Table des matières

Introduction

L’application Drive est une application mobile qui assure le maintien de la conformité des heures de service (HOS, de l’anglais Hours of Service). L’application est offerte pour les dispositifs Android et iOS. Dans le cadre de la plus vaste solution de dispositif de consignation électronique (DCE, de l’anglais Electronic Logging Device) en nuage, l’application Drive (fonctionnant sur un dispositif mobile compatible) est utilisée avec un dispositif télématique – un type de dispositif DCE – et l’application de gestion de flotte pour obtenir une conformité intégrale avec la réglementation fédérale pour les transporteurs routiers.

L’application Drive comporte quatre principales fonctionnalités :

1. Heures de service (HOS)
2. Inspection des actifs
3. Messagerie
4. Add-Ins logiciels

L’application Drive est offerte avec les plans tarifaires Regulatory, Pro et ProPlus.

L’application Drive est également dotée de boutons d’autoassistance sur chaque page qui permettent aux utilisateurs de regarder des vidéos de soutien pour l’application Drive, de faire une recherche dans la base de connaissances et de voir des flux de travail guidés tout en restant dans l’application.

Conformité aux heures de service

L’application Drive est un outil de certification visant à répondre aux exigences relatives aux dispositifs de consignation électronique (DCE) en Amérique du Nord. En tant que transporteur routier, avant d’utiliser l’application Drive, vous devez :

1. connaître vos obligations à titre de transporteur routier – article 395.20 de la section 395 du titre 49 du CFR de la FMCSA, et DORS/2005-313;
2. vous assurer que chaque chauffeur possède un exemplaire du Guide du chauffeur sur l’application Drive, du Guide du chauffeur sur le transfert de données lors d’un contrôle routier et du Guide du chauffeur sur les événements de diagnostic et de défectuosité de données;
3. vous assurer que chaque nouveau chauffeur a passé en revue le Guide du chauffeur sur les heures de service (HOS) et le Guide du chauffeur sur l’inspection des actifs.

L’application Drive :

1. prend en charge trois co-chauffeurs connectés au même dispositif;
2. prend en charge tous les fuseaux horaires;

Pour obtenir la liste complète des ensembles de règles et des exemptions, consultez la matrice des ensembles de règles relatives aux heures de service.

Configuration de l’entreprise

Pour vous conformer à la réglementation sur les heures de service, vous devez ajouter les renseignements sur votre entreprise dans l’application de gestion de flotte. Dans l’application de gestion de flotte, allez à Système > Paramètres du système. Remplissez les champs Nom de l’entreprise et Adresse de la société, puis définissez la Distance maximale de transport personnel.

La distance de transport personnel détermine la distance maximale qu’un chauffeur peut parcourir sous l’exemption de transport personnel en une seule journée. Le dépassement de cette distance désactivera l’exemption et l’état d’activité du chauffeur passera à « D ». Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.

Pour satisfaire aux exigences des ensembles de règles canadiens en matière d’HOS, les utilisateurs peuvent également configurer la ou les limites quotidiennes d’utilisation personnelle sur la page Modification de l’utilisateur (onglet Paramètres HOS) lorsque l’option Utilisation personnelle autorisée est activée. Une fois la limite journalière dépassée, le bouton Utilisation personnelle est grisé jusqu’au jour suivant et le chauffeur reçoit une notification. Si le chauffeur continue de conduire après avoir reçu l’avis, le statut passe à Conduite.

Configuration du véhicule

Une fois l’appareil ajouté, la page Modification de l’actif s’affiche automatiquement. À la page Modification de l’actif, saisissez les renseignements suivants :

1. Dans le champ État/province, entrez la juridiction de la plaque d’immatriculation du véhicule.

✱ REMARQUE : Il peut s’agir d’une abréviation de l’état ou de la province utilisée pour l’inspection des actifs.

1. Pour Heures de service (HOS), définissez l’option Heures de service à Activé. Cela permet de créer des rapports d’activités HOS pour la conformité aux heures de service. Si cette option est définie à Automatique, la fonctionnalité s’active automatiquement lorsque le système détermine que le véhicule utilise les fonctionnalités HOS. Les dispositifs indiqués comme tiers par le type customDevice ne peuvent pas créer de rapports d’activités HOS automatiques. Les véhicules dont l’option Heures de service (HOS) est Désactivée ne créent pas de rapports d’activités HOS et ne sont pas conformes à la réglementation sur les DCE.

2. 

2. Pour les véhicules qui ne sont pas équipés d’une couchette, désactivez l’option Couchette.

Lorsque le véhicule communique avec l’application de gestion de flotte, vérifiez que les renseignements suivants sont exacts :

1. le numéro d’identification du véhicule (NIV);
2. la valeur de l’odomètre;
3. les heures-moteur actuelles.

Configuration de la remorque

Dans le menu principal, sélectionnez l’option Actifs, cliquez sur le bouton +Actif en haut de la page, puis sélectionnez Ajouter un seul actif. Saisissez le nom de la remorque, le numéro de série de votre dispositif et le NIV. Ensuite, sélectionnez l’option Remorque dans le menu déroulant Groupe de type d’actif, puis choisissez les Groupes associés à cette remorque. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Enregistrer le nouvel actif.

La remorque sera visible aux membres des groupes sélectionnés et à leurs groupes parents. Si le chauffeur n’appartient pas au même groupe que la remorque ou le groupe parent, il ne pourra pas sélectionner la remorque à partir de l’application Drive.

Configuration du chauffeur

Une fois que le véhicule a été correctement programmé, vous pouvez créer et configurer un compte d’utilisateur pour chaque chauffeur qui utilise l’application Drive. Avant que les chauffeurs puissent utiliser l’application Drive pour gérer leurs heures de service (HOS) et leurs inspections des actifs, ils doivent posséder un nom d’utilisateur et un mot de passe pour se connecter à l’application Drive et leurs comptes doivent être configurés pour respecter les règles de conformité.

Sélectionnez Administration > Utilisateurs dans le menu principal pour afficher tous les comptes d’utilisateur. Si un chauffeur n’a pas de compte, cliquez sur le bouton Ajouter pour créer un nouvel utilisateur. Autrement, sélectionnez le compte du chauffeur dans la liste. Dans les deux cas, vous verrez la page Modification de l’utilisateur.

Pour créer le compte du nouvel utilisateur :

1. Vérifiez que les renseignements suivants figurent sous l’onglet Utilisateur :

1. Nom d’utilisateur
2. Prénom et nom de famille
3. Mot de passe
4. L'habilitation de sécurité
5. 1. Réglez l’accès aux données aux groupes appropriés pour l’utilisateur. Les utilisateurs ne peuvent pas voir les véhicules ou les rapports d’activités des heures de service hors de leur portée d’accès aux données.

7. ✱ REMARQUE : L’habilitation Utilisateur de l’application Drive est l’autorisation de sécurité par défaut pour les utilisateurs de l’application Drive.

8. 1. Définissez les paramètres suivants sous l’onglet Chauffeur :
5. Définissez Cet utilisateur est un chauffeur à Oui.
6. Définissez Empêcher le chauffeur d’accéder aux données partagées à Oui.
7. Saisissez le numéro de permis de conduire de l’utilisateur (ce champ doit être rempli pour se conformer aux règles sur les heures de service).
8. Saisissez la province ou l’état du permis de conduire du chauffeur (ce champ doit être rempli pour se conformer aux règles sur les heures de service).

1. Définissez les paramètres suivants sous l’onglet Paramètres IU :

1. Système de mesure de distance
2. Mesure de la consommation de carburant
3. Fuseau horaire

1. Définissez les paramètres suivants sous l’onglet Paramètres HOS :

1. Ensemble de règles : L’ensemble de règles suivi par l’utilisateur.
2. Redémarrage 24 heures : Pour les chauffeurs qui redémarrent leur cycle en 24 heures. Ceci s’applique généralement lorsque l’utilisation du véhicule englobe le transport de matériel de champs pétroliers.
3. Période d’attente sur un site pétrolier et redémarrage 24 heures : Si l’utilisation du véhicule comprend l’entretien de sites pétroliers. Le temps d’attente (TA) sur un site pétrolier ou de gaz naturel peut être enregistré comme du temps de repos. Le redémarrage 24 heures est également appliqué lorsque ce paramètre est activé.
4. Terminus d’attache : Où le chauffeur se présente habituellement au travail. Ceci peut inclure un site de travail temporaire désigné par le transporteur routier.
5. Adresse du terminus d’attache : L’adresse du transporteur où le chauffeur se présente habituellement au travail.
6. Numéro du transporteur : Aux États-Unis, il s’agit du numéro USDOT du transporteur. Le numéro USDOT est requis pour la conformité aux heures de service aux États-Unis. Flottes canadiennes ne voyageant pas aux États-Unis et n’ayant pas de numéro du ministère des Transports : laisser ce champ vide. Flottes voyageant aux États-Unis et au Canada : saisir votre numéro USDOT seulement.
7. Mouvement de triage et transport personnel : Exemptions pour les événements de conduite En service et Hors service. Mouvement de triage est un événement En service (p. ex., se déplacer du quai de chargement à l’aire de stationnement), et Utilisation personnelle est un événement Hors service (p. ex., le temps de déplacement personnel vers le terminal [aller-retour]). Ni l’un ni l’autre de ces événements ne sont considérés comme du temps de conduite (D). L’exemption Mouvement de triage est offerte uniquement aux clients des États-Unis et peut être configurée par les administrateurs (p. ex., modification du seuil de vitesse ou désactivation de l’exemption Mouvement de triage lorsque le véhicule quitte un certain type de zone).
8. Distance maximale d’utilisation personnelle par jour : Il s’agit de la distance maximale parcourue en vertu de l’exemption YM avant de passer automatiquement à l’état D. Pour les chauffeurs canadiens, la distance maximale est de 75 km par jour.
9. Paramètres du système : un paramètre ayant « 0 » comme valeur n’a pas de limite d’utilisation personnelle.
10. Exemption des HOS autorisée : les exemptions pour les véhicules utilisés dans le cadre d’une déclaration d’urgence ou d’autres conditions de HOS exemptées définies par les exigences d’application relatives aux DCE en Amérique du Nord. Le nom de l’exemption peut être personnalisé en accédant à Système > Paramètres du système. Pour en savoir plus sur cette exemption, reportez-vous à l’article Comment utiliser l’exemption "HOS Exempt "? dans la Community.
11. Nom de l’autorité : Le transporteur routier pour lequel le chauffeur travaille.
12. Adresse de l’autorité : L’adresse de la principale place d’affaires du transporteur routier.

Exemptions

Les exemptions doivent être activées par l’administrateur avant que le chauffeur puisse utiliser l’exemption dans l’application Drive. L’activation d’une exemption permet au chauffeur de sélectionner au besoin l’exemption sous l’onglet Options de l’application Drive.

Autorisations

Les autorisations déterminent les fonctions auxquelles les utilisateurs ont accès dans l’application Drive. Définissez les autorisations de vos chauffeurs pour qu’elles correspondent à leurs rôles. Les autorisations de sécurité peuvent être créées et modifiées en cliquant sur le bouton Autorisations.

L’application Drive définit une autorisation intégrée pour les utilisateurs, appelée Utilisateur de l’application Drive. Il s’agit d’une autorisation qui permet à l’utilisateur d’accéder aux fonctions HOS, d’inspection des actifs et de messagerie.

Si vous voulez limiter les fonctions auxquelles le chauffeur a accès, cliquez sur l’autorisation Utilisateur de l’application Drive, puis cliquez sur le bouton Ajouter sous-autorisation. Une sous-autorisation est un niveau personnalisé d’accès à l’application Drive. Les sous-autorisations peuvent être utilisées pour étendre ou limiter les privilèges des utilisateurs en fonction des besoins de l’entreprise.

Par défaut, l’autorisation Utilisateur de l'application Drive donne accès aux fonctionnalités suivantes. Si vous souhaitez les supprimer, cliquez sur X. Pour les ajouter de nouveau, cliquez sur ✔.

Les expéditions peuvent être supprimées de l’application Drive en désactivant les deux autorisations de sécurité suivantes :

1. Administrer les expéditions – Créer et modifier des expéditions
2. Afficher les expéditions – Afficher les expéditions

Accès aux HOS seulement

Accès aux inspections seulement

Sous-autorisations Inspection des actifs

L’accès à l'inspection des actifs est défini plus précisément par la partie de l’inspection qu’un utilisateur peut effectuer en fonction de son rôle et de son domaine d’expertise. Le marquage des inspections des actifs comme étant certifiés permet aux utilisateurs de certifier que le véhicule est sûr ou non. Le marquage des inspections des actifs comme étant réparés permet aux utilisateurs de certifier que des réparations ont été effectuées sur des véhicules présentant des défectuosités, et les inspections des actifs permettent aux utilisateurs d’inspecter un véhicule afin de déceler d’éventuelles défectuosités.

Si vous ne souhaitez pas que les utilisateurs effectuent certaines actions dans l’inspection des actifs, supprimez les sous-autorisations suivantes qui s’appliquent.

1. Marquer les registres d’inspection des actifs comme certifiés
2. Marquer les registres d’inspection des actifs comme réparés
3. Effectuer des inspections des actifs

Accès à la messagerie seulement

Accès à l’identification du chauffeur seulement

Attribution d’un chauffeur

Lorsqu’un chauffeur ouvre une session dans l’application Drive et sélectionne un véhicule, il y est assigné. Tout trajet effectué par le chauffeur alors qu’il est assigné au véhicule sera associé à son compte. Une fois que le chauffeur se déconnecte de l’application Drive, il n’est plus assigné au véhicule.

Si le mauvais chauffeur a été associé à un rapport d’activité ou si un rapport d’activité HOS non identifie a été produit, vous devez modifier le rapport d’activité. Reportez-vous à la section Modification de rapports d’activités pour obtenir plus de détails.

Rapports sur les heures de service

L’application de gestion de flotte inclut une collection de rapports pour vous aider à comprendre les états d’activité des chauffeurs de votre flotte. Les rapports de base disponibles sont les rapports d’activités des heures de service, le rapport des violations et le rapport de disponibilité. Vous pouvez accéder à ces rapports à partir du menu principal en accédant à Conformité > HOS > Rapports d’activités.

Rapports d’activités des heures de service

Les rapports d’activités des heures de service permet de voir les rapports d’activités des heures de service de tous les chauffeurs de votre flotte. Utilisez le bouton Options pour filtrer les chauffeurs et les intervalles de dates, ou créez un intervalle personnalisé à l’aide du sélecteur de date. Pour faire afficher les modifications et d’autres rapports d’activités, sélectionnez Rapports d’activités supplémentaires. Pour définir une vue par défaut pour le rapport, utilisez les boutons Graphique ou Liste.

rapports d’activités des heures de service

Par défaut, les rapports des activités du chauffeur sont répertoriés pour chaque véhicule.

Abréviations des rapports d’activités HOS

Les abréviations suivantes indiquent des exemptions :

1. Mise en marche du moteur : EPU
2. Mise à l’arrêt du moteur : ESD
3. Modification de l’ensemble de règles : RSC
4. Défectuosité et diagnostic : COMP
5. Conditions météorologiques défavorables : AW
6. Sans exemption de conduite : SDC
7. Exemption des HOS : XEMPT
8. HosEnabled (HOS activée) : HE
9. HosDisabled (HOS désactivée) : HD

Voir le graphique

Pour n’importe quel véhicule, vous pouvez cliquer sur le bouton Afficher les rapports d’activités pour afficher les graphiques d’état sur 24 heures, avec la légende suivante :

1. Gris : Rapports d’activités non vérifiés
2. Vert : Rapports d’activités vérifiés
3. Jaune : Rapports d’activités modifiés
4. Rouge : Conduite en violation de l’ensemble de règles relatives aux HOS
5. Rayé : Exemption d’utilisation personnelle ou de mouvement de triage
6. Bleu : « Pause admissible » identifiant les rapports d’activités qui répondent aux exigences de pause pour les ensembles de règles canadiens uniquement.

Chaque graphique affiche des renseignements sur la durée et la distance pour le mouvement de triage et l'utilisation personnelle. De plus, les graphiques affichent des renseignements sommaires sur les violations, les modifications d’ensemble de règles, les modifications d’autorité, les expéditions jointes et détachées, les renseignements sur les remorques et les défectuosités. Vous pouvez cliquer sur n’importe quelle barre du graphique pour afficher le journal correspondant dans la liste des journaux.

Lorsqu’un journal est ignoré, la couleur d’état devient grise et est mise en évidence par une bordure en pointillés.

Chauffeurs non identifiés

Vous pouvez utiliser la page Conduite non identifiée en accédant à Conformité > HOS > Conduite non identifiée pour trouver des trajets créés par des chauffeurs non identifiés.

La page Conduite non identifiée contient les renseignements suivants :

1. Groupes de véhicules et commentaires pour fournir un contexte sur le véhicule.
2. Distance du trajet, durée et lien vers une carte avec l’itinéraire mis en évidence.
3. Le cas échéant, le chauffeur du précédent et du prochain trajet effectué par le véhicule.
4. Capacité de filtrer les trajets par annotations, distance minimale et durée minimale.
5. Option permettant d’identifier les mouvements de triage probables avec la règle Déplacement du véhicule au sein des zones.

Modification de rapports d'activités

Si vous êtes l’administrateur ou disposez de l’autorisation requise, vous pouvez modifier les rapports d'activités HOS d’un chauffeur. En général, les rapports d'activités n’ont pas à être modifiés si l’application Drive est utilisée correctement. Cependant, deux situations peuvent entraîner des rapports d'activités inexacts pour un chauffeur : les rapports d'activités non attribués et les rapports d'activités réclamés incorrectement.

Modification de plusieurs rapports d'activités

Filtrage des rapports d'activités pour les annotations

Sélectionnez le bouton Filtre pour filtrer les rapports d'activités par ceux qui ont déjà des annotations et ceux sans annotations.

Rapports d'activités non assignés

Les rapports d'activités non assignés sont créés lorsqu’un véhicule est conduit sans que personne ne se connecte à l’application. Les trajets effectués sans connexion de chauffeur sont toujours enregistrés et leur statut est automatiquement défini. Ces rapports d'activités seront attribués à l’utilisateur Chauffeur non identifié intégré. Les chauffeurs qui ne réclament pas leurs itinéraires n’auront pas de rapports d’état d’activité précis.

Vous pouvez attribuer un rapport d'activités non assigné à un chauffeur comme suit :

1. Naviguez jusqu’à Conformité > HOS > Conduite non identifiée.
2. Dans le menu déroulant Options, sélectionnez Actifs et un intervalle de dates approprié.
3. Cliquez sur Appliquer les modifications pour exécuter le rapport.
4. Examinez les trajets sur la page. Les renseignements sur l’emplacement, la distance et les autres chauffeurs assignés devraient vous donner une idée possible du chauffeur responsable du trajet.
5. Pour modifier un trajet unique, cliquez sur Modifier.
6. Pour modifier plusieurs trajets, cliquez sur Sélectionner individuel dans le menu déroulant, sélectionnez tous les trajets que vous voulez modifier, puis cliquez sur le bouton Modifier la sélection.
7. Dans la fenêtre contextuelle Modifier la sélection, entrez le nom du chauffeur dans le champ Chauffeur pour changer le chauffeur assigné.
8. Cliquez sur Enregistrer les modifications lorsque vous avez terminé.

Les rapports « D » non assignés doivent être assignés à des rapports « ON » associés

Vous ne pouvez pas modifier un rapport D automatique sans modifier son rapport ON associé. Pour s’assurer que les modifications sont appliquées aux deux rapports, il faut effectuer cette opération à l’aide de la fonctionnalité Modifier en vrac seulement.

Filtrer des rapports d'activités non assignés

Lorsque vous affichez la liste des rapports d'activités HOS non assignés (assignés à un chauffeur non identifié), sélectionnez la liste déroulante Filtre en haut de la page, puis choisissez Sans annotations ou Avec annotations, ou encore définissez une distance ou une durée minimale.

Rapports d'activités non assignés qui ne peuvent pas être réclamés

Le transporteur peut décider de ne pas assigner les rapports d’activités. Cependant, conformément à l’article 395.32 (c)(1)(i), le transporteur doit ajouter une annotation pour tout rapport d’activité sans chauffeur assigné. Par exemple, un transporteur utilise un certain nombre de mécaniciens tiers pour l’entretien et les réparations. Les mécaniciens n’ont pas de justificatif d’identité pour se connecter à l’application Drive. Lorsqu’ils déplacent un véhicule dans le cadre de leur travail, les mécaniciens créent des rapports d’activités non assignés pour le véhicule. Puisque les mécaniciens ne font pas partie de l’organisation, ils ne peuvent pas réclamer les rapports d’activités. Le transporteur doit ajouter une annotation à ces rapports d’activités expliquant le travail des mécaniciens.

Rapports d’activités réclamés incorrectement

L’application Drive demande aux chauffeurs de réclamer les rapports d’activités non assignés chaque fois qu’ils se connectent. Il arrive parfois que les chauffeurs se trompent lors de la réclamation des rapports d’activités en leur propre nom. Les rapports d’activités mal réclamés affectent l’état d’activité du chauffeur, et il suffit de quelques erreurs pour mettre un chauffeur en violation de ses heures de service. Les administrateurs peuvent réattribuer les rapports d’activités de chauffeurs mal réclamés et non identifiés au bon chauffeur. Chaque événement de conduite non identifié enregistre tous les chauffeurs ayant un rapport d’activité non attribué. Lors de la prochaine ouverture de session, le chauffeur verra une invite pour réclamer ses rapports d'activités.

Ignorer des rapports d’activités

Pour ignorer les rapports d’activités réclamés incorrectement, suivez les étapes suivantes :

1. Accédez au rapport des rapports d’activités des heures de service (Conformité > HOS > Rapports d’activités des heures de service).
2. Dans le menu Options, sélectionnez le chauffeur qui a réclamé un rapport d’activité incorrectement, puis cliquez sur Appliquer les modifications pour exécuter le rapport.
3. Localisez le jour que vous souhaitez modifier sur le graphique, puis cliquez sur Afficher les rapports d’activités.
4. Trouvez le ou les rapports d’activités qui ont été réclamés incorrectement.
5. Pour modifier un seul rapport d’activité, cliquez dessus. Pour modifier plusieurs rapports d’activités, cliquez sur le bouton du crochet Sélectionner individuel, puis cliquez sur Modifier les rapports d’activités HOS sélectionnés.
6. À la page Modification du registre des heures de service (HOS), à l’option Ignoré : choisissez Oui, ou sélectionnez le lien Modification en vrac pour ignorer plusieurs rapports.
7. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.

Le rapport ignoré, y compris ceux qui se poursuivent depuis le jour précédent, s’estompent et une note apparaît pour indiquer qu’ils ont été ignorés.Pour savoir comment ignorer des rapports d’activités, cliquez ici.

Modifications du chauffeur

Un rapport d’activité modifié sera identifié par une icône représentant un crayon. Si vous modifiez un rapport d’activité vérifié, son état « vérifié » disparaît et le chauffeur doit le vérifier de nouveau.

Modifications du transporteur

Une fois qu’une modification a été apportée à un rapport d’activité, il paraît comme une modification du transporteur dans les applications Drive et de gestion de flotte. Toutes les modifications seront affichées sous le rapport d’activité.

Les modifications du transporteur n’affectent pas la disponibilité du chauffeur tant que le chauffeur n’a pas accepté ou refusé la modification. Si vous modifiez un rapport d’activité vérifié, l’état « vérifié » disparaît et le chauffeur devra accepter la modification et vérifier le rapport d'activités de nouveau. Si la modification est rejetée, les rapports d’activités et la disponibilité du chauffeur ne changent pas.

Les modifications du transporteur s’affichent en jaune dans le graphique.

Historique des modifications

Lorsque des modifications sont apportées à un rapport d’activité, il est possible de les consulter en sélectionnant le rapport et en faisant défiler l’écran vers le bas de la page. Toutes modifications apportées au rapport d’activité sont indiquées dans la liste Modifications.

Historique des trajets

Lorsque vous consultez les rapports d’activités des heures de service d’un chauffeur, cliquez sur l’épingle d’emplacement pour afficher le calendrier des trajets sur la carte.

Catégorisation de trajet (aperçu des fonctionnalités)

La fonctionnalité Catégorisation de trajet permet aux chauffeurs de classer leurs déplacements selon qu’ils soient liés au travail ou personnels. Vous pouvez générer un rapport de Catégorisation de trajet à partir du menu déroulant Rapports de la page Historique des trajets. Le rapport de Catégorisation de trajet indique la distance parcourue et les ratios de chaque catégorie pour chaque chauffeur.

Pour activer cette fonctionnalité pour les chauffeurs, activez les autorisations de sécurité énumérées ci-dessus, puis suivez les étapes ci-dessous :

1. Accédez à Administration > Utilisateurs.
2. Sélectionnez un utilisateur dans la liste.
3. 3. Dans la page Modification de l’utilisateur, sélectionnez l’onglet Aperçu des fonctionnalités.
4. Activez la Catégorisation de trajet.
5. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Impression d’état

Cliquez sur le bouton Imprimer pour créer un ensemble de rapports d’activités prêts à imprimer regroupés par jour pour un chauffeur.

Pour enregistrer la copie de conformité en format PDF, réglez l’imprimante de destination de votre navigateur à Enregistrer en format PDF.

Transfert de rapports d’activités du dispositif de consignation électronique (DCE)

Valideur de paramètres de dispositif de consignation électronique (DCE)

Il est recommandé de valider les paramètres des chauffeurs pour vous assurer que les chauffeurs et les véhicules sont configurés correctement pour le transfert des rapports d’activités aux agents de l’autorité. Visitez le Marketplace pour activer l’Add-In ELD Settings Validator pour votre flotte.

Dans l’éventualité d’un audit, vous pouvez transférer des rapports d’activités aux agents de l’autorité par voie électronique à partir de l’application pour toute période de 30 jours au cours des 6 derniers mois.

Pour les chauffeurs canadiens

Au moment du transfert électronique des rapports d’activités, les chauffeurs canadiens sont avisés lorsque les rapports d’activités ne contiennent pas les renseignements suivants, et sont invités à annuler ou à continuer :

1. Distance parcourue par le véhicule
2. Heures-moteur
3. NIV du CMV
4. Numéro d’unité de puissance du CMV

De plus, un journal d’audit est créé lors du transfert des rapports d’activités DCE. Le journal d’audit inclut le type de transfert, la date et l’heure du transfert, ainsi que l’intervalle de dates inclus dans le transfert. Le journal d'audit confirme que l'application effectue une validation locale lorsqu'un fichier DCE est transféré.

Dispositifs exempts de dispositif de consignation électronique (DCE Exempt)

Dans l’application de gestion de flotte, les administrateurs peuvent définir l’état d’un véhicule sur HOS activées ou HOS désactivées pour commander le moment où les rapports d’activités des heures de service sont créés. L’option « HOS activées » génère des rapports d’activités des heures de service automatiques à la date et à l’heure spécifiées, indépendamment de l’indicateur AutoHOS. L’option « HOS désactivées » ne génère pas de rapports d’activités des heures de service à la date et à l’heure spécifiées, même lorsqu’un retraitement est déclenché. Les chauffeurs peuvent utiliser cette fonction pour comparer la durée d’utilisation d’un véhicule avant qu’un rapport d’activité des heures de service automatique ne soit généré et la durée d’utilisation d’un véhicule sans générer de rapports d’activités des heures de service automatiques.

Pour ajouter des rapports d’activités « HOS activées » ou « HOS désactivées », assurez-vous que vous disposez de l’autorisation Gérer les paramètres avancés du dispositif et suivez les étapes ci-dessous :

1. Naviguez jusqu’à Conformité > HOS > Rapports d'activités.
2. À la page Rapports d'activités HOS, cliquez sur le bouton +Rapport d'activités.
3. À la page Ajouter un rapport d'activités HOS, saisissez les informations requises.
4. Dans le champ État, sélectionnez HOS activées ou HOS désactivées dans le menu déroulant.
5. Cliquez sur le bouton Enregistrer pour enregistrer vos modifications.

Violations

Le rapport de violations fournit une liste de toutes les violations relatives aux HOS qui sont survenues dans votre flotte au cours d’une période sélectionnée. Le rapport inclut le type de violation, la date de début, et si disponible, la date de fin, ainsi que la durée totale de conduite en violation. Vous pouvez également sélectionner Oui pour l’option Afficher uniquement les chauffeurs en violation dans l’écran Disponibilité pour afficher les violations des HOS.

Disponibilité

Le rapport de disponibilité affiche une liste de tous les chauffeurs de votre flotte avec les rapports d’activités HOS et les informations suivantes :

1. un récapitulatif de leurs heures;
2. la disponibilité future avec heures gagnées à minuit;
3. les expéditions;
4. la remorque attachée;
5. l’ensemble de règles;
6. l’emplacement; et
7. le véhicule attaché.

Inspection des actifs

Le chauffeur doit procéder à l’inspection de son véhicule à la fin de son quart. S’il utilise plus d’un véhicule durant la journée, il doit préparer un rapport pour chaque véhicule.

Le personnel d’entretien doit examiner l’inspection des actifs, corriger les problèmes signalés et mettre à jour le rapport de l’inspection dans l’application de gestion de flotte, où il doit noter si des réparations ont été effectuées ou n’étaient pas nécessaires.

Le chauffeur doit passer en revue tout rapport ouvert au début de son quart pour voir si le véhicule peut être conduit ou non en toute sécurité.

Le chauffeur a également la possibilité d’effectuer une inspection pendant le trajet pour vérifier si des défectuosités se sont produites sur la route, ou pour s’assurer que le véhicule est en bon état.

Le rapport d’inspection des actifs dresse la liste de tous les rapports d’inspection de véhicule qui ont été produits. Pour accéder à l' inspection des actifs dans l’application de gestion de flotte, allez à Moteur et entretien > Inspection des actifs.

Vous pouvez rechercher un rapport par véhicule, remorque et date. De plus, vous pouvez filtrer les rapports en fonction des défectuosités, des réparations et de l’état de certification de chaque rapport.

Chaque rapport affiche une icône associée à l’état de certification du véhicule.

Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder vos modifications. Si vous le souhaitez, vous pouvez également Imprimer l’inspection des actifs dans le menu supérieur.

Si le véhicule a été réparé, certifiez qu’il peut fonctionner en toute sécurité dans le cadre de la section Certification.

Cliquez ensuite sur Enregistrer et certifier dans le menu supérieur.

Ajouter l’inspection des actifs

Dans l’application de gestion de flotte, allez à Entretien > Inspection des actifs.

1. Cliquez sur +Inspection.
2. À partir de la page Ajouter une inspection, sélectionnez l’actif et si les données sont disponibles, l’emplacement de l’inspection s’affiche.
3. Ajoutez la hauteur et la largeur de la charge, au besoin.
4. Sélectionnez à partir de la Liste des défectuosités. Une fois la sélection effectuée, vous pouvez ajouter une défectuosité ou une remarque.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Utilisation des listes de défectuosités

La liste des défectuosités est l’ensemble d’éléments qu’un chauffeur peut examiner lorsqu’il effectue l’inspection des actifs. L’application de gestion de flotte configure à l’avance tous les actifs de votre flotte pour utiliser une liste de défectuosités par défaut. Cette liste comprend la plupart des défectuosités courantes qui peuvent survenir sur la route.

Création de listes de défectuosités personnalisées

Si vos actifs ont des défectuosités spécialisées qui ne figurent pas dans la liste de défectuosités par défaut, vous pouvez créer une liste de défectuosités personnalisées pour répondre aux besoins de votre flotte, et appliquer ces listes à des groupes particuliers. Vous pouvez créer autant de listes de défectuosités que vous le souhaitez; vos chauffeurs peuvent les sélectionner par nom lors de l’exécution d’une inspection des actifs.

1. Dans l’application de gestion de flotte, allez à Moteur et entretien > Inspection des actifs:

1. Cliquez sur le bouton Liste de défectuosités.
2. Sur la page Liste de défectuosités, cliquez sur le bouton Ajouter.
3. Renseignez le champ Nom, et sélectionnez les groupes concernés pour que la liste de défauts soit disponible pour ces véhicules.
4. Indiquez si la liste s’applique aux dispositifs, aux remorques ou à tous les actifs.
5. Dans le champ Pièces et défectuosités, entrez le nom d’une pièce et cliquez sur Ajouter une pièce.
6. Cliquez sur le bouton + pour ajouter des défauts spécifiques à chaque pièce.
7. Continuez à ajouter des pièces et des défectuosités jusqu’à ce que vous ayez terminé votre liste, puis cliquez sur Enregistrer.

Les défectuosités peuvent se ranger dans la catégorie Majeure, Mineure ou Non réglementée. Classez la plupart des défectuosités dans la catégorie Mineure et gardez l’état Majeure pour les défectuosités susceptibles de compromettre la sécurité de vos chauffeurs. Utilisez l’état de défaut Non réglementée pour les défauts qui ne sont pas associés aux exigences de conformité fédérales et qui ne présentent pas de risque pour la sécurité du chauffeur.

Lors d’une inspection des actifs dans l’application Drive et dans l’application de gestion de flotte, vous pouvez aussi indiquer la mention Requise pour les pièces. L’utilisateur doit indiquer si les pièces requises sont sécuritaires ou défectueuses. Elles ne peuvent pas être ignorées. Pendant le flux de travail de l’inspection des actifs, les pièces Requises s’affichent ensemble, au-dessus des pièces optionnelles.

Les défauts majeures sont affichés avec un accent visuel dans l’application de gestion de flotte et l’application Drive.

Les administrateurs ont également la possibilité de basculer l’affichage de l’option de défectuosités Autre sans avoir besoin du code personnalisé NODVIROTHER. L’étiquette « Autre » comprend tout problème divers qui ne figure pas dans la liste des défectuosités.

Règle d’exception de l'inspection des actifs

La règle d’exception de l'inspection des actifs est une règle personnalisée pour avertir les chauffeurs lorsqu’une défectuosité de l’inspection des actifs a été rapportée. La règle est uniquement disponible pour les véhicules en ce moment; elle ne s’applique pas aux remorques. Pour en savoir plus au sujet de la configuration de règles d’exception, reportez-vous au Guide de produits de l’application de gestion de flotte.

Messagerie

La fonction de messagerie vous permet de communiquer avec vos chauffeurs par messages texte envoyés entre l’application de gestion de flotte et l’application Drive. Vous pouvez accéder à la page Messagerie de l’application de gestion de flotte en accédant à Zones et messages > Messages. Dans l’application Drive, le chauffeur peut cliquer sur le bouton Messages pour utiliser la fonction de messagerie.

La forme de la discussion permet d’obtenir des messages comme une conversation qui sont munis de commandes de saisie simples à utiliser, telles que l’ajout de liens et les réponses prédéfinies. Il est possible d’envoyer un message à un dispositif ou à un utilisateur unique, ou à plusieurs dispositifs et utilisateurs. users.

Les messages non lus s’affichent dans les titres d’onglets pour que le chauffeur puisse les apercevoir plus facilement, ou s’affichent sous forme de raccourcis sous Notifications, dans la barre de titre principale. Recherchez des messages au moyen des filtres de date et d'affichage pour obtenir des résultats précis.

Envoi de messages texte

Les messages envoyés aux chauffeurs s’affichent sous forme d’alertes et peuvent être traités par simple pression d’une touche.

Répartition à des zones

Les véhicules et les chauffeurs peuvent être envoyés à des zones précises à partir de l’application de gestion de flotte. Vous pouvez attribuer des zones à des véhicules à partir de la Carte en cliquant sur une zone et en sélectionnant Envoyer le véhicule ici.

Répartition d’itinéraires

Les itinéraires sont un ensemble de destinations qui doivent être visitées dans un ordre défini. Vous pouvez répartir des itinéraires précis à des véhicules et à des chauffeurs dans l’application de gestion de flotte.

Envoi d’alertes

Les alertes informent les chauffeurs des infractions qu’ils ont commises sur la route. Vous pouvez personnaliser les alertes pour avertir les chauffeurs en réponse à différents comportements sur la route, notamment, la vitesse, le freinage brusque et la conduite après les heures.