Guida utente

Gennaio 2025

Sommario

Panoramica

La Gestione degli ordini di lavoro è stata progettata per ottimizzare i processi di manutenzione e garantire una lunga durata degli asset. Ti consente di accedere ai dati organizzati e di riepilogo relativi agli ordini di lavoro e alla successiva manutenzione programmata. Puoi creare e modificare i programmi di manutenzione preventiva per tenere facilmente traccia delle esigenze della flotta e identificare in anticipo i potenziali problemi.

Questa funzionalità ti offre un'esperienza ottimale nel completamento delle attività di manutenzione e garantisce condizioni sempre perfette dei veicoli e degli asset. Che si tratti di eseguire interventi di manutenzione ordinaria o riparazioni più complesse, la funzionalità Manutenzione ti aiuta a restare al passo con tutte le esigenze di manutenzione.

Inoltre, grazie a questa funzionalità puoi individuare guasti al motore e problemi di manutenzione predittiva che nella flotta potrebbero non essere immediatamente visibili; infatti ti fornisce un breve riassunto dei potenziali problemi prima che diventino problemi di manutenzione importanti.

Per trovare Gestione degli ordini di lavoro seleziona Manutenzione > Centro di manutenzione > Gestione degli ordini di lavoro nel menu di navigazione principale.

Prerequisiti

Per la manutenzione è necessario che l'amministratore della manutenzione sia in grado di creare, modificare ed eliminare le voci di manutenzione e che il visualizzatore della manutenzione consenta di visualizzare le pagine. La concessione di queste autorizzazioni dipende dal livello di accesso di ciascun utente assegnato a tale utilizzo. Tutti gli account utente per i quali le autorizzazioni sono abilitate possono utilizzare la funzionalità Gestione degli ordini di lavoro.

Flusso di lavoro della Gestione degli ordini di lavoro

Il flusso di lavoro della Gestione degli ordini di lavoro prevede quattro fasi:

1. Programmi di manutenzione
2. Richiesta di intervento
3. Ordine di lavoro
4. Lavoro

Dopo avere impostato i Programmi di manutenzione, nella scheda Gestione degli ordini di lavoro > Richiesta di intervento vengono visualizzate le nuove richieste di intervento che ti avvisano della scadenza di una manutenzione programmata. In alternativa, nella pagina Programmi puoi impostare l'invio di alert tramite e-mail in corrispondenza della data di scadenza. Per ulteriori dettagli, vedi Programmi di manutenzione. Dopo la revisione, puoi trasformare una richiesta di intervento in un ordine di lavoro. Quando una richiesta di intervento viene assegnata a un ordine di lavoro, insieme essi diventano un lavoro che viene visualizzato come tale sia nell'ordine di lavoro creato, sia nella scheda Lavori. Una volta completato il lavoro, l'ordine di lavoro viene chiuso. Un ordine di lavoro rimarrà aperto finché lo stato "Completato" o "Annullato" non è selezionato. Le richieste di intervento possono anche essere create in base ad altre fonti, come indicato nel diagramma seguente:

Programmi di manutenzione

I Programmi di manutenzione, in precedenza noti come Promemoria per la manutenzione, sono promemoria ricorrenti, o che vengono inviati una volta sola, per ricordare che è richiesto lavoro su uno o più asset.

Per creare un Programma:

1. Seleziona Manutenzione > Centro di manutenzione > Programmi dal menu di navigazione principale.
2. Scegli + Programma dal menu in alto nella pagina Programmi di manutenzione.
3. Inserisci un Nome promemoria.
4. Inserisci una Categoria.

5. ✱ NOTA: le Categorie sono tipi di etichette che possono esserti utili per la creazione di report.

5. Utilizzando le caselle di controllo, specifica se il promemoria si ripeterà in base a Orario, Distanza oppure Ore motore. Inserisci la frequenza del promemoria in relazione alla metrica selezionata.

6. ✱ NOTA: puoi selezionare più di un valore (ad esempio, ogni sei mesi E ogni 10.000 km). Quando l'asset raggiunge uno qualsiasi dei criteri, viene inviato un promemoria.

6. Seleziona la scheda Aggiungere asset per cercare e aggiungere asset al programma.
7. Seleziona la scheda Notifiche per impostare le notifiche per questo Programma.
8. Facendo clic su Salvare potrai terminare e tornare alla pagina Programmi di manutenzione.

Insight dei dati (manutenzione predittiva)

Esistono due tipi di Programmi di manutenzione automatici che vengono visualizzati in base alla disponibilità dei dati provenienti dagli asset:

1. Valutazione degli impianti elettrici (ESR): invia agli utenti un alert quando la valutazione degli impianti elettrici di un asset scende a un valore di 15 su 100 o inferiore, per indicare la potenziale necessità di ispezionare la batteria e i collegamenti elettrici dell'asset.
2. Durata olio restante: consente di valutare la durata dell'olio restante in base ai dati specifici dell'asset e ai comportamenti di guida. Durata olio restante consente di calcolare il tempo ottimale di cambio dell'olio, favorendo la pianificazione della manutenzione e dell'assistenza degli asset.

✱ NOTA: non potrai modificare questi insight quando vengono generati, poiché si basano su modelli di dati creati da Geotab. In futuro, potrai selezionare gli utenti che riceveranno le notifiche associate a questi alert.

Problemi

Stiamo attualmente sviluppando la creazione di richieste di intervento basate sui problemi. Controlla regolarmente gli aggiornamenti futuri del sito!

Ispezione degli asset - Report delle ispezioni sul veicolo del conducente (DVIR)

In futuro, gli amministratori avranno la possibilità di creare automaticamente una richiesta di intervento nell'apposita pagina in base a un'ispezione degli asset (DVIR) segnalata come difetto grave o minore da un conducente che utilizza un Geotab Drive. I responsabili delle flotte e i meccanici potranno quindi visualizzare e creare ordini di lavoro per iniziare a lavorare e riportare l'asset su strada. Offriremo ai conducenti la possibilità di visualizzare la manutenzione programmata aperta e gli insight dei dati su Geotab Drive, oltre che di creare un ordine di lavoro e di avvalersi dell'assistenza su strada. Le funzionalità relative all'Ispezione degli asset sono ancora in fase di sviluppo, quindi controlla regolarmente gli aggiornamenti futuri.

Richieste di intervento manuale (difetti)

A volte, la manutenzione deve essere eseguita su un asset che non rientra nell'ambito e non si tratta di manutenzione ordinaria. A tale scopo, potresti creare una richiesta di intervento manuale facendo riferimento agli elenchi dei difetti DVIR per creare un elenco di elementi che potrebbero richiedere una riparazione. Rivedi Utilizzo degli elenchi dei difetti per modificare le voci che potrebbero apparire in questo elenco, quindi torna indietro e controlla come creare una richiesta di intervento manuale.

Gestione di richieste di intervento

Puoi gestire tutte le richieste di intervento dalla scheda Richieste, che visualizza tutti i programmi di manutenzione, insight dei dati e difetti segnalati manualmente. Se disponi di un'integrazione di terze parti, puoi anche visualizzare le richieste da tale integrazione utilizzando il nome del tipo di manutenzione.

Per impostazione predefinita, la tabella Richieste mostra i seguenti campi:

1. Asset:l'asset associato alla manutenzione eseguita.
2. Origine: l'origine della pagina Richiesta di intervento che ha creato il lavoro.
3. Tipo di manutenzione: il tipo di problema che richiede manutenzione.
4. Categorie: tipi di etichette che possono esserti utili per la creazione di report.
5. Gravità: consente di farti comprendere quali programmi sono scaduti e quali insight dei dati devono avere la priorità. I valori possono essere Bassa, Media o Alta. Per saperne di più, fai riferimento a Informazioni sulla gravità.
6. Data di attivazione: indica la data in cui è stato creato il lavoro.
7. Stato: consente di visualizzare la distanza, le ore motore o i giorni rimanenti prima o dopo della scadenza della richiesta.

Nella scheda Richieste sono disponibili le seguenti opzioni:

1. Report: consente di scaricare i report disponibili.
2. Programmi: consente di aprire la pagina Programmi di manutenzione.
3. + Richiesta di intervento: consente di creare una richiesta di intervento.
4. Gruppi: consente di filtrare le informazioni sulla tabella in base all'intera struttura del gruppo o consente di selezionare uno o più gruppi.
5. Asset: consente di filtrare le informazioni sulla tabella in base agli asset specifici.
6. Filtri: consente di aprire tutti i filtri disponibili, inclusi Gruppi, Asset, Tipo di manutenzione, Origine e Gravità.

Informazioni sulla gravità

La gravità è una nuova funzione introdotta nel prodotto Gestione degli ordini di lavoro. Consente di identificare rapidamente quali programmi sono scaduti e quali insight dei dati sono più importanti e devono essere avere la priorità. I livelli di gravità offrono un nuovo modo di filtrare tutte le richieste per semplificare il rispetto della manutenzione.

Gravità dei programmi

1. Bassa: "Questa manutenzione programmata non è ancora necessaria ed è di scarsa gravità."
2. Media: "Questa manutenzione programmata è entro 500 miglia, 50 ore motore o 10 giorni dalla scadenza."
3. Alta: "Questa manutenzione programmata è scaduta."

✱ NOTA: i criteri di gravità non sono al momento modificabili.

Gravità dei problemi relativi alla valutazione degli impianti elettrici (ESR)

La valutazione degli impianti elettrici (ESR) misura lo stato dell'impianto elettrico di un veicolo su una scala da 0 a 100. La gravità ESR prevede due livelli:

1. Alta: da 5 a 15.
2. Critica: da 4 in giù.

Gravità della percentuale di durata dell'olio motore

Per la percentuale di durata dell'olio motore, la gravità ha tre livelli:

1. Media: dal 20% al 50%
2. Alta: dall'11% al 19%
3. Critica: dallo 0% al 10%

Informazioni di ordinamento

Per ordinare le informazioni sulla tabella in un ordine diverso:

1. Dalla scheda Richieste, passa con il mouse sopra l'intestazione della tabella da modificare.
2. Fai clic sull'icona di ordinamento.

3. 

3. Puoi ordinare le seguenti colonne:
4. 1. Asset: in ordine alfabetico/numerico
   2. Origine: in ordine alfabetico/numerico

Creazione di richieste di intervento

Nella scheda Richiesta di intervento nella pagina Gestione degli ordini di lavoro puoi creare una richiesta per un intervento di manutenzione imprevisto che potrebbe essere necessario per un singolo asset e non era stato pianificato:

1. Seleziona + Richieste di intervento nell'angolo superiore destro della pagina.

2. 

2. Seleziona Asset, Difetto, Gravità, Data di scadenza e Manutenzione programmata nella finestra popup Creare richiesta di intervento.
3. Inserisci una Descrizione con i dettagli relativi alla richiesta.
4. Seleziona Aggiungere.

La richiesta di intervento viene visualizzata nella tabella Richieste di intervento insieme a tutte le altre relative alla flotta. Puoi selezionarla e procedere alla creazione di un ordine di lavoro.

Creazione di un ordine di lavoro da una richiesta di intervento

Nella scheda Richieste, seleziona più richieste di intervento spuntando le caselle poste a sinistra di ciascun asset. Il pulsante + Ordine di lavoro viene visualizzato nella parte superiore della tabella, insieme ad altre azioni in blocco: Ignorare e Posporre.

Azioni relative alla richiesta di intervento

Ignorare: consente di creare automaticamente un ordine di lavoro per gli asset selezionati e le richieste di intervento associate. Dovrai aggiungere una nota sul motivo per cui queste richieste di intervento sono state ignorate. Al termine dell'operazione, il tuo nome utente verrà assegnato all'ordine di lavoro, l'ordine di lavoro verrà chiuso e per i singoli lavori il loro stato sarà contrassegnato come Annullato.

Posporre: rimuove automaticamente le richieste di intervento selezionate dalla pagina Richiesta di intervento, inoltre chiede se vuoi riportarle alla scheda Richiesta di intervento entro un giorno, 7 giorni o 30 giorni. Il tuo nome utente verrà registrato solo nel log di verifica con il quale hai eseguito l'azione Posporre, poiché non è aperto alcun ordine di lavoro per questa azione.

+ Ordine di lavoro: consente di raggruppare tutte le richieste di intervento selezionate in base all'asset corrispondente e di creare ordini di lavoro per ciascun asset. La creazione di un ordine di lavoro trasforma la richiesta di intervento in un intervento di lavoro e, in seguito, verranno denominati come Lavori.

Modulo dell'ordine di lavoro e terminologia correlata

Selezionando + Ordine di lavoro dopo aver selezionato l'elenco delle richieste di intervento, viene visualizzato un modulo dell'ordine di lavoro. Successivamente, vengono resi disponibili i dati con i quali potrai compilare i lavori in fase di completamento. Il modulo dell'ordine di lavoro include le seguenti informazioni:

1. Riferimento: il nome nella parte superiore dell'ordine di lavoro inizia con 001 e aumenta automaticamente per i nuovi ordini, tuttavia puoi rinominarlo con qualsiasi combinazione di numeri e lettere.
2. Data e ora di apertura, autore: nel modulo sono sempre visualizzati l'ora di creazione dell'ordine di lavoro e l'autore. Questi dettagli non possono essere modificati.
3. Ultima modifica: aggiorna automaticamente la data e l'ora dopo il salvataggio dell'ordine di lavoro.
4. Panoramica ordine di lavoro
5. 1. Informazioni sugli asset: nome dell'asset, VIN, marca, modello e anno sono tutti dati precompilati al momento della creazione dell'ordine di lavoro, se disponibili. Non è possibile assegnare un ordine di lavoro a un asset diverso, se fosse questo il caso, dovrai creare un nuovo ordine di lavoro per tale asset. I dettagli visualizzati per l'asset possono essere modificati solo nelle pagine Asset.
   2. Data di scadenza: una data inserita manualmente che consente di controllare quando scade l'ordine di lavoro. Si può fare riferimento a tale data quando un meccanico o un fornitore di servizi indica una data di completamento prevista e se il lavoro è già oltre tale data.
   3. Stato: un elenco a discesa che controlla lo stato generale dell'intero ordine di lavoro. Tra gli stati sono inclusi: Aperto, Programmato, In corso, In attesa, Completato e Annullato. Per ulteriori informazioni, consulta Chiusura, eliminazione e salvataggio degli ordini di lavoro.
   4. Priorità: controlla la modalità di filtro e ordinazione di questo ordine di lavoro nella pagina Ordine di lavoro. Le priorità sono: Bassa, Media, Alta, Critica.
   5. Assegnato a: quando un nome viene assegnato a un ordine di lavoro, se questo nome viene modificato, verrà inviata un'altra notifica. L'utente assegnato è responsabile della chiusura di tale ordine di lavoro.
   6. Officina di riparazione: Geotab ha integrato le zone negli ordini di lavoro. Nell'elenco a discesa Officina di riparazione viene visualizzato un elenco delle zone già presenti nel tuo database. Selezionare la zona in cui si trova l'officina o il fornitore di servizi può agevolare l'analisi dei dati relativamente all'analisi del totale dei tempi di inattività del veicolo e dei costi di riparazione nel tempo.
   7. Motivo della riparazione e classe di riparazione: seleziona le informazioni di riparazione relative al tuo ordine di lavoro.

6. 

5. Lettura contachilometri e ore motore: entrambi i valori vengono inclusi automaticamente, se disponibili, al momento della creazione dell'ordine di lavoro. Questi valori non vengono modificati automaticamente. Se il veicolo si sposta mentre l'ordine di lavoro è aperto, puoi modificare le informazioni manualmente. Quando chiudi l'ordine di lavoro, questi valori influiranno direttamente sui Programmi di manutenzione ricorrenti creati per gli asset, pertanto è importante garantirne l'accuratezza.
6. Costi totali: questa sezione esegue automaticamente la somma in base ai costi inseriti nei singoli lavori. La Valuta può essere modificata se il prezzo della riparazione ti viene addebitato in una determinata valuta, tuttavia, se un altro utente rivede i dati, l'opzione Valuta verrà visualizzata con il tasso di cambio corretto nella propria valuta.
7. Note e allegati: consente di aggiungere eventuali note o file pertinenti (ad esempio, diagrammi, foto). Assicurati che gli allegati siano chiaramente etichettati. Puoi caricare fino a 10 file per ogni ordine di lavoro, tuttavia le dimensioni file devono essere inferiori a 2 MB.

Definizione dei lavori degli ordini di lavoro

Nella sezione Lavori di un ordine di lavoro sono presenti tutti i lavori assegnati da eseguire nell'ambito dell'ordine di lavoro, in origine provenienti dalla pagina Richiesta di intervento. In questa sezione sono disponibili diverse funzionalità:

1. + Aggiungere: consente di cercare le richieste di intervento aperte che potrebbero essere applicate a questo ordine di lavoro oppure di creare una nuova richiesta di intervento manuale da assegnare come lavoro a questo ordine di lavoro.
2. Tutti in sospeso: consente di aggiungere tutti i lavori in sospeso relativi a questo asset.

Modifica di un lavoro

Per modificare un lavoro, selezionane il nome dal rispettivo elenco.

Nella pagina dei dettagli dell'intervento di manutenzione sono indicati i seguenti elementi:

1. Panoramica
2. 1. L'asset e il VIN dell'asset per il quale si esegue il lavoro.

3. 

1. Dettagli del lavoro
2. 2. Nome del lavoro: questa sezione viene denominata automaticamente in base al nome del Programma di manutenzione o di un'altra fonte da cui ha avuto origine la richiesta di intervento.
   3. Nome origine, data e ora di attivazione: consente di visualizzare l'origine della pagina della richiesta di intervento creata per questo lavoro, con l'indicazione di data e ora.
   4. Codice di sistema VMRS: basato sugli standard VMRS (Vehicle Maintenance Reporting Standard), è un sistema standardizzato di codici alfanumerici utilizzato per tenere traccia e classificare le informazioni di manutenzione su veicoli e attrezzature. Geotab intende includere i campi Sistema, Componente e Gruppo per facilitare un'analisi dei dati di manutenzione molto più ampia.
   5. Attività di manutenzione eseguita: un altro codice VMRS che puoi inserire manualmente.
   6. Stato del lavoro: lo stato dell'attività specifica di questo lavoro. Può essere Aperto, Programmato, In corso, In attesa, Completato o Annullato. Per chiudere un ordine di lavoro, lo stato finale per ogni lavoro deve essere Completato o Annullato, per indicare se il lavoro è stato o non è stato eseguito.
   7. Lavoro avviato/Lavoro completato: queste opzioni consentono di rilevare il tempo impiegato per il lavoro ai fini di una successiva analisi dei dati e del confronto dei costi delle ore di manodopera.
   8. Priorità: il livello di criticità della riparazione. Le opzioni sono: Bassa, Media, Alta e Critica (massima priorità).
   9. Descrizione: consente di inserire eventuali dettagli specifici relativi all'intervento.

3. 

2. Costi
3. 1. Manodopera: indica il costo dell'officina meccanica o di assistenza per l'esecuzione dell'intervento sull'asset.
   2. Ore di manodopera: il totale delle ore dedicate al lavoro.
   3. Costo delle parti: la somma dei costi totali di tutte le parti utilizzate nell'ambito del lavoro.

4. ✱ NOTA: le voci relative a Manodopera, Ore e Parti vengono sommate sull'ordine di lavoro al quale sono collegati i lavori, quindi viene fornito il totale sull'ordine di lavoro stesso.

5. 

3. Note e allegati: dettagli inseriti per consentire ai meccanici o ad altre persone di esaminarli separatamente, ad esempio una nota che indica che si tratta di un problema ricorrente o che la parte sostituita non era la parte normale, e così via.

Chiusura, eliminazione e salvataggio degli ordini di lavoro

In ogni pagina Ordine di lavoro puoi scegliere di Eliminare, Salvare o Chiudere.

1. Eliminare: seleziona questa voce per eliminare un ordine di lavoro, quindi scegli Eliminare nel messaggio di conferma se non hai dubbi sull'eliminazione. Quando un ordine di lavoro viene eliminato, i lavori assegnati a esso vengono automaticamente annullati. Il log di verifica registrerà l'utente che ha eliminato l'ordine di lavoro con la data e l'ora in cui è stato eliminato.
2. Salvare: seleziona questa voce per salvare lo stato di avanzamento corrente e qualsiasi modifica apportata all'ordine di lavoro. Se tenti di chiudere accidentalmente la pagina con l'ordine di lavoro non salvato, una finestra di conferma ti ricorderà di salvare prima di chiudere.
3. Contrassegnare come chiuso: quando tutti i lavori previsti in un ordine di lavoro sono stati completati, è il momento di contrassegnarlo come chiuso. Potrebbe essere chiuso anche prima di contrassegnare tutti i lavori come completati, ma in questo caso viene visualizzata una finestra di conferma che ti chiederà se desideri contrassegnare quelli rimanenti come annullati. Quando un ordine di lavoro viene completato, esso viene registrato nella pagina Ordine di lavoro per revisione futura. Il log di verifica registrerà l'utente che ha chiuso l'ordine di lavoro con l'indicazione di data e ora della chiusura.

Importazione in blocco degli ordini di lavoro

Per importare in blocco gli ordini di lavoro:

1. Seleziona la scheda Lavori nella pagina Gestione degli ordini di lavoro.
2. Dal menu in alto, seleziona Importare in blocco manutenzione.
3. Prima di creare il file, seleziona Scaricare il file di modello quindi riesamina il file Excel per organizzare le informazioni di manutenzione sul tuo file.
4. Aggiungi il tuo file a Rilasciare il file qui o fare clic per sfogliare, quindi seleziona Importare.
5. 1. Se viene visualizzato un messaggio di errore, ricontrolla la formattazione del file modello e riprova. La finestra popup dovrebbe fornirti informazioni sugli errori.
1. I tuoi dati di manutenzione verranno registrati come ordini di lavoro chiusi con tutti i dati che hai inserito nel file Excel.
2. 2. Utilizza lo stato Completato e filtra in base a un asset specifico nella pagina Ordine di lavoro per trovare il record che hai caricato.

Aiutaci a migliorare la funzione!

Non esitare a fornirci il tuo feedback tramite Supporto > Inviare feedback a Geotab oppure tramite Live Chat!

Domande frequenti (FAQ)

API e integrazioni - I dati dell'ordine per intervento di manutenzione sono disponibili in un'API pubblica?

Attualmente stiamo ancora lavorando per aggiungere gli endpoint API nella nostra documentazione SDK e testare tutte le connessioni.

Posso scaricare un report relativo a tutti i miei ordini di lavoro?

Sì. Nella scheda Ordine di lavoro della pagina Gestione degli ordini di lavoro, seleziona Report dal menu in alto per scaricare il report Ordine di lavoro. In questo modo verranno scaricati solo i dati relativi a tutti gli ordini di lavoro che hai caricato in totale durante la ricerca in quella pagina.

Dove trovo i report dei miei vecchi promemoria, di manutenzione futura e dei record di manutenzione?

Le vecchie pagine di questi report non sono più attive e sono state sostituite in MyGeotab. La scheda Richiesta di intervento è il nuovo Report di manutenzione futura, mentre la scheda Ordini di lavoro è la nuova pagina Record di manutenzione e la pagina Promemoria è ora la pagina Programmi. Le pagine correnti utilizzano una nuova API e una nuova codifica, pertanto i vecchi report per le pagine non funzionano. È possibile creare nuovi report da una qualsiasi di queste nuove pagine.

Per coloro che utilizzavano il vecchio sistema, tutti i record di manutenzione presenti nel database sono diventati ordini di lavoro completati, un record di manutenzione è diventato un ordine di lavoro. Nessun dato è stato eliminato dai record precedenti.

Posso tornare alla pagina relativa ai vecchi promemoria, alla manutenzione futura e ai record di manutenzione?

No. Queste pagine sono state disattivate e non è più possibile accedervi.