Användarhandbok

Oktober 2025

Innehållsförteckning

Översikt

**Arbetsorderhantering** är utformad för att effektivisera dina underhållsprocesser och säkerställa dina tillgångars långa livslängd. Använd den för att få åtkomst till sammanfattad och organiserad data för arbetsordrar och kommande schemalagt underhåll. Du kan skapa och ändra förebyggande underhållsscheman för att enkelt hålla koll på din flottas behov och identifiera potentiella problem i förväg.

Den här funktionen ger en sömlös upplevelse för att slutföra underhållsuppgifter och säkerställa att dina fordon och tillgångar alltid är i toppskick. Oavsett om du har att göra med rutinmässigt underhåll eller mer komplexa reparationer kan underhållsfunktionen hjälpa dig att hålla koll på alla dina underhållsbehov.

Dessutom avslöjar den här funktionen motorfel och problem med prediktivt underhåll som kanske inte är omedelbart uppenbara för din vagnpark, vilket ger dig snabba sammanfattningar av potentiella problem innan de blir större underhållsproblem.

Hitta Arbetsorderhantering genom att navigera till Underhåll > Arbetsorderhantering från huvudnavigeringen.

Förkunskapskrav

Underhåll kräver behörighet Hantera underhållshändelser för att kunna skapa, redigera, ta bort underhållsenheter och Visa underhållscenter för att visa sidorna. Att bevilja dessa behörigheter beror på vilken åtkomstnivå en användare ska tilldelas. Alla användarkonton med dessa behörigheter aktiverade kan använda funktionen Arbetsorderhantering.

Arbetsflöde för hantering av arbetsorder

Arbetsflödet för arbetsorderhantering omfattar fyra steg:

1. Underhållsscheman
2. Arbetsförfrågan
3. Arbetsorder
4. Jobb

När du har konfigurerat underhållsscheman visas nya arbetsförfrågningar på fliken Hantering av arbetsordrar > Arbetsförfrågan som varnar dig om att schemalagt underhåll har förfallit. Alternativt, kom ihåg att du på sidan Scheman kan ställa in e-postmeddelanden för när dessa förfaller. Se Underhålls Schema för mer information. Efter granskning kan du omvandla en arbetsförfrågan till en arbetsorder. När en arbetsförfrågan tilldelas en arbetsorder blir den ett jobb och visas som sådant både i den arbetsorder du har skapat och på fliken Jobb . När jobbet är slutfört stängs arbetsordern. En arbetsorder förblir öppen så länge statusen "Slutförd" eller "Avbruten" inte är vald. Arbetsförfrågningar kan också skapas baserat på andra källor, vilket visas i diagrammet nedan:

Underhållsscheman

Underhållsscheman, tidigare kända som underhållspåminnelser, är återkommande eller engångspåminnelser om att en eller flera tillgångar behöver arbete.

För att skapa ett schema:

1. Navigera till Underhåll > Scheman från huvudnavigeringen.
2. Välj + Schema från den översta menyn på sidan Underhållsscheman .
3. Ange ett namn för påminnelsen.
4. Ange en Kategori.

5. ✱ OBS! Kategorier är ytterligare typer av etiketter som kan hjälpa dig i rapporteringssyfte.

5. Använd kryssrutorna för att ange om påminnelsen upprepas efter Tid, Avstånd eller Motortimmar. Ange påminnelsefrekvenserna relaterade till det valda mätvärdet.

6. ✱ OBS: Du kan välja mer än ett värde (till exempel var sjätte månad OCH var 10 000 km). En påminnelse skickas när tillgången uppfyller något av kriterierna.

6. Välj fliken Lägg till tillgångar för att söka efter och lägga till tillgångar i schemat.
7. Välj fliken Meddelanden för att ställa in aviseringar för detta schema.
8. Klicka på Spara för att slutföra och återgå till sidan Underhållsscheman .

Datainsikter (förutsägande underhåll)

Det finns två typer av automatiserade underhållsscheman som visas baserat på tillgängligheten av data från dina tillgångar:

1. Elsystemklassificering (ESR) – Varnar användare när en tillgångs elsystemklassificering sjunker till eller under 15 av 100, vilket indikerar ett potentiellt behov av att inspektera tillgångens batteri och elanslutningar.
2. Återstående oljelivslängd – Uppskattar den återstående oljelivslängden baserat på tillgångsspecifika data och körbeteenden. Återstående oljelivslängd beräknar den optimala tiden för ett oljebyte, vilket hjälper till vid underhållsplanering och vård av tillgångar.

✱ OBS! Du kan inte justera när dessa insikter ska aktiveras, eftersom de baseras på datamodeller som skapats av Geotab. I framtiden kommer du att kunna välja de användare som ska få aviseringarna som är kopplade till dessa varningar.

Fel**

Vi utvecklar för närvarande skapandet av arbetsförfrågningar baserade på fel. Kom tillbaka för framtida uppdateringar!

Inspektion av tillgångar - Förarfordonsinspektionsrapport (DVIR)**

I framtiden kommer administratörer att ha möjlighet att automatiskt skapa en arbetsförfrågan på sidan Arbetsförfrågan baserat på en tillgångsinspektion (DVIR) som rapporterats som ett större eller mindre fel av en förare med hjälp av Geotab Drive. Flottchefer och mekaniker kommer sedan att kunna se och skapa arbetsordrar för att påbörja arbetet med att få tillgången tillbaka på vägen. Vi kommer att ge förare möjlighet att se öppet schemalagt underhåll, såväl som datainsikter, på Geotab Drive och kunna skapa en arbetsorder eller använda vägassistans. Funktioner relaterade till tillgångsinspektion är fortfarande under utveckling, så kom tillbaka för uppdateringar.

Manuella arbetsförfrågningar (fel)

Ibland måste underhåll utföras på en tillgång som ligger helt utanför verksamhetens omfattning och inte är rutinmässig. För detta kan du skapa en manuell arbetsförfrågan, där vi använder DVIR:s fellistor för att skapa en lista över objekt som kan se ut att behöva repareras. Granska Använda fellistor för att redigera vad som kan visas i listan och kom sedan tillbaka för att se hur man skapar en manuell arbetsförfrågan.

Hantera arbetsförfrågningar

Du kan hantera alla arbetsförfrågningar från fliken Förfrågningar , som visar alla underhållsscheman, datainsikter och manuellt rapporterade fel. Om du har en tredjepartsintegration kan du även se förfrågningar från den integrationen med dess eget underhållstyp namn.

Som standard visar tabellen Begäranden följande:

1. Tillgång — Den tillgång som är kopplad till underhållet.
2. Källa — Vilken källa från sidan Arbetsförfrågan skapade det här jobbet.
3. Underhållstyp — Den typ av problem som kräver underhåll.
4. Kategorier — Ytterligare typer av etiketter som kan hjälpa dig med rapporteringsändamål.
5. Allvarlighetsgrad — Hjälper dig att se vilka scheman som är försenade och vilka datainsikter som bör prioriteras. Värdena kan vara Låga, Medel eller Höga. Se Att förstå allvarlighetsgrad för att lära dig mer.
6. Utlöst datum — Datumet då jobbet skapades.
7. Status — Visar sträcka, motortimmar eller dagar som återstår tills din begäran blir försenad, eller om den är försenad.

Du kan göra följande på fliken Förfrågningar :

1. Rapporter — Ladda ner tillgängliga rapporter.
2. Scheman — Öppna sidan Underhållsscheman .
3. + Arbetsförfrågan — Skapa en arbetsförfrågan.
4. Grupper — Filtrera informationen i tabellen efter hela gruppträdet eller välj en eller flera grupper.
5. Tillgångar — Filtrera informationen i tabellen efter specifika tillgångar.
6. Filter — Öppna alla tillgängliga filter, inklusive Grupper, Tillgångar, Underhållstyp, Källa, och<a11S>,

Förstå svårighetsgrad

Allvarlighetsgrad är en ny funktion som introducerats i produkten Arbetsorderhantering. Det låter dig snabbt identifiera vilka scheman som är försenade och vilka datainsikter som är viktigast och bör prioriteras. Allvarlighetsnivåer ger ett nytt sätt att filtrera igenom alla dina förfrågningar för att göra det enklare att hålla jämna steg med ditt underhåll.

Allvarlighetsgrad för scheman

1. Låg — "Detta schemalagda underhåll har ännu inte inträffat och är av låg allvarlighetsgrad."
2. Medel — "Detta schemalagda underhåll sker inom 800 km, 50 motortimmar eller 10 dagar från förfallodatum."
3. Hög — "Detta schemalagda underhåll är försenat."

✱ OBS! Svårighetskriterierna kan inte redigeras för närvarande.

Allvarlighetsgrad för problem med elsystemets klassificering (ESR)

Elsystemets klassificering eller ESR är en klassificering som mäter tillståndet hos ett fordons elsystem på en skala från 0 till 100. För ESR har allvarlighetsgraden två nivåer:

1. Hög — betyg 5 till 15.
2. Kritiskt — betyg 4 och lägre.

Allvarlighetsgrad för motoroljans livslängd i procent

För motoroljans livslängd i procent finns det tre allvarlighetsgrader:

1. Medel — 20–50 %
2. Hög — 11–19 %
3. Kritisk — 0–10 %

Sorteringsinformation

Så här sorterar du informationen i tabellen i en annan ordning:

1. Från fliken Förfrågningar håll muspekaren över tabellrubriken du vill ändra ordningen på.
2. Klicka på sorteringsikonen.

3. 

3. Följande kolumner kan sorteras:
4. 1. Tillgång — Alfabetiskt/Numeriskt
   2. Källa — Alfabetisk/Numerisk

Skapa arbetsförfrågningar

Från fliken Arbetsförfrågan på sidan Hantering av arbetsordrar kan du skapa en arbetsförfrågan för oväntat underhåll som kan behövas för en enskild tillgång och som inte var schemalagd för:

1. Välj + Arbetsförfrågan uppe till höger på sidan.

2. 

2. Välj Tillgång, Fel, Allvarlighetsgrad, Förfallodatum och Förfallodatum i popup-fönstret Skapa arbetsförfrågan .
3. Ange en Beskrivning med detaljer relaterade till begäran.
4. Välj Lägg till.

Arbetsförfrågan visas i tabellen Arbetsförfrågningar tillsammans med alla andra för din flotta. Du kan välja den och fortsätta med att skapa en arbetsorder.

Skapa en arbetsorder från en arbetsförfrågan

Från fliken Förfrågningar välj flera arbetsförfrågningar genom att markera rutorna till vänster om varje tillgång. Knappen + Arbetsuppdrag visas högst upp i tabellen, tillsammans med andra massåtgärder: Hoppa över, Pausa och Slutför.

Åtgärder för arbetsförfrågan

Hoppa över - Skapar automatiskt en arbetsorder för de valda resurserna och deras tillhörande arbetsförfrågningar. Du måste lägga till en anteckning om varför dessa arbetsförfrågningar hoppades över. När det är klart kommer ditt användarnamn att tilldelas arbetsordern, arbetsordern kommer att stängas och de enskilda arbetsjobben kommer att få sin status märkt som Avbruten.

Snooze - Tar automatiskt bort de valda arbetsförfrågningarna från sidan Arbetsförfrågan och frågar om du vill att de ska visas på fliken Arbetsförfrågan igen inom 1 dag, 7 dagar eller 30 dagar. Ditt namn kommer bara att registreras i granskningsloggen att du utförde denna snooze, eftersom ingen arbetsorder öppnas för denna åtgärd.

+ Arbetsorder - Grupperar alla valda arbetsförfrågningar efter deras matchande tillgång och skapar arbetsorder för varje tillgång. Att skapa en arbetsorder omvandlar arbetsförfrågan till ett arbetsjobb, och kommer framöver att kallas för jobb.

Slutför - Se Slutför förfrågningar i bulk och Snabbslutförande.

Slutför förfrågningar i bulk och snabb slutföring

Fliken Förfrågningar innehåller möjligheten att välja flera förfrågningar samtidigt. Genom att göra detta kan du spara tid för att återställa ditt schemalagda underhåll; det kommer dock bara att registrera datumet för slutförande, mätaren på dagen för slutförandet och motortimmarna på slutförandedatumet. Börja med att välja de arbetsförfrågningar du vill slutföra genom att markera rutorna till vänster om varje tillgång. Klicka sedan på knappen Slutför .

Du kommer att bli ombedd att slutföra flera arbetsordrar för alla valda förfrågningar.

✱ OBS! Om en tillgång har flera förfrågningar grupperar vi dem automatiskt i en enda arbetsorder. Du kan justera slutförandedatumet.

✱ OBS! Om du valde en enda tillgång och därför bara hade en enda beställning får du möjlighet att skriva in vägmätare och motortimmar. Om du lämnar detta tomt antar systemet att vi kan hämta vägmätaren och motortimmarna från samma slutförandedatum och markera det för alla förfrågningar i denna arbetsorder, vilket återställer allt schemalagt underhåll.

Arbetsorderformulär och terminologi

Genom att välja + Arbetsuppdrag efter att du har valt din lista med arbetsförfrågningar visas ett arbetsuppdragsformulär. Sedan har du data tillgängliga att fylla i relaterade till de jobb som slutförs. Arbetsorderformuläret innehåller följande information:

1. Referens – Namnet högst upp på arbetsordern börjar med 001 och fortsätter att öka automatiskt för nya ordrar, men du kan byta namn på det till vilken kombination av siffror och bokstäver du vill.
2. Öppningsdatum och tid, Skapare – Formuläret visar alltid den tidpunkt då arbetsordern skapades och av vem. Dessa detaljer kan inte ändras.
3. Senast redigerad – Uppdaterar automatiskt datum och tid efter att någon sparat arbetsordern.
4. Översikt över arbetsorder
5. 1. Information om tillgång – Tillgångsnamn, VIN, märke, modell och år är alla förifyllda vid skapande av arbetsorder om de är tillgängliga. En arbetsorder kan inte tilldelas en annan tillgång. Du måste skapa en ny arbetsorder för den tillgången om så är fallet. De visade tillgångsdetaljerna kan endast ändras på tillgångssidorna.
   2. Förfallodatum – Ett manuellt angett datum som styr när arbetsordern blir försenad. Det kan refereras till när en mekaniker eller tjänsteleverantör erbjuder ett uppskattat slutförandedatum och om arbetet har gått längre än denna tid.
   3. Status – En rullgardinsmeny som styr den övergripande statusen för hela arbetsordern. Statusar inkluderar: Öppen, Schemalagd, Pågår, Pausad, Slutförd och Avbruten. Se Stänga, ta bort och spara arbetsordrar för mer information.
   4. Prioritet – Styr filtreringen och ordningen för denna arbetsorder på sidan Arbetsorder. Prioriteringarna är: Låg, Medel, Hög, Kritisk.
   5. Tilldelad till – När ett namn först tilldelas en arbetsorder. Om detta namn ändras skickas ett nytt meddelande. Den tilldelade användaren är ansvarig för att avsluta denna arbetsorder.
   6. Reparationsplats – Geotab har integrerat zoner i arbetsordrar. Listrutan Reparationsplats visar en lista över zoner som redan finns i din databas. Att välja zonen där din verkstad eller serviceleverantör finns kan hjälpa till med dataanalys relaterad till fordonets totala stilleståndstid och analys av reparationskostnader över tid.
   7. Orsak till reparation och reparationsklass – Välj reparationsinformation relaterad till din arbetsorder.

6. 

5. Motortimmar och vägmätaravläsning – Båda värdena inkluderas automatiskt, om tillgängliga, när arbetsordern skapas. Dessa värden kommer inte att ändras automatiskt. Om fordonet rör sig medan arbetsordern är öppen kan du redigera informationen manuellt. När du stänger arbetsordern kommer dessa värden direkt att påverka de återkommande underhållsscheman som skapas för tillgångarna, så det är viktigt att hålla dem korrekta.
6. Totala kostnader – Det här avsnittet summeras automatiskt beroende på de kostnader som angetts i de enskilda jobben. Valutan kan ändras om du debiteras i en viss valuta för reparationen, men om en annan användare granskar den kommer de att se valutan i sin korrekta växelkurs.
7. Anteckningar och bilagor – Lägg till relevanta anteckningar eller filer (t.ex. diagram, foton). Se till att bilagorna är tydligt märkta. Du kan ladda upp upp till 10 filer per arbetsuppdrag, men varje fil måste vara under 2 MB.

Definiera arbetsorderjobb

Avsnittet Jobb i en arbetsorder innehåller alla tilldelade jobb som ska utföras inom arbetsordern, som ursprungligen kom från sidan Arbetsförfrågan. Det finns flera funktioner i det här avsnittet:

1. + Lägg till – Sök efter öppna arbetsförfrågningar som kan läggas till i denna arbetsorder, eller skapa en ny manuell arbetsförfrågan att tilldela som ett jobb i denna arbetsorder.
2. Alla väntande – Lägg till alla väntande jobb för den här tillgången.

Redigera ett jobb

För att redigera ett jobb, välj jobbnamnet från jobblistan.

Sidan med information om underhållsjobbet visar följande:

1. Översikt
2. 1. Visar tillgången och VIN-numret för den tillgång som får jobbet gjort.

3. 

1. Jobbdetaljer
2. 2. Jobbnamn – Det här avsnittet namnges automatiskt baserat på namnet på underhållsschemat eller en annan källa som arbetsförfrågan kom från.
   3. Källnamn, utlöst datum och tid – Visar vilken källa från sidan Arbetsförfrågan som skapade detta jobb, tillsammans med datum och tid.
   4. VMSR-systemkod – Baserat på VMRS (Vehicle Maintenance Reporting Standards), ett standardiserat system med alfanumeriska koder som används för att spåra och kategorisera underhållsinformation för fordon och utrustning. Geotab kommer att införa fälten System, Komponent och Montering för att underlätta mycket större dataanalys av underhållsdata.
   5. Servicearbete utfört – En annan VMRS-kod som du kan ange manuellt.
   6. Jobbstatus – Status för den specifika uppgiften för detta jobb. Det kan antingen vara Öppet, Schemalagt, Pågående, Pausat, Slutfört eller Avbrutet. För att stänga en arbetsorder måste den slutliga statusen per jobb antingen vara Slutförd eller Avbruten, vilket betyder att jobbet är slutfört eller inte slutfört.
   7. Jobb påbörjat / Jobb slutfört – Dessa hjälper till att fånga upp hur lång tid jobbet tog för senare dataanalys och jämförelse med arbetstimskostnader.
   8. Prioritet – Hur kritisk reparationen är. Alternativen är Låg, Mellan, Hög och Kritisk (högsta prioritet).
   9. Beskrivning – Ange eventuella specifika detaljer om det här jobbet.

3. 

2. Kostnader
3. 1. Arbetskraft – Kostnaden för mekanikern eller serviceplatsen för att utföra arbetet på tillgången.
   2. Arbetstimmar – Det totala antalet timmar som lagts ner på jobbet.
   3. Delkostnad – Den totala summan av kostnader för alla delar i jobbet.

4. ✱ OBS: Arbetskraft, timmar och delar summeras på den arbetsorder som jobben är kopplade till, vilket ger dig en totalsumma på själva arbetsordern.

5. 

3. Anteckningar och bilagor - Detaljer skrivna ut för mekaniker eller andra att granska separat, som en anteckning om att detta är ett återkommande problem, eller att den utbytta delen inte var den normala delen, etc.

Closing, Deleting and Saving Work Orders

From each Work Order page, you can choose to Delete, Save, or Close it.

1. Delete – Select to delete a Work Order, then select Delete on the confirmation message if you are sure you want to delete. When a Work Order is deleted, the Jobs assigned to it are automatically Canceled. The Audit Log will register the user who deleted the Work Order the date and time it was deleted.
2. Save – Select to save the current progress and any changes made to the Work Order. If you accidentally try to close the page with an unsaved work order, a confirmation window will remind you to save before closing.
3. Mark as closed – When a Work Order has had all its Jobs completed, it is time to mark it as closed. It could also be closed before all Jobs are marked as Completed, but in this case a confirmation window will pop up asking if you want to mark remaining Jobs as canceled. When A Work Order is Completed, the Work Order becomes logged on the Work Order page for review in the future. The Audit Log will register the user who closed the Work Order the date and time it happened.

Bulk importing Work Orders

To bulk import Work Orders:

1. Select the Jobs tab from the Work Order Management page.
2. From the top menu, select Bulk upload.
3. Before creating your file, select Download template file, and review the excel file to organize your maintenance information on your own file.
4. Add your file to the Drop file here or click to browse, then select Import.
5. 1. If you receive an error message, double-check the formatting of the template file and try again. The popup window should inform you about the errors.
1. Your maintenance data will be logged as closed Work Orders with all the data you put in your Excel file.
2. 2. Use the status Completed, and filter by a specific asset on the Work Order page to find your uploaded record.

✱ NOTE: If an asset is not already assigned to a Maintenance Schedule when you import Jobs for it, the system will automatically add that asset to the Maintenance Schedule and use the Odometer, Date, and Engine Hour provided to setup the next time the Maintenance Schedule will reset.

Help us improve the feature!

Feel free to give us feedback directly by navigating to Support > Send Feedback to Geotab, or via Live Chat!

Frequently Asked Questions (FAQs)

Do I need to re-setup my old Reminders on this new system?

No, all old Reminders will still be set up and running exactly the same, with no additional work needed. The Reminders page is now the Schedules Page. You will find Overdue, and Due Schedules on the Request Page found under Maintenance > Work Order Management.

Will I lose any data when I am migrated to the Work Order Management System?

All your maintenance data is migrated over automatically. You will find all completed “Maintenance Records” will show up on the Jobs page found under Maintenance> Work Order Management. Search your vehicles and previous time frames and you will see Jobs marked as Completed, and if any documents were attached to them they will be available in the Job itself by clicking on the row of the Job and scrolling down to the document section.

API & Integrations - Is the Maintenance Work Order data available in a public API?

We are still working on adding the API Endpoints into our SDK documentation and testing all connections currently. Om du vill testa det vi har byggt, vänligen boka tid med vårt produktledningsteam med hjälp av den här kalendern.

Kan jag ladda ner en rapport över alla mina arbetsordrar?

Ja. På fliken Arbetsorder på sidan Arbetsorderhantering väljer du Rapporter från den översta menyn för att ladda ner arbetsorderrapporten. Detta laddar bara ner data för alla arbetsordrar som du har laddat totalt när du sökte på den sidan.

Var är mina gamla rapporter för påminnelser, kommande underhåll och underhållsregister?

De gamla sidorna för dessa rapporter fungerar inte längre och har ersatts på MyGeotab. Fliken Arbetsförfrågan är den nya Kommande underhållsrapport, medan fliken Arbetsordrar är den nya sidan Underhållsjournaler och sidan Påminnelser är nu sidan Schema . De nuvarande sidorna använder ett nytt API och en ny kodning, så de gamla rapporterna för sidorna fungerar inte. Nya rapporter kan göras från vilken som helst av dessa nya sidor.

För de som använde det gamla systemet gjordes alla underhållsposter i er databas om till slutförda arbetsordrar, en underhållspost per arbetsorder. Inga data har raderats från gamla register.

Kan jag gå tillbaka till sidan Gamla påminnelser, Kommande underhåll och Underhållsregister?

Nej. Dessa sidor har föråldrats och är inte längre tillgängliga.