Guide de l’utilisateur

Avril 2024

Table des matières

Introduction

Ce guide de l’utilisateur décrit la fonction de purge de l’application Gestion de flotte. Il est destiné aux administrateurs de base de données et traite du fonctionnement de la fonction, des catégories de purge et des périodes de conservation, et comprend une foire aux questions.

Renseignements sur le produit

Il est parfois nécessaire de supprimer des données dans votre base de données. La fonction de purge vous permet de supprimer définitivement certains types de données, y compris des données privées, à des intervalles précis. Cette fonction vous permet de configurer jusqu’à 20 séances de purge.

✱ REMARQUE : La fréquence de purge des nouvelles bases de données est configurée par défaut à deux ans pour toutes les catégories de données. Cette fonction est activée par défaut.

Pour commencer

Les paramètres de purge peuvent uniquement être modifiés par un administrateur de l’entreprise. Pour accéder à cette fonction, assurez-vous de détenir le type d’utilisateur Administrateur.

Marche à suivre pour utiliser la fonction de purge

1. Dans le menu principal, accédez à Système > Paramètres.
2. Sous l' onglet Purge des données, cliquez sur + Calendrier.
3. Sélectionnez le Groupe pour le calendrier de purge dans le menu déroulant.
4. Sélectionnez la durée de conservation de chaque type de données. Lorsque la période de conservation sélectionnée sera écoulée, les données seront supprimées définitivement.
5. Cliquez sur Confirmer.

Détermination des catégories de purge

Dans l’application Gestion de flotte, les purges et les périodes de conservation des données peuvent être établies pour chacune des catégories suivantes :

1. Données de conduite et données sur les exceptions
2. Données sur les transactions de carburant
3. Données de la HOS
4. Données d’inspection des actifs
5. Données de trajets personnels

Données de conduite et données sur les exceptions

Données de conduite et données sur les exceptions

Les éléments suivants seront supprimés dans cette catégorie :

1. GpsData
2. TripsData
3. StatusData
4. FaultData
5. BinaryData
6. ExceptionEventData
7. DriverChangeData
8. DebugData
9. NotificationData : les données connexes sont supprimées plus fréquemment, et non seulement lors des purges.
10. BinaryMessageData
11. TextMessageData
12. Notification : Notification et NotificationData se rapportent aux journaux des notifications du système.
13. ZoneData
14. RouteData
15. TrailerAttachmentData

✱ REMARQUE : Veuillez consulter notre Guide sur les produits pour en savoir plus sur ces éléments.

Données sur les transactions de carburant

Seul l’élément FuelTransaction sera supprimé.

✱ REMARQUE : Les données d’état relatives au carburant ne seront pas supprimées avec cette catégorie.

Données de la HOS

Les éléments suivants seront supprimés dans cette catégorie :

1. DutyStatusLogs
2. ShipmentLogData
3. AnnotationLogData

✱ REMARQUE : Si la base de données contient des données HOS ou des données d'inspection des actifs, le système exige désormais un calendrier de conservation correspondant pour les trois catégories suivantes : Données de conduite et données d’exceptions, données HOS et données d'inspection des actifs.

Données d’inspection des actifs

Seul l’élément DVIRLogs sera supprimé.

✱ REMARQUE : Cet élément s’appelait auparavant DVIR.

Données privées

Seul l’élément Données privées sera supprimé.

✱ REMARQUE : Cela s’applique si les trajets sont considérés comme privés, ou si certaines données de trajet et enregistrement du journal sont documentés durant les trajets privés.

Durée de conservation

Chaque catégorie offre différentes options pour la durée de conservation.

1. Données de conduite et données sur les exceptions – 2 mois, 3 mois, 6 mois, 1 an, 2 ans, 3 ans, 4 ans ou 8 ans.
2. Données sur les transactions liées au carburant – 1 mois, 2 mois, 3 mois, 6 mois, 1 an, 2 ans, 3 ans, 4 ans ou 8 ans.
3. Données HOS – 6 mois, 7 mois, 8 mois, 9 mois, 10 mois, 11 mois, 1 an, 2 ans, 3 ans, 4 ans ou 8 ans.
4. Données d'inspection des actifs – 3 mois, 6 mois, 1 an, 2 ans, 3 ans, 4 ans ou 8 ans.
5. Données de trajets personnels – 1 jour, 1 semaine, 2 semaines, 1 mois, 2 mois, 3 mois, 6 mois, 7 mois, 8 mois, 9 mois, 10 mois, 11 mois, 1 an, 2 ans, 3 ans, 4 ans ou 8 ans.

! IMPORTANT : Par défaut, la conservation des données est définie à 2 ans. Si les organisations ont des exigences spécifiques pour la conservation des données qui diffèrent de la politique standard de deux ans, les administrateurs de base de données doivent régler les paramètres de conservation manuellement pour répondre à ces exigences.

Foire aux questions (FAQ)

Q : Nous avons activé la fonction de purge dans l’interface utilisateur, et une date s’affiche à côté du calendrier de purge. Quelle est cette date?

A : Lorsque la purge est initialement activée, la première purge a lieu sept jours plus tard. Cela permet aux autres administrateurs de vérifier l’exactitude de la configuration. Cette modification étant irréversible, elle doit être effectuée judicieusement.

Q : Que se passe-t-il lorsqu’un dispositif ou un utilisateur est associé à plus d’un calendrier de purge?

A : Si un dispositif ou un utilisateur est associé à plus d’un calendrier de purge, la purge utilisera par défaut celui qui conserve le plus de données pour ce dispositif ou cet utilisateur. Par exemple, si le dispositif « A » est associé à un calendrier de purge qui supprime les données datant de plus de six mois et qu’il est également associé à un autre calendrier qui supprime les données datant de plus d’un an, seules les données datant de plus d’un an seront supprimées.

Q : Quelles sont les heures de début et de fin de la purge?

A : Lorsque la purge est configurée dans les Paramètres du système de la base de données, elle commence par défaut entre 20 h et minuit et se termine à 5 h. Le fuseau horaire est sélectionné en fonction de la majorité des fuseaux horaires des utilisateurs de la base de données.

Q : Que dois-je faire si j’ai déjà activé la fonction de purge?

A : Si la fonction est déjà activée, assurez-vous que le calendrier de purge est configuré correctement. Il est important de vous assurer que seules les données non pertinentes pour tout produit réglementaire utilisé dans notre système sont supprimées, sur le plan légal de la conservation des données.

Q : Si des données sont supprimées par erreur à l’aide de cette fonction, le fournisseur de télématique peut-il m’en remettre une copie?

A : Une fois les données supprimées à l’aide de cette fonction, le fournisseur de télématique n’a plus accès à ces données. Il est important que vous conserviez toutes les données nécessaires pour satisfaire aux exigences légales et réglementaires de votre organisation. Vous pouvez purger ou télécharger vos données à l’aide de l’application Gestion de flotte.

Q : Les fichiers de tachygraphe ont-ils été purgés aujourd’hui?

A : Non; la fonction actuelle ne supprime pas ces données.

Q : La purge de données est-elle effectuée dans les bases de données actives et inactives?

A : Toutes les bases de données (actives et inactives) dans lesquelles un calendrier de purge a été configuré seront purgées conformément aux périodes de conservation des données définies dans le calendrier de purge.

Q : Geotab autorise-t-elle la purge des données selon une plage de dates précise?

A : Non.

Ressources et coordonnées

Veuillez soumettre toute question à votre Partenaire distributeur autorisé.