Februar 2025

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Inhaltsverzeichnis

Einleitung

Dieses Dokument dient als Handbuch für das Modul Routenplanung und Optimierung – Disposition in MyGeotab. Das Modul Disposition arbeitet mit dem Modul Mobile Geräte zusammen, mit denen Ressourcen Ihre zugewiesenen Termine anzeigen und deren Status angeben. Mit nahezu in Echtzeit ein- und ausgehenden Updates können Benutzer von Disposition proaktiv die Termine des Tages verwalten und Ressourcen vor Ort unterstützen. Wichtige dynamische Kennzahlen heben Elemente hervor, welche Aufmerksamkeit erfordern, und sinnvolle Anpassungen können einfach vorgenommen werden. Dadurch ermöglicht das Modul Disposition Benutzern, rasch auf die sich ständig ändernde Umgebung vor Ort zu reagieren und gleichzeitig den Routenfortschritt im Auge behalten.

! WICHTIG: Für die Nutzung dieses Moduls ist ein Abonnement der erweiterten Routenplanung erforderlich.

Voraussetzungen

Voraussetzung für die Verwendung des Moduls Disposition ist, dass in Routenplanung und Optimierung im Modul Route ein Plan zugewiesen wird.

! WICHTIG: Das Modul Disposition kann erst verwendet werden, wenn für den Tag und die von Ihnen verwaltete Zweigstelle ein Plan zugewiesen wurde. Weitere Informationen zum Modul Route finden Sie im Benutzerhandbuch Routenplanung und Optimierung – Route.

Erste Schritte

Die Disposition kann direkt über MyGeotab aufgerufen werden.

So greifen Sie auf das Modul Disposition zu:

Modul „Disposition“

Das Modul Disposition ist in zwei Ansichten unterteilt: die Schaltzentrale und die Planungstafel. Wechseln Sie zwischen den beiden Ansichten, indem Sie auf die entsprechende Schaltfläche klicken.

Schaltzentrale

Auf einen Blick bietet die Schaltzentrale eine Ansicht der wichtigsten Kennzahlen am gleichen Tag für alle überwachten Zweigstellen, denen im Modul Route Pläne zugewiesen sind. Weitere Details finden Sie in den Kennzahl-Buckets. Hier können Sie Termine am selben Tag erstellen, die zu überwachenden Zweigstellen auswählen und vieles mehr.

✱ HINWEIS: Alle Daten der Schaltzentrale basieren auf den ausgewählten überwachten Zweigstellen (Registerkarte Zustand > Auswahl ändern > Zweigstellenauswahl).

1. Übersicht über die Kennzahlen: Zeigt Trends beim pünktlichen Eintreffen im Zeitverlauf sowie eine Übersicht über Terminkennzahlen an. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Zusammenfassung.
2. Zusammenfassung: Die Standardansicht beim Starten von Disposition. Bietet eine Echtzeit-Übersicht über die Terminstatus aller überwachten Zweigstellen.
3. Zustand: Zeigt eine schnelle Übersicht über die Kennzahlen an, die für die überwachte Zweigstelle - spezifisch sind.

4. ✱ HINWEIS: Klicken Sie auf Auswahl ändern und wählen Sie dann die Zweigstelle(n) aus, die überwacht werden soll(en). Diese Auswahlen sind benutzerspezifisch.

4. Termine am selben Tag: Zeigt eine Metrik an und bietet eine Möglichkeit, neue Termine für eine bestimmte Zweigstelle zu erstellen, die dann dem Plan des aktuellen Tages als nicht zugewiesen hinzugefügt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen eines Termins.
5. Kennzahl-Buckets: Kategorien von Terminen und Ressourcen, die nach relevanten Kennzahlen gruppiert sind und anhand derer einige Maßnahmen ergriffen werden können. Jede Zahl innerhalb des Kennzahl-Buckets steht für die entsprechende Anzahl an Elementen.
6. Panel „Alle Aktivitäten“: Zeigt Dispositions-Ereignisse mit Benutzerzeitstempeln an, sobald sie auftreten.

Zusammenfassung

Die Übersicht über die Kennzahlen – Zusammenfassung ist in zwei Abschnitte unterteilt:

1. Kennzahl für pünktliche Ankunft (On Time Arrival Metric (OTA %)), die folgende Informationen beinhaltet:
2. 1. Geplant termingerecht: Zeigt den Prozentsatz aller geplanten Termine mit pünktlicher Ankunft an, die derzeit nicht in Arbeit sind.
   2. Aktuell termingerecht: Zeigt den Prozentsatz aller geplanten Termine mit pünktlicher Ankunft an, die abgeschlossen und/oder derzeit in Arbeit sind.
   3. Verpasst: Zeigt die Anzahl der Termine an, bei denen das Zeitfenster für den geplanten Termin verpasst wurde.

3. 

2. Mit Terminkennzahlen werden die Termine des Tages dynamisch nach Status kategorisiert.
3. 1. Unvollständig: Anzahl der nicht durchgeführten und/oder stornierten Termine
   2. Neuer Termin: Anzahl der Termine, die auf ein anderes Datum verschoben wurden.
   3. Abgeschlossen: Anzahl der heute abgeschlossenen Termine
   4. Ausstehend: Anzahl der Termine, die noch nicht begonnen wurden und noch als termingerecht betrachtet werden
   5. Geplant: Anzahl der für den Tag geplanten Termine
   6. Termine am selben Tag: Anzahl der heute erstellten und für heute geplanten Termine

Termine, die in den ausgewählten überwachten Zweigstellen geplant wurden, können Sie anzeigen, indem Sie in der Leiste mit den Terminkennzahlen auf eine beliebige Stelle klicken.

Die Leiste mit den Terminkennzahlen ermöglicht Folgendes:

1. Auswählen, welche Details über die Option Spalten angezeigt werden sollen, indem Sie den Schalter für bis zu 12 der folgenden Optionen ein- oder ausschalten:
2. 1. Standort
   2. Auftragstyp
   3. Startzeit (geschätzte oder tatsächliche Startzeit vor Ort)
   4. Endzeitpunkt (geschätztes oder tatsächliches Ende vor Ort)
   5. Beginn des Zeitfensters (Zeitfenster für Termin)
   6. Ende des Zeitfensters (Zeitfenster für Termin)
   7. Dauer
   8. Fahrtzeit
   9. Straße (Anschrift)
   10. Ort
   11. Postleitzahl
   12. Ressource
   13. Ressourcenteam
   14. Kunde
   15. Telefonnummer des Kunden

3. ✱ HINWEIS: Maßnahmen und Termin-ID werden standardmäßig immer angezeigt.

2. Mit den Sortieroptionen sortieren Sie die Termine anhand einer oder mehrerer Spalten in auf- oder absteigender Reihenfolge. Klicken Sie abschließend auf Anwenden.
3. Klicken Sie in der Spalte Maßnahmen auf Termin bestätigen, um ein Ereignis hinzuzufügen oder zu überprüfen. Sie können auch auf Anmerkungen klicken, um einen Hinweis hinzuzufügen oder zu überprüfen.

Sie können den aktuellen Terminstatus und den Ereignistyp Termin bestätigen wie durch die folgenden Symbole definiert einsehen.

Kennzahl-Buckets

In interaktiven Buckets wird eine Übersicht über die einzelnen Dispositions-Kennzahlen angezeigt, mit denen die aktuelle Ereignisanzahl angezeigt wird. Dabei enthalten einige Buckets Unterkategorien und Zählungen.

Die Farben und Zahlen der Buckets liefern visuelle Hinweise, um bei Bedarf die Aufmerksamkeit dort hinzulenken:

1. Hellgrau: Aktivität in diesem Bucket
2. Dunkelgrau: Keine Aktivität in diesem Bucket
3. Rot: Wird nur für die Kategorie „Ressource gefährdet“ angezeigt, falls zutreffend.

Unterkategorien von Buckets

Mit den Unterkategorien von Buckets soll die Anzahl der Ereignisse nach Schweregrad in Übereinstimmung mit der Zeit hervorgehoben werden.

1. Jetzt: Terminzeitfenster hat begonnen oder wurde verpasst
2. In 1 Std.: Das Zeitfenster für den Termin beginnt innerhalb von 1 Stunde ab dem jetzigen Zeitpunkt.
3. In 2 Std.: Das Zeitfenster für den Termin beginnt innerhalb von 2 Stunden ab dem jetzigen Zeitpunkt.
4. In 3+ Std.: Das Zeitfenster für den Termin beginnt innerhalb von 3 oder mehr Stunden ab dem jetzigen Zeitpunkt.

✱ HINWEIS: Die Bucket-Unterkategorien Verfügbare Ressourcen beziehen sich auf die Anzahl der Ressourcen und den voraussichtlichen Zeitpunkt ihrer Verfügbarkeit.

Klicken Sie auf einen der Buckets, um Details zu dem Termin und/oder Ressource zu sehen.

Bucket-Filter

Verwenden Sie, sobald Sie sich in einem Bucket befinden, die vordefinierten Schweregrad-Zeit-Filter, um die spezifische Liste für Termine bzw. Ressourcen anzuzeigen. Klicken Sie dazu auf eine oder mehrere Unterkategorien (Jetzt, 1 Stunde, 2 Stunden, 3 Stunden oder mehr). Die Filter gelten auch für die Karte, mit der entsprechenden Filterfarbe.

Die Terminliste kann weiter gefiltert werden. Wenn Sie auf die Schaltfläche Sortieren klicken, können weitere Terminkategorien angezeigt werden. Mit den Schiebereglern aktivieren bzw. deaktivieren Sie die folgenden Optionen:

1. Nach Auftragstypgruppe filtern
2. Verpasste Termine anzeigen
3. Zugewiesene Termine anzeigen
4. Nicht zugewiesene Termine anzeigen
5. Nach Ereignis zur Terminverifizierung filtern

Sobald Sie einen oder mehrere Termine ausgewählt haben, klicken Sie auf eine beliebige Stelle außerhalb der Liste, um sie auszublenden. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Zurück, um zu der jetzt gefilterten Terminliste zurückzukehren.

Klicken Sie auf einen auf der Karte angezeigten Termine, um zusätzliche Informationen anzuzeigen und Maßnahmen wie das Hinzufügen eines „Zuhause bestätigen“-Ereignisses oder von Hinweisen zu ergreifen oder die Dauer zu ändern.

Wechseln Sie zu einem anderen Bucket, ohne zur Schaltzentrale zurückzukehren, indem Sie in der oberen Listenansicht darauf klicken.

Panel „Alle Aktivitäten“:

Das Panel „Alle Aktivitäten“ ist ein Datenprotokoll, in dem nahezu in Echtzeit Ereignisse angezeigt werden, wie sie im Verlaufe des Tages in allen Zweigstellen mit Aktivität auftreten.

1. Mit dem Feld Suche suchen Sie nach Ereignissen für einen bestimmten Termin oder eine bestimmte Ressource und filtern diese.
2. Erweitern Sie die vordefinierten Aktivitätstypen, um die Datensätze einzusehen. Außerdem wird die aktuelle Menge der einzelnen Aktivitätstypen angegeben.
3. Mit der Funktion Herunterladen exportieren Sie alle Aktivitätsdaten (zum gegenwärtigen Zeitpunkt) in eine CSV-Datei.

Planungstafel

Mithilfe der Planungstafel werden Termine und Ressourcen in einer bestimmten Zweigstelle überwacht und verwaltet, sodass Sie den Status der Ressource und des Termins im Laufe des Tages nahezu in Echtzeit einsehen können. Hier können Sie Maßnahmen in Bezug auf Termine ergreifen, etwa Termine neu zuweisen oder die Dauer ändern, während die Routenkennzahlen als Reaktion auf die Anpassungen aktualisiert werden.

Anzeigen der Planungstafel

1. Wechseln Sie zwischen den Zweigstellen, indem Sie auf die entsprechende Zweigstelle klicken.

2. 

2. Sie können auch die Dropdown-Liste oberhalb der Ressourcenliste verwenden.

3. 

3. Passen Sie die Größe der Details in der Planungstafel an, indem Sie zwischen kleiner, mittlerer und großer Ansicht wählen.

4. 

4. Mit den Positionsschaltflächen zeigen Sie Routen über den Tag an, indem Sie rückwärts, zur aktuellen Uhrzeit oder vorwärts navigieren oder auf eine beliebige Stelle (außer einem Termin) klicken und nach links oder rechts ziehen.

5. 

5. Suchen Sie nach einem Termin oder einer Ressource und klicken Sie dann auf die Auswahl, um Ihre Ansicht zu fokussieren.
6. Bestimmen Sie den aktuellen Terminstatus nach Farbe.
7. 1. Blau: Zugewiesen (pünktlich, innerhalb des Terminzeitfensters)
   2. Gelb: Gefährdet (Termin könnte verpasst werden)
   3. Rot: Verspätet (Terminzeitfenster verpasst)

8. 

9. ✱ HINWEIS: Abgeschlossene Termine werden blau angezeigt, unabhängig davon, ob das Terminzeitfenster verpasst wurde.

7. Bewegen Sie den Mauszeiger über einen zugewiesenen Termin, um im Bereich Termindetails die folgenden Informationen anzuzeigen:
8. 1. Terminstatus
   2. Terminzeitfenster und Auftragsart
   3. Termin-ID
   4. Dauer (Zeit vor Ort), angepasst an die Arbeitsleistung der zugewiesenen Ressource
   5. Kundenname und Kundennummer
   6. Adresse des Termins
   7. Zugewiesene Ressource und deren Team
   8. (Geschätzte) Ankunftszeit
   9. Fahrzeit und Fahrstrecke
   10. Spätzeit, falls zutreffend

9. 

8. Zeigt geplante Ressourcen und deren aktuellen Status an, Bereit (Symbol mit grünem Kreis), Nicht bereit (weißes Symbol ohne Symbol), Gefährdet (rotes Dreieck) oder Sonstige Aktivität (braune Kaffeetasse) sowie den Prozentsatz der Auslastung an.

9. 

10. 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Sortieren nach, um die Sortierung der Ressourcenliste anzupassen und nach Team zu gruppieren (falls zutreffend).
11. 1. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Informationssymbol, um weitere Details zur Ressource wie Arbeitsleistung, Zeitplan, Start- und Endadresse usw. zu sehen.

12. 

9. Wählen Sie eine oder mehrere Ressourcen aus und klicken Sie dann auf Karte öffnen, um die Routen auf einer Karte mit Terminen anzuzeigen, die nach Reihenfolge notiert sind.

1. Vergrößern oder verkleinern Sie die Karte mit dem Mausrad oder mit den Plus-/Minus-Schaltflächen
2. Erweitern Sie die Karte, indem Sie auf die Schaltfläche Erweitern klicken und so den Vollbildmodus aufrufen.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ebenen, um die Anzeige weiterer Datenpunkte auf der Karte umzuschalten.

1. Klicken Sie auf Karte schließen, um die Kartenansicht zu schließen.

Zuweisen eines nicht zugewiesenen Termins

Klicken Sie auf die Schaltfläche Nicht zugewiesene Termine (grünes Dreieck), um die Liste zu erweitern und zu durchsuchen.

✱ HINWEIS: Die Anzahl der nicht zugewiesenen Termine wird auf der Schaltfläche angezeigt.

So weisen Sie einen nicht zugewiesenen Termin zu:

1. Klicken Sie in der erweiterten Liste auf einen Termin und ziehen Sie ihn auf die Route der gewünschten Ressource.
2. Lassen Sie die Taste los, sobald die richtige Route ausgewählt ist. Dies wird durch die blauen Striche um die Route herum angezeigt.

3. 

3. Die gewünschte Ressource wird herausgefiltert und das Panel mit den Termindetails wird angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zuweisung bestätigen, um die Aktion abzuschließen, oder drücken Sie die Esc-Taste, um den Vorgang abzubrechen.

✱ HINWEIS: Der Termin wird automatisch in optimaler Reihenfolge eingefügt, unabhängig von der in Schritt 3 festgelegten Position. Sie können die Reihenfolge des Termins ändern, nachdem Sie die Zuweisung bestätigt haben.

Neuzuweisen eines zugewiesenen Termins

Termine können durch Klicken und Ziehen von einer Ressource einer anderen zugewiesen werden.

1. Klicken Sie in der aktuellen Route einer Ressource auf einen Termin und ziehen Sie diesen auf die Route der anderen Ressource.
2. Lassen Sie die Taste los, sobald die richtige Route ausgewählt ist. Dies wird durch die blauen Striche um die Route herum angezeigt.

3. 

3. Die Routen der beiden Ressourcen werden gefiltert, und der Bereich mit den Termindetails wird angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zuweisung bestätigen, um die Aktion abzuschließen, oder drücken Sie die Esc-Taste, um den Vorgang abzubrechen.

✱ HINWEIS: Der neu zugewiesene Termin wird automatisch am Ende der Route der anderen Ressource hinzugefügt, unabhängig von der in Schritt 2 festgelegten Position. Sie können den Termin nach Schritt 3 neu einordnen.

Neuordnen eines zugewiesenen Termins

Zugewiesene Termine können innerhalb der Route einer Ressource neu angeordnet werden. Anschließend werden die geschätzten Ankunfts- und Fahrzeiten für alle Termine innerhalb der Route automatisch neu berechnet und entsprechend aktualisiert.

1. Klicken Sie auf den gewünschten Termin und ziehen Sie ihn entlang der Route an die Zielposition.

2. ✱ HINWEIS: Die Position der Zielsequenz wechselt von grün zu weiß, wenn der Termin entlang der Route gezogen wird.

2. Lassen Sie die Taste an der gewünschten Position in der Reihenfolge los.

3. 

4. Zugewiesene Termine einsehen und ändern

3. Klicken Sie auf den gewünschten zugewiesenen Termin innerhalb einer Route, damit der Bereich mit den Termindetails angezeigt wird.
4. Im Bereich Termindetails werden die folgenden Optionen angezeigt. Klicken Sie zum Anzeigen oder Bearbeiten:
5. 1. Bestätigen – Zum Anzeigen oder Hinzufügen des entsprechenden Ereignisses und eines optionalen Kommentars.
   2. Hinweise – Zum Anzeigen vorhandener Hinweise oder Hinzufügen eines neuen Hinweises.
   3. Codes – zeigt vorhandene Codes an. Informationen zum Hinzufügen eines Codes zu „abgeschlossen“, „nicht erledigt“ oder „abgebrochen“ finden Sie in Schritt 2 des Abschnitts „Zugewiesenen Termin schließen“.

   4. ✱ HINWEIS: Codes können nach dem Hinzufügen und Speichern nicht mehr geändert werden.

   4. Details – Zeigt an, ob dem Termin eine Gesperrte Ressource oder Bevorzugte Ressource zugeordnet ist.
5. Klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten (Bleistift) und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
6. 1. Bearbeiten – Ändern Sie die Dauer des Termins im Status Zugewiesen oder Unterwegs.
   2. Zuweisung aufheben – Hebt die Zuweisung des Termins zu der Ressource auf.

   3. ✱ HINWEIS: Nur verfügbar für Termine mit dem Status Zugewiesen.

   3. „Unterwegs“ durchsetzen – Ändert den Terminstatus von Zugewiesen in Unterwegs.

   4. ✱ HINWEIS: Wenn sich der Termin im Status Unterwegs befindet, wird die Option „Zum Termin schicken“ rückgängig machen angezeigt.

   4. „Zum Termin schicken“ wird ausgeführt – Ändert den Terminstatus von Unterwegs in Wird ausgeführt.

7. ✱ HINWEIS: Wenn sich der Termin im Status Wird ausgeführt befindet, wird danach die Option Rückgängig machen wird ausgeführt angezeigt.

6. Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen zu speichern.

Zugewiesenen Termin schließen

1. Klicken Sie innerhalb der Route auf den gewünschten zugewiesenen Termin, der ausgeführt wird, damit das Panel mit den Termindetails angezeigt wird.
2. Klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten (Bleistift) und wählen Sie die Option Termin schließen aus.
3. Legen Sie die erforderliche Schließzeit fest, und klicken Sie auf den entsprechenden Status (Abhscließen, abgebrochen oder nicht erledigt).
4. 1. Optional: Wählen Sie Schließ-Codes und/oder Arbeitscodes und fügen Sie Kommentare ein.
1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Termin schließen, um den Status zu speichern und zu aktualisieren.

Anzeigen und Ändern eines nicht zugewiesenen Termins

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Nicht zugewiesene Termine (grünes Dreieck).
2. Blättern Sie durch die Liste der Termine oder suchen Sie mit dem Feld Suchen nach einem bestimmten Termin

3. 

3. Klicken Sie in der Liste auf den Termin. Der Bereich Termindetails wird zur Überprüfung geöffnet.

4. 

4. Klicken Sie im Bereich Termindetails, um Folgendes anzuzeigen oder zu bearbeiten:
5. 1. Bestätigen – Zum Anzeigen oder Hinzufügen des entsprechenden Ereignisses und eines optionalen Kommentars.
   2. Hinweise – Zum Anzeigen vorhandener Hinweise oder Hinzufügen eines neuen Hinweises.
   3. Codes – zeigt vorhandene Codes an.
   4. Details – Zeigt an, ob dem Termin eine Gesperrte Ressource oder Bevorzugte Ressource zugeordnet ist.
5. Klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten (Bleistift) und wählen Sie Info bearbeiten aus, um die Dauer des Termins zu ändern.
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um Ihre Änderungen zu speichern.

Erstellen eines Termins

Neue Termine können in der Planungstafel erstellt und dann einer Ressource zugewiesen werden.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche + Termin erstellen. Das Fenster Neuen Termin erstellen wird angezeigt.

2. ✱ HINWEIS: Als Zweigstelle ist standardmäßig die in der Planungstafel ausgewählte Zweigstelle eingestellt. Diese kann nicht geändert werden.

3. 

2. Füllen Sie die Felder aus:

3. Termin (alle sind erforderlich)

4. 1. Termin-ID* – Geben Sie die ID manuell ein oder starten Sie mit der Aktualisierungsschaltfläche die automatische Erstellung.
   2. Auftragsart* – Suchen Sie nach der Auftragsart oder wählen Sie in der Dropdown-Liste eine aus.
   3. Beginn des Zeitfensters* (Zeitfenster für Termin)
   4. Ende des Zeitfensters* (Zeitfenster für Termin)
   5. Adresse – Verwenden Sie das Suchfeld und klicken Sie auf die richtige Adresse, sobald sie erscheint.
   6. Dauer* – Zeit vor Ort, kann bei Bedarf geändert werden, standardmäßige Dauer pro Auftragstyp wird automatisch übernommen
   7. Umsatz* – Kann bei Bedarf geändert werden, standardmäßiger Umsatz pro Auftragstyp wird automatisch übernommen

   8. Kontaktdaten (nur Name erforderlich)

   8. Name der Kontaktperson*
   9. E-Mail
   10. Primäre Telefonnummer
   11. Sekundäre Telefonnummer
   12. Hinweis hinzufügen – für den Termin relevante Informationen
3. Klicken Sie auf Speichern oder Speichern und weiteren erstellen (wiederholen Sie dann die oben genannten Schritte). Der neue Termin wird der Liste Nicht zugewiesene Termine hinzugefügt.