Guía del usuario

Enero del 2025

Índice

Información general

La Gestión de órdenes de trabajo se ha diseñado para optimizar sus procesos de mantenimiento y garantizar la longevidad de sus activos. Utilícela para acceder a los datos resumidos y organizados de las órdenes de trabajo y el próximo mantenimiento programado. Puede crear y modificar programas de mantenimiento preventivo para realizar un seguimiento sencillo de las necesidades de su flota e identificar posibles problemas con antelación.

Esta función proporciona una experiencia perfecta para completar las tareas de mantenimiento y garantizar que sus vehículos y activos estén siempre en perfectas condiciones. Tanto si se trata de un mantenimiento rutinario como de reparaciones más complejas, la función de mantenimiento puede ayudarlo a estar al tanto de todas sus necesidades de mantenimiento.

Además, esta función también detecta errores de motor y problemas de mantenimiento predictivo que pueden no ser evidentes inmediatamente para su flota, lo que le proporciona resúmenes rápidos de posibles problemas antes de que se conviertan en problemas de mantenimiento graves.

Para acceder a la Gestión de órdenes de trabajo, navegue a través de Mantenimiento > Centro de mantenimiento > Gestión de órdenes de trabajo desde la navegación principal.

Prerrequisitos

El mantenimiento requiere que el Administrador de mantenimiento pueda crear, editar y eliminar entidades de mantenimiento y que el Visor de mantenimiento pueda ver las páginas. La asignación de estos permisos dependerá del nivel de acceso que se quiera otorgar al usuario. Cualquier cuenta de usuario con estos permisos activados puede utilizar la función Gestión de órdenes de trabajo.

Flujo de trabajo de la Gestión de órdenes de trabajo

El flujo de trabajo de la Gestión de órdenes de trabajo incluye cuatro etapas:

1. Programas de mantenimiento
2. Solicitud de trabajo
3. Orden de trabajo
4. Servicio

Después de configurar programas de mantenimiento, en la pestaña Gestión de órdenes de trabajo > Solicitud de trabajo aparecerán nuevas solicitudes de trabajo avisándole que el mantenimiento programado ha vencido. Como alternativa, recuerde que en la página Programas puede configurar alertas por correo electrónico para cuando estas tareas estén por vencer. Consulte Programas de mantenimiento para obtener más detalles. Después de la revisión, puede convertir una Solicitud de trabajo en una Orden de trabajo. Cuando se asigna una Orden de trabajo a una solicitud de trabajo, se convierte en un trabajo y aparecen como tal en la Orden de trabajo que ha creado y en la pestaña Trabajos. Una vez completado el trabajo, se cierra la Orden de trabajo. Una Orden de trabajo permanecerá abierta mientras haya trabajo por realizar en el activo. Las Solicitudes de trabajo también se pueden crear en función de otras fuentes, como se detalla en el diagrama próximo:

Programas de mantenimiento

Los Programas de mantenimiento, anteriormente conocidos como “Recordatorios de mantenimiento”, son recordatorios recurrentes o únicos que indican que uno o varios activos requieren trabajo.

Para crear un Programa:

1. Vaya a Mantenimiento > Centro de mantenimiento > Programas desde la navegación principal.
2. Seleccione Añadir programa en el menú superior de la página Programas de mantenimiento.
3. Ingrese un Nombre de recordatorio.
4. Introduzca una Categoría.

5. ✱ NOTA: Las Categorías son tipos adicionales de etiquetas que pueden ayudarlo con la creación de reportes.

5. Con las casillas de verificación, especifique si el recordatorio se repite por Hora, Distancia o Tiempo que el motor ha estado encendido. Introduzca las frecuencias de recordatorio relacionadas con la métrica seleccionada.

6. ✱ NOTA: Puede seleccionar más de un valor (por ejemplo, cada seis meses Y cada 10 000 km). Se envía un recordatorio cuando el activo alcance alguno de los criterios.

6. Seleccione la pestaña Añadir activos para buscar y añadir activos a su programa.
7. Seleccione la pestaña Notificaciones para configurar las notificaciones de este Programa.
8. Haga clic en Guardar para finalizar y volver a la página Programas de mantenimiento.

Información basada en datos (mantenimiento predictivo)

Existen dos tipos de Programas de mantenimiento automáticos que se muestran en función de la disponibilidad de los datos de sus activos:

1. Clasificación del sistema eléctrico (ESR): avisa a los usuarios cuando la clasificación del sistema eléctrico de un activo cae a 15 de 100 o por debajo, lo que indica una posible necesidad de inspeccionar la batería y las conexiones eléctricas del activo.
2. Vida útil restante del aceite: estima la vida útil restante del aceite en función de los datos específicos del activo y los comportamientos de conducción. La vida útil restante del aceite estima el tiempo óptimo para un cambio de aceite, lo que ayuda a planificar el mantenimiento y cuidar los activos.

✱ NOTA: No se puede ajustar cuándo se activará esta información, ya que se basa en modelos de datos creados por Geotab. En el futuro, podrá seleccionar los usuarios que recibirán las notificaciones asociadas a estas alertas.

Errores

Actualmente estamos desarrollando la creación de Solicitudes de trabajo basadas en errores. Regrese para ver las próximas actualizaciones.

Inspección de activos: reporte de inspección del vehículo del conductor (DVIR)

En el futuro, los administradores tendrán la opción de crear automáticamente una solicitud de trabajo en la página Solicitud de trabajo basada en una Inspección de activos (DVIR) notificada como un defecto grave o leve por un conductor mediante Geotab Drive. Los administradores de la flota y los mecánicos podrán ver y crear órdenes de trabajo para comenzar el trabajo y regresar el activo a la carretera. Capacitaremos a los conductores para que puedan ver el Mantenimiento programado abierto, así como la Información basada en datos, en Geotab Drive, así como crear una Orden de trabajo o utilizar la Asistencia en carretera. Las funciones relacionadas con la Inspección de activos aún están en desarrollo, así que regrese para consultar las actualizaciones.

Solicitudes de trabajo manual (defectos)

A veces, es necesario realizar mantenimiento en un activo que está completamente inaccesible y no es rutinario. Para ello, es posible que desee crear una Solicitud de trabajo manual, que utilizamos las Listas de defectos DVIR para crear una lista de elementos que podrían parecer reparados. Revise el Uso de las listas de defectos para editar lo que podría aparecer en esta lista y, a continuación, regrese para ver cómo crear una solicitud de trabajo manual.

Gestión de solicitudes de trabajo

Puede gestionar todas las solicitudes de trabajo desde la pestaña Solicitudes, en la que se muestran todos los programas de mantenimiento, la información basada en datos y los defectos informados manualmente. Si tiene una integración de terceros, también puede ver solicitudes de esa integración mediante el propio nombre de tipo de mantenimiento.

En la tabla “Solicitudes” se muestra lo siguiente por defecto:

1. Activo: el activo asociado con ese mantenimiento.
2. Fuente: ¿cuál es la fuente de la página de solicitud de trabajo que creó este trabajo?
3. Tipo de mantenimiento: el tipo de problema que requiere mantenimiento.
4. Categorías: tipos adicionales de etiquetas que pueden ayudarlo con la creación de reportes.
5. Gravedad: lo ayuda a ver qué programas están con retraso y qué información de datos se debe priorizar. Los valores pueden ser bajo, medio o alto. Consulte el apartado Comprensión de la gravedad para obtener más información.
6. Fecha de activación: la fecha en que se creó el trabajo.
7. Estado: muestra la distancia, el tiempo que el motor ha estado encendido o los días restantes para que su solicitud esté con retraso o si ya está con retraso.

Puede realizar las siguientes tareas en la pestaña Solicitudes:

1. Reportes: descargar los reportes disponibles.
2. Programas: abrir la página Programas de mantenimiento.
3. Añadir solicitud de trabajo: crear una solicitud de trabajo.
4. Grupos: filtrar la información de la tabla por el árbol de grupo completo o seleccionar uno o varios grupos.
5. Activos: filtrar la información de la tabla por activos específicos.
6. Filtros: abrir todos los filtros disponibles, incluidos los grupos, los activos, el tipo de mantenimiento, la fuente y la gravedad.

Comprensión de la gravedad

Gravedad es una nueva función incorporada al producto Gestión de órdenes de trabajo. Le permite identificar rápidamente qué programas están con retraso y qué información basada en datos es más crítica y debe priorizarse. Los niveles de gravedad proporcionan una nueva forma de filtrar todas las solicitudes para facilitar el seguimiento del mantenimiento.

Gravedad de los programas

1. Baja: “Este mantenimiento programado aún no expira y es de baja gravedad”.
2. Media: “Este mantenimiento programado está dentro de 500 millas, 50 horas de tiempo que el motor ha estado encendido o 10 días después de su fecha de expiración”.
3. Alta: “Este mantenimiento programado está con retraso”.

✱ NOTA: Los criterios de gravedad no se pueden editar en este momento.

Gravedad de los problemas de Clasificación de sistemas eléctricos (ESR)

La Calificación de sistemas eléctricos o ESR es una calificación que mide el estado del sistema eléctrico de un vehículo en una escala de 0 a 100. Para la ESR, la gravedad tiene dos niveles:

1. Alta: clasificación de 5 a 15.
2. Crítica: clasificación de 4 e inferior.

Gravedad del porcentaje de vida útil del aceite de motor

Para el porcentaje de vida útil del aceite de motor, la gravedad tiene tres niveles:

1. Media: de un 20 % a un 50 %
2. Alta: de un 11 % a un 19 %
3. Crítica: de un 0 % a un 10 %

Organización de la información

Para organizar la información de la tabla en un orden diferente:

1. En la pestaña Solicitudes, pase el cursor sobre el encabezado de la tabla que desea cambiar el orden.
2. Haga clic en el ícono de organizar.

3. 

3. Se pueden organizar las siguientes columnas:
4. 1. Activo: en orden alfabético/numérico
   2. Fuente: en orden alfabético/numérico

Crear solicitudes de trabajo

Desde la pestaña Solicitud de trabajo de la página Gestión de órdenes de trabajo, puede crear una solicitud de trabajo para el mantenimiento inesperado que podría ser necesario para un solo activo y que no se programó para lo siguiente:

1. Seleccione Añadir solicitud de trabajo desde la parte superior derecha de la página.

2. 

2. Seleccione Activo, Defecto, Gravedad vencida en la fecha y Servicio vencido en la ventana emergente Crear solicitud de trabajo.
3. Introduzca una Descripción con los detalles relacionados con la solicitud.
4. Seleccione Añadir.

La Solicitud de trabajo se mostrará en la tabla de Solicitudes de trabajo junto con el resto de la flota. Puede seleccionarla y proceder a crear una Orden de trabajo.

Creación de una Orden de trabajo a partir de una Solicitud de trabajo

Desde la pestaña Solicitudes, seleccione varias Solicitudes de trabajo seleccionando las casillas a la izquierda de cada activo. El botón Añadir orden de trabajo se mostrará en la parte superior de la tabla, junto con otras acciones en masa: Omitir y Posponer.

Acciones de solicitud de trabajo

Omitir: crea automáticamente una Orden de trabajo para los activos seleccionados y sus Solicitudes de trabajo asociadas. Tendrá que añadir una nota para indicar por qué se omitieron estas solicitudes de trabajo. Una vez completado, su nombre de usuario se asignará a la Orden de trabajo; la Orden de trabajo se cerrará y los Trabajos de trabajo individuales tendrán su estado etiquetado como Cancelado.

Posponer: elimina automáticamente las Solicitudes de trabajo seleccionadas desde la página Solicitud de Trabajo y le pregunta si desea que regresen a la pestaña Solicitud de Trabajo en un plazo de 1 día, 7 días o 30 días. Su nombre solo se registrará en el Registro avanzado de auditoría en el que se ha pospuesto, ya que no hay ninguna Orden de trabajo abierta para esta acción.

Añadir orden de trabajo: agrupa todas las Solicitudes de trabajo seleccionadas por su activo coincidente y crea Órdenes de trabajo para cada activo. La creación de una Orden de trabajo transforma la Solicitud de trabajo en un Trabajo de trabajo y se denominará “Trabajos” en lo sucesivo.

Formulario y terminología de Orden de trabajo

Al seleccionar Añadir orden de trabajo después de seleccionar la lista de Solicitudes de trabajo, se muestra un formulario de orden de trabajo. A continuación, tendrá a su disposición los datos relacionados con los trabajos que se están completando. El formulario Orden de trabajo incluye la siguiente información:

1. Referencia: el nombre que aparece en la parte superior de la Orden de trabajo empieza con 001 y continúa aumentando automáticamente para las nuevas órdenes, pero puede darle un nuevo nombre por cualquier combinación de números y letras que desee.
2. Fecha y hora de apertura, creador: el formulario siempre muestra la hora en la que se creó la Orden de trabajo y quién la creó. Estos detalles no se pueden cambiar.
3. Última edición: actualiza automáticamente la fecha y la hora después de que alguien guarde la Orden de trabajo.
4. Visión general de la Orden de trabajo
5. 1. Información del activo: el Nombre del activo, el VIN, la Marca, el Modelo y el Año se rellenan previamente en la creación de la Orden de trabajo, si están disponibles. No se puede asignar una Orden de trabajo a un activo diferente; debe crear una nueva Orden de trabajo para ese activo si es el caso. Los detalles del activo que se muestran solo se pueden modificar en las páginas de activos.
   2. Fecha de vencimiento: una fecha introducida manualmente que controla cuándo vence la Orden de trabajo. Puede ser referenciado cuando un mecánico o proveedor de servicios ofrece una fecha estimada de finalización y si el trabajo supera este tiempo.
   3. Estado: una lista desplegable que controla el estado general de toda la Orden de trabajo. Los estados incluyen las siguientes opciones: Abierto, Programado, En curso, En espera, Completado y Cancelado. Consulte Cerrar, eliminar y guardar órdenes de trabajo para obtener más detalles.
   4. Prioridad: controla el filtrado y el orden de esta orden de trabajo en la página Orden de trabajo. Las prioridades son las siguientes: Baja, Media, Alta, Crítica.
   5. Asignado a: cuando se asigna por primera vez un nombre a una Orden de trabajo, recibirá una notificación por correo electrónico de que se le ha asignado la orden de trabajo. Si se cambia este nombre, se enviará otra notificación. El usuario asignado es responsable del cierre de esta Orden de trabajo.
   6. Sitio de reparación: Geotab ha integrado zonas en las Órdenes de trabajo. La lista desplegable Reparar sitio muestra una lista de zonas que ya están en la base de datos. La selección de la Zona en la que se encuentra su taller o proveedor de servicios puede ayudarlo a analizar los datos relacionados con el tiempo total de inactividad del vehículo y el análisis de los costos de reparación a lo largo del tiempo.
   7. Motivo de la reparación y clase de reparación: seleccione la información de reparación relacionada con su Orden de trabajo.

6. 

5. Hora del motor y odómetro: ambos valores se incluyen automáticamente, si están disponibles, cuando se crea la Orden de trabajo. Estos valores no cambiarán automáticamente. Si el vehículo se mueve mientras la Orden de trabajo está abierta, puede editar manualmente la información. Al cerrar la Orden de trabajo, estos valores afectarán directamente a los Programas de mantenimiento periódico creados para los activos, por lo que es importante mantenerlos precisos.
6. Costos totales: esta sección se suma automáticamente dependiendo de los costos ingresados en los trabajos individuales. La moneda se puede cambiar si se le cobra en una moneda determinada para la reparación, pero, si otro usuario la revisa, verá la moneda en su tipo de cambio correcto.
7. Notas y archivos adjuntos: añada notas o archivos relevantes (p. ej., diagramas, fotos). Asegúrese de que los accesorios estén claramente etiquetados. Puede cargar hasta 10 archivos por orden de trabajo, sin embargo, cada archivo debe permanecer por debajo de 2 MB.

Definición de Trabajos de orden de trabajo

La sección Trabajos de una Orden de trabajo tiene todos los Trabajos asignados que se deben realizar dentro de la Orden de trabajo, que originalmente provenían de la página Solicitud de trabajo. En esta sección, se incluyen varias funciones:

1. Añadir más: busque las Solicitudes de trabajo abiertas que podrían ser asignadas a esta Orden de trabajo o cree una nueva Solicitud de trabajo manual para asignarla como un trabajo en esta Orden de trabajo.
2. Todos los trabajos pendientes: añada todos los trabajos pendientes para este activo.

Edición de un trabajo

Para editar un Trabajo, seleccione el nombre del trabajo en la lista Trabajos.

La página de detalles del trabajo de Mantenimiento muestra lo siguiente:

1. Información general
2. 1. Muestra el Activo y el VIN del activo que realiza el trabajo.

3. 

1. Detalles del trabajo
2. 2. Nombre del trabajo: el nombre de esta sección se asigna automáticamente en función del nombre del Programa de mantenimiento u otra fuente que originó la Solicitud de trabajo.
   3. Nombre de la fuente, fecha y hora de activación: muestra qué fuente de la página Solicitud de trabajo ha creado este trabajo, junto con la fecha y la hora.
   4. Código del sistema VMRS: basado en las Normas de informes de mantenimiento de vehículos (VMRS), un sistema estandarizado de códigos alfanuméricos que se utiliza para realizar un seguimiento y clasificar la información de mantenimiento de vehículos y equipos. Geotab incorporará los campos Sistema, Componente y Montaje para ayudar a realizar un análisis de datos mucho más amplio de los datos de mantenimiento.
   5. Trabajo de mantenimiento realizado: otro código VMRS que puede introducir manualmente.
   6. Estado del trabajo: el estado de la tarea específica de este trabajo. Puede ser Abierto, Programado, En curso, En espera, Completado, o Cancelado. Para cerrar una Orden de trabajo, el Estado final por trabajo debe ser Completado o Cancelado, lo que significa que el trabajo se ha realizado o no se ha realizado.
   7. Trabajo iniciado/Trabajo completado: ayudan a capturar la cantidad de tiempo que tardó el trabajo en análisis de datos posteriores y en comparación con los costos de horas de mano de obra.
   8. Prioridad: la importancia de la reparación. Las opciones son Baja, Media, Alta y Crítica (prioridad más alta).
   9. Descripción: introduzca los detalles específicos de este trabajo.

3. 

2. Costos
3. 1. Mano de obra: el Costo del mecánico o del centro de servicio por realizar el trabajo en el activo.
   2. Horas de mano de obra: el total de horas dedicadas al Trabajo.
   3. Costo de piezas: la suma total de los costos de todas las piezas del Trabajo.

4. ✱ NOTA: La mano de obra, las horas y las piezas se resumen en la Orden de trabajo a la que están conectados los trabajos, lo que le proporciona un total de la Orden de trabajo en sí.

5. 

3. Notas y archivos adjuntos: detalles escritos para que los mecánicos u otras personas los revisen por separado, como una nota de que se trata de un problema recurrente, o de que la pieza sustituida no era la pieza normal, etc.

Cerrar, Eliminar y Guardar órdenes de trabajo

Desde cada página de Orden de trabajo, puede elegir Eliminar, Guardar o Cerrar.

1. Eliminar: seleccione esta opción para eliminar una Orden de trabajo y, a continuación, seleccione Eliminar en el mensaje de confirmación si está seguro de que desea eliminar. Cuando se elimina una Orden de trabajo, los Trabajos asignados a esta se cancelan automáticamente. El Registro avanzado de auditoría registrará al usuario que eliminó la Orden de trabajo, así como la fecha y la hora en que se eliminó.
2. Guardar: seleccione esta opción para guardar el progreso actual y los cambios realizados en la Orden de trabajo. Si intenta cerrar accidentalmente la página con una orden de trabajo sin guardar, una ventana de confirmación le recordará que guarde antes de cerrar.
3. Marcar como cerrado: cuando se completaron todos los trabajos de una orden de trabajo, es el momento de marcarla como cerrada. También se puede cerrar antes de que todos los trabajos se marquen como Completados, pero, en este caso, aparecerá una ventana de confirmación que le preguntará si desea marcar los trabajos restantes como cancelados. Cuando se Completa una Orden de trabajo, la Orden de trabajo se registra en la página Orden de trabajo para su revisión en el futuro. El Registro avanzado de auditoría registrará el usuario que cerró la Orden de trabajo, así como la fecha y hora en que se produjo.

Importación en masa de Órdenes de trabajo

Para importar Órdenes de trabajo en masa:

1. Seleccione la pestaña Trabajos desde la página Gestión de órdenes de trabajo.
2. En el menú superior, seleccione Mantenimiento de importación en masa.
3. Antes de crear el archivo, seleccione Descargar archivo de plantilla y revise el archivo de Excel para organizar la información de mantenimiento en su propio archivo.
4. Añada el archivo al Archivo de arrastre aquí o haga clic en para examinar y, a continuación, seleccione Importar.
5. 1. Si recibe un mensaje de error, vuelva a comprobar el formato del archivo de plantilla e inténtelo de nuevo. La ventana emergente debe informarle sobre los errores.
1. Sus datos de mantenimiento se registrarán como Órdenes de trabajo cerradas con todos los datos que introduzca en su archivo de Excel.
2. 2. Utilice el estado Completado y filtre por un activo específico en la página Orden de trabajo para encontrar el registro cargado.

Ayúdenos a mejorar la función.

No dude en enviarnos sus comentarios directamente a través de Soporte técnico > Enviar comentarios a Geotab o a través del Chat en vivo.

Preguntas frecuentes

API e integraciones: ¿están disponibles los datos de la Orden de trabajo de mantenimiento en una API pública?

Todavía estamos trabajando para añadir los puntos finales de la API a nuestra documentación de SDK y probar todas las conexiones actualmente.

¿Puedo descargar un reporte de todas mis Órdenes de trabajo?

Sí. En la pestaña Orden de trabajo de la página Gestión de órdenes de trabajo, seleccione Reportes en el menú superior para descargar el reporte de Orden de trabajo. Esto solo descargará los datos de todas las Órdenes de trabajo que haya cargado durante la búsqueda en esa página.

¿Dónde están mis antiguos reportes de Recordatorios, Próximo mantenimiento y Registros de mantenimiento?

Las páginas antiguas de estos informes ya no funcionan y se han sustituido en MyGeotab. La pestaña Solicitud de trabajo es el nuevo Reporte de próximo mantenimiento, mientras que la pestaña Órdenes de trabajo es la nueva página Registros de mantenimiento y la página Recordatorios es ahora la página Programas. Las páginas actuales utilizan API y codificación nuevas, por lo que los reportes antiguos de las páginas no funcionan. Se pueden crear nuevos reportes a partir de cualquiera de estas páginas nuevas.

Para aquellos que utilizaban el sistema antiguo, todos los Registros de mantenimiento de la base de datos se convirtieron en Órdenes de trabajo completadas, un registro de Mantenimiento por cada Orden de trabajo. No se ha eliminado ningún dato de registros antiguos.

¿Puedo regresar a la antigua página de Recordatorios, Próximo mantenimiento y Registros de mantenimiento?

No. Estas páginas han quedado obsoletas y ya no se puede acceder a ellas.