Paramètres de purge Guide de l’utilisateur
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Guide de l’utilisateur
Avril 2024
Table des matières
Introduction
Ce guide de l’utilisateur décrit la fonction de purge de l’application Gestion de flotte. Il est destiné aux administrateurs de base de données et traite du fonctionnement de la fonction, des catégories de purge et des périodes de conservation, et comprend une foire aux questions.
Renseignements sur le produit
Il est parfois nécessaire de supprimer des données dans votre base de données. La fonction de purge vous permet de supprimer définitivement certains types de données, y compris des données privées, à des intervalles précis. Cette fonction vous permet de configurer jusqu’à 20 séances de purge.
✱ REMARQUE : La fréquence de purge des nouvelles bases de données est configurée par défaut à deux ans pour toutes les catégories de données. Cette fonction est activée par défaut.
Pour commencer
Les paramètres de purge peuvent uniquement être modifiés par un administrateur de l’entreprise. Pour accéder à cette fonction, assurez-vous de détenir le type d’utilisateur Administrateur.
Marche à suivre pour utiliser la fonction de purge
- Dans le menu principal, sélectionnez Administration, Système…, puis Paramètres du système.
- Sous l’onglet Purge, activez le bouton à bascule de l’option Purger régulièrement les données plus anciennes.
- Cliquez sur le bouton Planification de purge pour planifier une purge pour un groupe, puis cliquez sur le calendrier pour développer la section des paramètres de purge.
- Sélectionnez le Groupe pour la purge dans le menu déroulant.
- Sélectionnez la durée de conservation de chaque type de données. Lorsque la période de conservation sélectionnée sera écoulée, les données seront supprimées définitivement.
- Cliquez sur Enregistrer. Une fenêtre contextuelle s’affiche pour confirmer la suppression des données.
- Confirmez les nouveaux paramètres de purge en saisissant votre mot de passe.
- Cliquez sur le bouton Activer. Lorsque vous activez une purge, tous les administrateurs de votre base de données reçoivent une notification.
Détermination des catégories de purge
Dans l’application Gestion de flotte, les purges et les périodes de conservation des données peuvent être établies pour chacune des catégories suivantes :
- Données de conduite et données sur les exceptions
- Données sur les transactions de carburant
- Données de la HOS
- Données d’inspection des actifs
- Données de trajets personnels
Données de conduite et données sur les exceptions
Les éléments suivants seront supprimés dans cette catégorie :
- GpsData
- TripsData
- StatusData
- FaultData
- BinaryData
- ExceptionEventData
- DriverChangeData
- DebugData
- NotificationData : les données connexes sont supprimées plus fréquemment, et non seulement lors des purges.
- BinaryMessageData
- TextMessageData
- Notification : Notification et NotificationData se rapportent aux journaux des notifications du système.
- ZoneData
- RouteData
- TrailerAttachmentData
✱ REMARQUE : Veuillez consulter notre Guide sur les produits pour en savoir plus sur ces éléments.
Données sur les transactions de carburant
Seul l’élément FuelTransaction sera supprimé.
✱ REMARQUE : Les données d’état relatives au carburant ne seront pas supprimées avec cette catégorie.
Données de la HOS
Les éléments suivants seront supprimés dans cette catégorie :
- DutyStatusLogs
- ShipmentLogData
- AnnotationLogData
Données d’inspection des actifs
Seul l’élément DVIRLogs sera supprimé.
✱ REMARQUE : Cet élément s’appelait auparavant DVIR.
Données privées
Seul l’élément Données privées sera supprimé.
✱ REMARQUE : Cela s’applique si les trajets sont considérés comme privés, ou si certaines données de trajet et enregistrement du journal sont documentés durant les trajets privés.
Foire aux questions (FAQ)
Q : Nous avons activé la fonction de purge dans l’interface utilisateur, et une date s’affiche à côté du calendrier de purge. Quelle est cette date?
R : Lorsque la purge est initialement activée, la première purge a lieu sept jours plus tard. Cela permet aux autres administrateurs de vérifier l’exactitude de la configuration. Cette modification étant irréversible, elle doit être effectuée judicieusement.
Q : Que se passe-t-il lorsqu’un dispositif ou un utilisateur est associé à plus d’un calendrier de purge?
R : Si un dispositif ou un utilisateur est associé à plus d’un calendrier de purge, la purge utilisera par défaut celui qui conserve le plus de données pour ce dispositif ou cet utilisateur. Par exemple, si le dispositif « A » est associé à un calendrier de purge qui supprime les données datant de plus de six mois et qu’il est également associé à un autre calendrier qui supprime les données datant de plus d’un an, seules les données datant de plus d’un an seront supprimées.
Q : Quelles sont les heures de début et de fin de la purge?
R : Lorsque la purge est configurée dans les Paramètres du système de la base de données, elle commence par défaut entre 20 h et minuit et se termine à 5 h. Le fuseau horaire est sélectionné en fonction de la majorité des fuseaux horaires des utilisateurs de la base de données.
Q : Que dois-je faire si j’ai déjà activé la fonction de purge?
R : Si la fonction est déjà activée, assurez-vous que le calendrier de purge est configuré correctement. Il est important de vous assurer que seules les données non pertinentes pour tout produit réglementaire utilisé dans notre système sont supprimées, sur le plan légal de la conservation des données.
Q : Si des données sont supprimées par erreur à l’aide de cette fonction, le fournisseur de télématique peut-il m’en remettre une copie?
R : Une fois les données supprimées à l’aide de cette fonction, le fournisseur de télématique n’a plus accès à ces données. Il est important que vous conserviez toutes les données nécessaires pour satisfaire aux exigences légales et réglementaires de votre organisation. Vous pouvez purger ou télécharger vos données à l’aide de l’application Gestion de flotte.
Q : Les fichiers de tachygraphe ont-ils été purgés aujourd’hui?
R : Non; la fonction actuelle ne supprime pas ces données.
Q : La purge de données est-elle effectuée dans les bases de données actives et inactives?
R : Toutes les bases de données (actives et inactives) dans lesquelles un calendrier de purge a été configuré seront purgées conformément aux périodes de conservation des données définies dans le calendrier de purge.
Ressources et coordonnées
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