disponible. Si necesita un intervalo de tiempo de descanso con una duración mayor a los valores de la lista desplegable, primero debe aumentar el intervalo de tiempo disponible.
12. Si el intervalo de tiempo de descanso se cambia a un valor que es igual al rango de tiempo disponible, el tipo de descanso cambiará automáticamente a tiempo de descanso (específico).
13. Para eliminar un descanso, coloque el mouse sobre el intervalo de tiempo y haga clic en el ícono de la papelera.
14. Puede eliminar un patrón completo haciendo clic en el ícono de la papelera en el lado derecho de la lista de patrones.

¡ IMPORTANTE! Si elimina un patrón asignado a Recursos, se borrará automáticamente toda la disponibilidad asociada en el calendario de los Recursos afectados.

Calendario de disponibilidad

El Calendario de disponibilidad es el segundo nivel de programación, en el cual se pueden anular los patrones parcial o completamente. Aquí es donde puede personalizar la programación de un recurso fuera de su patrón regular.

Por ejemplo, si un recurso funciona en la ubicación A, pero es necesario en la ubicación B durante dos semanas, puede utilizar el Calendario de disponibilidad para crear los nuevos turnos en la ubicación B para el rango de fechas especificado. El programa del recurso retornará al programa normal después de que hayan terminado las dos semanas.

De manera alternativa, si una ubicación tiene tres Recursos que normalmente trabajan en rotación, pero requieren dos Recursos de otra sucursal para manejar periodos intensos, los Recursos adicionales se pueden añadir a través del Calendario de disponibilidad.

Personalizar la disponibilidad de recursos

Configuración adicional del calendario de disponibilidad

Puede configurar el Calendario de disponibilidad haciendo clic en los botones que aparecen a continuación:

1. Copiar días: Utilice esta función para aplicar las atribuciones de un recurso a uno o más recursos.
2. Borrar disponibilidad: Utilice esta función para eliminar la disponibilidad de un recurso para cualquier semana determinada.
3. Asignar patrón: Utilice esta función para asignar un nuevo patrón a uno o más recursos.
4. Tiempo libre: Utilice esta función para eliminar los días de turno programados en su totalidad de un recurso.

Usar la función Copiar días

Usar la función Borrar disponibilidad

Usar la función Asignar patrón

Usar la función de tiempo libre

Glosario