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Routage et optimisation – administration
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Guide de l’utilisateur
Mars 2024
EN DE-DE ES-LATAM FR-FR IT-IT PT-BR
Table des matières
Ce document sert de guide de référence au module Routage et optimisation – administration dans l’application de gestion de flotte. Le module Routage et optimisation – administration permet d’effectuer la configuration initiale de la programmation des rendez-vous, des itinéraires, de la répartition, des territoires et des appareils mobiles. Le tableau de bord comprend diverses options de configuration, notamment les types de commandes, les ressources et les horaires, les succursales, les rotations de programmation avancées, et plus encore.
Vous pouvez accéder au module Administration directement à partir de l’application de gestion de flotte. Pour accéder au module Administration :
1 | Ouvrez une session dans l’application de gestion de flotte. |
2 | Accédez à Productivité > Routage avancé > Administration d’optimisation à partir du menu principal. |
3 | La page Admin s’affiche. |
Le menu principal, situé à la gauche de la page, vous permet de naviguer dans le site Web. Il se divise en quatre zones clés :
Les types de commandes vous permettent de créer et de modifier les types de travail que votre entreprise gère. Ils servent également à déterminer le type de travail qu’une ressource peut effectuer.
Accédez à Configurations > Types de commandes et groupes. La page s’actualise pour afficher un tableau. Cliquez sur + Nouveau type de commande.
1 | Dans la section Identification :
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2 | Cliquez sur Générer l’icône et sélectionnez une couleur, ou cliquez sur Téléverser pour ajouter votre propre icône. |
3 | Dans la section Facturation :
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4 | Cliquez sur Étape suivante. |
Dans le menu déroulant, sélectionnez le type de commande et assignez-le à un ou à plusieurs groupes de types de commandes. Cette action est facultative et exige que des groupes de types de commandes soient d’abord créés.
Cliquez sur Étape suivante.
✱ REMARQUE : Utilisation future – conservez toutes les valeurs par défaut et passez à Enregistrer.
Sous Paramètres de base, entrez les renseignements suivants :
Sous Paramètres avancés, entrez les renseignements suivants :
Sous Paramètres de programmation, entrez les renseignements suivants :
Une fois les modifications nécessaires effectuées, cliquez sur Enregistrer. Le nouveau type de commande apparaîtra dans la liste.
Les groupes de commandes sont des catégories auxquelles vous pouvez assigner des types de commandes. Vous pouvez assigner des groupes à des ressources capables d’exécuter tous les types de commandes compris dans ces groupes.
Sélectionnez Configurations > Types de commandes et groupes, puis cliquez sur l’onglet Groupes.
Pour créer un groupe, suivez les étapes ci-dessous :
1 | Cliquez sur + Nouveau groupe. |
2 | Ajoutez un nom pour votre groupe dans le champ Nom. ✱ REMARQUE : L’identifiant du groupe est généré automatiquement. Pour ajouter un identifiant qui est différent du nom, cliquez sur le bouton de verrouillage pour dissocier l’identifiant du nom du groupe, puis entrez l’identifiant de votre choix. |
3 | Choisissez une couleur pour le groupe en cliquant sur la case de couleur (facultatif). |
4 | Cliquez sur Enregistrer. |
Une fois que vous avez créé des types de commandes et des groupes de commandes, cliquez sur un type de commande. Sous l’onglet Organisation, sélectionnez le groupe voulu dans la liste déroulante. Cliquez sur Enregistrer.
✱ REMARQUE : Il n’est pas obligatoire d’assigner un type de commande à un groupe de commandes, mais un type de commande peut être assigné à un ou à plusieurs groupes de commandes au besoin.
Les codes permettent aux ressources d’indiquer le type de travail effectué lors d’un rendez-vous. On les utilise également pour mettre à jour l’état d’un rendez-vous dans les modules Appareil mobile et Répartition.
Accédez à Configurations > Codes. Dans le tableau, cliquez sur + Nouveau code.
1 | Dans la fenêtre contextuelle Créer un code, entrez le nom du code. ✱ REMARQUE : Le nom du code peut être alphanumérique et peut comprendre un trait d’union ou un trait de soulignement. |
2 | Sélectionnez la liste déroulante Type* pour choisir le type du code. ✱ REMARQUE : Les codes de type Annulé, Terminé et Non terminé sont des codes principaux qui indiquent l’état du rendez-vous sélectionné, tandis que le code de type Travail est un code secondaire. |
3 | Ajoutez une description pour le code. |
4 | Cliquez sur Enregistrer. |
Les succursales peuvent être importées à partir de l’application de gestion de flotte ou créées manuellement.
1 | Sélectionnez Configurations > Succursales dans la barre latérale droite. |
2 | Cliquez sur + Importer à partir de MyGeotab. ✱ REMARQUE : les identifiants associés aux succursales sont fournis par l’application de gestion de flotte. |
3 | Dans la liste des groupes MyGeotab disponibles, sélectionnez les succursales que vous souhaitez importer à partir de MyGeotab. ! IMPORTANT : Lorsqu’on importe des succursales à partir de MyGeotab, il existe un risque que des métadonnées soient manquantes, ce qui sera indiqué par des signes d’avertissement. |
4 | Cliquez sur Importer au bas de la page pour importer les succursales sélectionnées. |
1 | Sélectionnez Configurations > Succursales dans la barre latérale droite. |
2 | Cliquez sur + Nouvelle succursale. |
3 | Sous l’onglet Détails, ajoutez un nom pour la nouvelle succursale. Cliquez sur Étape suivante. ✱ REMARQUE : L’identifiant de la succursale est généré automatiquement. Pour ajouter un identifiant qui est différent du nom, cliquez sur le bouton de verrouillage pour dissocier l’identifiant du nom de la succursale, puis entrez l’identifiant de votre choix. |
4 | Sous l’onglet Adresse, dans le champ de recherche, entrez l’adresse municipale de la succursale, y compris la ville et la province. Sélectionnez l’adresse appropriée lorsqu’elle apparaît. Le système remplit automatiquement les champs de la ville, de la province, du pays, du code postal, de la latitude et de la longitude. |
5 | Sélectionnez le fuseau horaire approprié dans la liste déroulante Fuseau horaire de la succursale *. |
6 | Cliquez sur Étape suivante. |
7 | Sous l’onglet Heures de la succursale, utilisez la liste d’icônes pour ajouter les heures de disponibilité en sélectionnant l’icône du carré. Cliquez sur le gadget logiciel du calendrier pour ajouter 30 minutes, ou cliquez et glissez pour ajouter des périodes personnalisées. ✱ REMARQUE : Les heures de la succursale deviendront le modèle de disponibilité par défaut, lequel pourra être appliqué aux ressources. |
8 | Facultatif : Ajoutez une plage horaire de pause en sélectionnant l’icône de la tasse de café. Cliquez sur le gadget logiciel du calendrier pour ajouter 15 minutes dans une plage de 30 minutes, ou cliquez et glissez pour agrandir la plage. Cette période est fluide, et le système tiendra compte des commandes programmées pour planifier le meilleur moment pour la pause à l’intérieur de la plage sélectionnée. ✱ REMARQUE : La plage (heures de début et de fin) doit être supérieure à la durée de la pause, laquelle doit avoir lieu à l’heure précisée. |
9 | Facultatif : Ajoutez un temps de pause en sélectionnant l’icône de la lune. Cliquez sur le gadget logiciel du calendrier pour ajouter 30 minutes dans une plage de 30 minutes, ou cliquez et glissez pour régler la plage et la durée. Les pauses ne sont pas fluides et ✱ REMARQUE : À tout moment, vous pouvez supprimer du temps de l’horaire en sélectionnant l’icône de la poubelle pour supprimer la disponibilité. Cliquez sur une plage horaire dans le calendrier pour supprimer une période de 30 minutes précise, ou cliquez et glissez pour supprimer plus de temps. |
10 | Cliquez sur Enregistrer. Votre nouvelle succursale apparaît maintenant dans la liste des succursales. |
Vous pouvez modifier n’importe quel aspect d’une succursale existante en la sélectionnant dans la liste des succursales.
Utilisez le tableau de service pour créer des ressources, comme des techniciens ou des chauffeurs.
1 | Sélectionnez Configurations > Tableau de service dans la barre latérale droite. |
2 | Cliquez sur + Nouvelle ressource. |
3 | Dans la section Chauffeur MyGeotab, sélectionnez le chauffeur que vous souhaitez ajouter. Le système saisit automatiquement une partie ou la totalité des détails des champs Renseignements personnels et Coordonnées. Ces détails peuvent être modifiés au besoin. |
4 | Vous pouvez également créer un profil manuellement, sans utiliser les données de la section Chauffeur MyGeotab. Dans la section Renseignements personnels, entrez le nom, l’identifiant utilisateur unique et la date de début d’emploi de la ressource. ✱ REMARQUE : La date de début d’emploi peut être une date future, mais vous ne pourrez assigner aucune période de disponibilité à la ressource avant cette date. Dans la section Coordonnées, entrez le numéro de téléphone (y compris l’indicatif régional) et l’adresse de courriel de la ressource. Cliquez sur Étape suivante. |
5 | Sous l’onglet Assignation à une succursale, sélectionnez la succursale à laquelle la ressource doit être assignée. Vous pouvez sélectionner autant de succursales que vous le souhaitez. Cliquez sur Étape suivante. ✱ REMARQUE : Vous pouvez supprimer une succursale de la liste Succursales sélectionnées en cliquant sur cette succursale pour annuler sa sélection. |
6 | Sous l’onglet Adresse, indiquez si la ressource commence la journée à une succursale ou à une adresse précise. Si vous choisissez l’option d’adresse précise, entrez l’adresse dans les champs prévus à cet effet. ✱ REMARQUE : Si vous choisissez l’option Succursale, le système utilise l’adresse de succursale prédéterminée (configurée à l’étape 3 de la section Création d’une succursale). |
7 | Indiquez si la ressource termine sa journée de travail à l’endroit où elle l’a commencée, en utilisant le bouton à bascule Emplacement de fin identique à emplacement de début. Si la ressource termine sa journée de travail à un autre endroit, sélectionnez la succursale ou entrez une adresse précise. Cliquez sur Étape suivante. |
8 | Facultatif : Sous l’onglet Optimisation, modifiez le taux d’efficacité de la ressource en cochant la case Remplacer l’efficacité du profil de cette ressource et en ajustant l’échelle mobile. Le taux d’efficacité désigne le rythme auquel la ressource exécute une commande. Par défaut, il est réglé à 100 %. |
9 | Sous l’onglet Types de commandes et groupes, sélectionnez les groupes de types de commandes à assigner à la ressource. Vous pouvez annuler la sélection de types de commandes dans le groupe à droite pour effectuer la personnalisation nécessaire. Cette assignation définit le type de travail que la ressource est capable d’exécuter. |
10 | Sous l’onglet Disponibilité, sélectionnez un modèle pour ajouter la disponibilité de la ressource. ✱ REMARQUE : Vous pouvez sélectionner une date de fin pour le modèle en annulant la sélection du bouton à bascule Toujours répéter et en utilisant le gadget logiciel du calendrier de date de fin. |
11 | Cliquez sur Enregistrer. Votre nouvelle ressource apparaît maintenant dans la liste du tableau de service. |
Un modèle est un horaire qui se répète et qui peut être assigné à de multiples ressources.
1 | Sélectionnez Configurations > Liste des modèles dans la barre latérale droite. |
2 | Cliquez sur + Nouveau modèle. |
3 | Créez un nom unique qui représente le but du modèle, puis sélectionnez la succursale à laquelle le modèle appartiendra. Cela détermine également la succursale à laquelle les heures de disponibilité s’appliqueront lorsque le modèle sera assigné à une ressource. ✱ REMARQUE : L’identifiant du modèle est généré automatiquement lorsqu’un nom est ajouté. Pour ajouter un identifiant qui est différent du nom, cliquez sur le bouton de verrouillage pour dissocier l’identifiant du nom du modèle, puis entrez l’identifiant de votre choix. |
4 | Ajoutez du temps de disponibilité à votre modèle en sélectionnant l’icône de temps de disponibilité dans la liste des icônes. Cliquez sur le gadget logiciel du calendrier pour ajouter 30 minutes, ou cliquez et glissez pour ajouter des périodes personnalisées. |
5 | Pour personnaliser d’autres variables pour une journée donnée, comme l’emplacement de départ, cliquez sur l’icône de l’engrenage afin d’apporter les modifications voulues. Modifiez les variables au besoin, puis cliquez sur Enregistrer. |
6 | Ajoutez une plage horaire de pause en sélectionnant l’icône de la tasse de café. Cliquez sur le gadget logiciel du calendrier pour ajouter 15 minutes dans une plage de 30 minutes, ou cliquez et glissez pour agrandir la plage. Cette période est fluide, et le système tiendra compte des commandes programmées pour planifier le meilleur moment pour la pause à l’intérieur de la plage sélectionnée. ✱ REMARQUE : La plage (heures de début et de fin) doit être supérieure à la durée de la pause. |
7 | Ajoutez un temps de pause en sélectionnant l’icône de la lune. Cliquez sur le gadget logiciel du calendrier pour ajouter 30 minutes dans une plage de 30 minutes, ou cliquez et glissez pour régler la plage et la durée. Les pauses ne sont pas fluides et elles doivent avoir lieu à l’heure précisée. |
8 | Ajoutez un temps de réunion en sélectionnant l’icône de la caméra. Cliquez sur le gadget logiciel du calendrier pour ajouter 30 minutes, ou cliquez et glissez pour ajouter plus de temps. |
9 | Pour retirer des heures de disponibilité, sélectionnez l’icône de la poubelle. Cliquez sur le gadget logiciel du calendrier pour supprimer 30 minutes à la fois, au début ou à la fin du quart de travail, ou cliquez sur le début ou la fin du quart et glissez pour supprimer du temps. |
10 | Cliquez sur Enregistrer pour créer votre nouveau modèle. |
Vous pouvez modifier des modèles existants en les sélectionnant dans la liste des modèles.
✱ REMARQUE : si vous modifiez des modèles qui sont assignés à des ressources, le calendrier des disponibilités est automatiquement mis à jour en conséquence.
! IMPORTANT : si vous supprimez un modèle qui est assigné à des ressources, toutes les disponibilités associées aux ressources touchées sont automatiquement supprimées dans le calendrier.
Le calendrier des disponibilités offre un deuxième niveau de programmation. C’est là que vous pouvez remplacer partiellement ou complètement des modèles. Dans ce calendrier, vous pouvez personnaliser l’horaire d’une ressource en dehors de son modèle habituel.
Par exemple, si une ressource travaille à l’emplacement A, mais qu’on a besoin d’elle à l’emplacement B pendant deux semaines, vous pouvez utiliser le calendrier des disponibilités pour créer les nouveaux quarts à l’emplacement B pour la plage de dates précisée. Après ces deux semaines, le calendrier de la ressource retournera à l’horaire normal.
Par ailleurs, si un emplacement dispose de trois ressources qui travaillent normalement en rotation, mais qu’on a besoin de deux ressources provenant d’une autre succursale pour combler les besoins pendant des périodes de pointe, vous pouvez ajouter ces ressources supplémentaires à partir du calendrier des disponibilités.
1 | Sélectionnez Calendrier des disponibilités dans le menu Configurations. |
2 | Sélectionnez la succursale à laquelle la ressource est assignée. |
3 | Sélectionnez la plage de dates dans laquelle vous désirez apporter des modifications pour la ressource. |
4 | Cliquez sur n’importe quelle période dans le calendrier de la ressource en question pour modifier cette période. |
5 | Utilisez les icônes au haut du gadget logiciel du calendrier pour modifier les événements assignés à la ressource. ✱ REMARQUE : Les dates passées sont grisées. Elles peuvent être consultées, mais ne peuvent pas être modifiées. Les jours actuels et futurs sont en vert et peuvent être consultés et modifiés. |
6 | Pour supprimer un remplacement avant de l’enregistrer, cliquez sur l’icône de la poubelle dans le coin supérieur droit de l’événement. |
7 | Pour réinitialiser le contenu et supprimer tous les remplacements créés avant l’enregistrement, cliquez sur le X bleu sous la date. |
8 | Utilisez les boutons Fermer, Enregistrer ou Enregistrer et fermer (5) au bas de la page. Si vous cliquez sur Fermer avant d’enregistrer vos modifications, une fenêtre s’ouvre et vous demande de confirmer l’action. |
Vous pouvez configurer davantage le calendrier des disponibilités en cliquant sur les boutons ci-dessous :
1 | Cliquez sur Copier les jours. |
2 | Sélectionnez les ressources auxquelles vous souhaitez appliquer les attributs. |
3 | Dans la liste déroulante, sélectionnez la ressource que vous souhaitez copier. |
4 | Cliquez sur le gadget logiciel du calendrier pour sélectionner une date ou une plage de dates à assigner à la ressource sélectionnée. Le système indique le nombre de jours et les dates que vous avez sélectionnées. |
5 | Sélectionnez les attributs à copier. |
6 | Cliquez sur Copier les jours pour la ressource sélectionnée. Dorénavant, lorsque vous consulterez le calendrier, les ressources auront des horaires et des attributs personnalisés identiques, et les jours personnalisés de la ressource (de destination) seront marqués d’un indicateur de remplacement. |
1 | Cliquez sur Effacer la disponibilité. |
2 | Sélectionnez la ressource dont vous souhaitez effacer la disponibilité ou les personnalisations. |
3 | Sélectionnez la date ou la plage de dates à retirer du gadget logiciel du calendrier. Le système indique le nombre de jours et les dates que vous avez sélectionnées. |
4 | Sélectionnez l’une des options ci-dessous :
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1 | Cliquez sur Assigner un modèle. |
2 | Sélectionnez la ressource à laquelle vous souhaitez appliquer le modèle. |
3 | Sélectionnez un modèle. ✱ REMARQUE : Si vous souhaitez enregistrer le modèle en tant que remplacement, vous devez indiquer une date de fin. Pour ce faire, désactivez le bouton à bascule Toujours répéter, puis entrez une date de fin. |
4 | Sélectionnez l’une des options ci-dessous :
|
1 | Cliquez sur Congé. |
2 | Sélectionnez la ressource à laquelle vous souhaitez assigner un congé. |
3 | Sélectionnez la date ou la plage de dates dans le gadget logiciel du calendrier. |
4 | Cliquez sur Appliquer le congé à la ressource sélectionnée au bas de la page. ✱ REMARQUE : Cette action supprimera toutes les heures de disponibilité programmées pour les dates sélectionnées. Dorénavant, lorsque vous consulterez le calendrier, vous verrez qu’un congé est appliqué avec succès aux ressources, comme l’indiquera le symbole du parapluie. |
Terme | Définition |
Assigner un modèle | Fonction permettant d’assigner un nouveau modèle à une ou à plusieurs ressources. |
Calendrier des disponibilités | Permet de consulter toutes les ressources programmées par date et par succursale. Permet de personnaliser une ressource à l’extérieur d’un modèle. |
Succursales | Permet de consulter, de créer et de modifier vos succursales opérationnelles. |
Effacer la disponibilité | Fonction permettant de supprimer la disponibilité d’une ressource ou de supprimer des remplacements pour les semaines données. |
Tarif de l’entrepreneur | Coût horaire de la ressource pour les heures travaillées (facultatif). |
Copier les jours | Fonction permettant d’appliquer les attributs d’une ressource à une ou à plusieurs autres ressources. |
Durée de la commande de service par défaut | Durée exprimée en minutes, le minimum étant une minute (temps nécessaire pour exécuter la commande). |
Taux d’efficacité | Rythme auquel une ressource exécute une commande (par exemple, 100 % = 1 heure pour une commande de 1 heure). Cette valeur peut être remplacée (augmentée ou diminuée). |
Importance de la ponctualité | Mesure de l’importance que la ressource arrive à l’heure. |
Latitude | Un des champs de saisie de l’adresse. La valeur est générée automatiquement, mais elle peut être modifiée au besoin. |
Longitude | Un des champs de saisie de l’adresse. La valeur est générée automatiquement, mais elle peut être modifiée au besoin. |
Coût de la plage horaire manquée | Coût associé au fait d’avoir manqué l’heure du rendez-vous. |
Délai d’exécution minimal | Nombre minimal de jours requis pour se préparer avant la date du rendez-vous. |
Types de commandes | Types de service ou de travail. On assigne des types aux ressources pour définir le type de travail qu’elles sont capables d’exécuter. |
Groupes de commandes | Catégories ou regroupements de types de commandes. On assigne des groupes à des ressources capables d’exécuter tous les types de commandes compris dans ces groupes. |
Liste des modèles | Cette page vous permet de créer ou de modifier un horaire répétitif pour vos ressources. |
Tableau de service | Cette page vous permet de créer ou de modifier vos ressources (par exemple, techniciens ou chauffeurs). |
Revenus | Valeur en dollars associée à un type de commande (facultatif). Cette valeur peut vous aider à attribuer des priorités aux commandes. |
Arrondir au plus proche | Détermine une valeur en minutes pour la plage horaire de rendez-vous. Par exemple, la valeur 0 représenterait n’importe quelle minute, par exemple de 12 h 11 à 13 h 11, tandis que la valeur 15 représenterait de 12 h 15 à 13 h 15. |
Congé | Fonction permettant d’accorder des congés aux ressources (supprime les heures de disponibilité). |
Plage horaire | Taille de la plage horaire de rendez-vous, exprimée en incréments de 30 minutes. Par exemple, si la valeur est 60, vous pourriez avoir rendez-vous entre midi et 13 h. Si la valeur est 120, vous pourriez avoir rendez-vous entre 11 h et 13 h. |