Användarhandbok

Oktober 2025

Innehållsförteckning

Översikt

Hantering av arbetsorder är utformad för att effektivisera dina underhållsprocesser och säkerställa livslängden på dina tillgångar. Använd den för att nå sammanfattade och organiserade data om arbetsordrar och kommande schemalagt underhåll. Du kan skapa och ändra scheman för förebyggande underhåll för att enkelt hålla reda på vagnparkens behov och identifiera potentiella problem i förväg.

Den här funktionen ger en smidig upplevelse när du utför underhållsåtgärder och säkerställer att dina fordon och tillgångar alltid är i toppskick. Oavsett om du hanterar rutinunderhåll eller mer komplexa reparationer kan underhållsfunktionen hjälpa dig att hålla koll på alla dina underhållsbehov.

Dessutom kan den här funktionen även användas för att upptäcka motorfel och problem med förebyggande underhåll som kanske inte omedelbart är uppenbara i din vagnpark, och ger dig snabba sammanfattningar av potentiella problem innan de blir större underhållsproblem.

Hitta Hantering av arbetsorder genom att gå till Underhåll > Hantering av arbetsorder från huvudnavigeringen.

Förutsättningar

För underhåll krävs det att hantera underhållshändelser behörighet för att kunna skapa, redigera och ta bort underhållsenheter, och visa underhållscentret för att kunna se sidorna. Vilka behörigheter som kan ges beror på vilken åtkomstnivå en användare ska tilldelas för användning. Alla användarkonton med de här behörigheterna aktiverade kan använda funktionen för hantering av arbetsorder.

Arbetsflöde för hantering av arbetsorder

Arbetsflödet för hantering av arbetsorder inkluderar fyra steg:

1. Underhållsscheman
2. Arbetsbegäran
3. Arbetsorder
4. Jobb

När du har ställt in underhållsscheman på fliken Hantering av arbetsorder > Arbetsbegäran visas nya arbetsförfrågningar som upplyser dig om att schemalagt underhåll har förfallit. Kom också ihåg att du på schemasidan kan du ställa in e-postaviseringar för när de förfaller. Se Underhållsscheman för detaljer. Efter granskningen kan du göra en arbetsbegäran till en arbetsorder. När en arbetsbegäran tilldelas en arbetsorder blir den ett jobb och visas då som det i både den arbetsorder du har skapat och på fliken Jobb. När jobbet är slutfört stängs arbetsordern. En arbetsorder förblir öppen så länge statusen "Avslutad" eller "Avbruten" inte är vald. Arbetsbegäran kan även skapas baserat på andra källor, som diagrammet nedan visar:

Underhållsscheman

Underhållsscheman, som tidigare kallades Underhållspåminnelser, är återkommande eller enstaka påminnelser om att en eller flera tillgångar kräver arbete.

Så här skapar du ett schema:

1. Navigera till Underhåll > Scheman från huvudnavigeringen.
2. Välj + Schema på den översta menyn på sidan Underhållsscheman.
3. Ange ett schemats namn.
4. Klicka på Lägg till.
5. Ange Detaljer för ditt schema, inklusive kategorier, grupper och kommentarer.

6. ✱ OBS! Kategorier är ytterligare typer av etiketter som kan hjälpa dig med rapportering.

6. Ställ in Villkoren för ditt schema med hjälp av rullgardinsmenyn Frekvens.

7. ✱ OBS: Du kan välja mer än ett värde (t.ex. var sjätte månad OCH var 10 000:e km). En påminnelse skickas när tillgången når något av kriterierna.

7. Lägg till tillgångar i ditt schema:
8. 1. Klicka på Lägg till tillgång.
   2. Filtrera dina tillgångar efter Grupp.
   3. Välj de tillgångar du vill lägga till med hjälp av rullgardinsmenyn Välj tillgångar.
   4. Klicka på Lägg till.
8. Lägg till Notifikationer i ditt schema:
9. 1. Klicka på Lägg till meddelanderegel.
   2. Välj en aviseringstyp.
   3. Ställ in villkoret för att utlösa meddelandet i fältet Utlösa meddelande. Använd eller-fälten för att ställa in ytterligare villkor.
   4. Klicka på Spara.
9. Klicka på Spara för att slutföra och återgå till sidan Underhållsscheman.

Datainformation (förebyggande underhåll)

Det finns två typer av automatiska underhållsscheman som visas baserat på tillgången på data från dina tillgångar:

1. Elsystemsbedömning (ESR) – aviserar användare när ett tillgångs elsystemsbedömning faller till eller under 15 av 100, vilket indikerar ett potentiellt behov av att inspektera tillgångens batteri och elektriska anslutningar.
2. Återstående oljelivslängd – uppskattar oljans återstående livslängd baserat på tillgångsspecifika data och körbeteenden. Återstående oljelivslängd beräknar den optimala tiden för oljebyte, vilket underlättar underhållsplanering och tillgångsskötsel.

✱ OBS: Du kan inte justera när den här informationen utlöses eftersom de baseras på datamodeller som skapats av Geotab. I framtiden kommer du att kunna välja vilka användare som får aviseringar kopplade till dessa varningar.

Fel**

Vi utvecklar för närvarande skapande av arbetsbegäran baserat på fel. Kom tillbaka för framtida uppdateringar!

Tillgångsinspektion – förarens fordonsinspektionsrapport (DVIR)

I framtiden kommer administratörer att ha möjlighet att automatiskt skapa en arbetsbegäran på sidan för arbetsbegäran baserat på en tillgångsinspektion (DVIR) som rapporterats som en större eller mindre defekt av en förare som använder Geotab Drive. Vagnparksansvariga och mekaniker kan sedan visa och skapa arbetsordrar för att påbörja arbetet med att få tillbaka tillgången på vägen. Vi ger förarna möjlighet att se öppet schemalagt underhåll, samt datainformation, i Geotab Drive och skapa en arbetsorder eller använda vägassistans. Funktioner relaterade till tillgångsinspektion är fortfarande under utveckling, så kom tillbaka för framtida uppdateringar.

Manuell arbetsbegäran (defekter)

Ibland måste underhåll utföras på en tillgång som är utanför tillämpningsområdet och inte rutinmässigt. För detta kanske du vill skapa en manuell arbetsbegäran, med användning av DVIR-defektlistorna för att skapa en lista över saker som kan verka vara reparerade. Granska Använda defektlistor för att redigera vad som kan visas i den här listan och kom sedan tillbaka för att se hur du skapar en manuell arbetsbegäran.

Hantera arbetsbegäran

Du kan hantera alla arbetsorder från fliken Begäran som visar alla underhållsscheman, datainformation och manuellt rapporterade defekter. Om du har en tredjepartsintegrering kan du även se förfrågningar från den integreringen med ett eget namn på underhållstypen.

Som standard visar tabellen Begäran följande:

1. Tillgång – den tillgång som är kopplad till underhållet.
2. Källa – vilken källa på sidan för arbetsbegäran som skapade jobbet.
3. Underhållstyp – den typ av problem som kräver underhåll.
4. Kategorier – ytterligare typer av etiketter som kan hjälpa dig med rapportering.
5. Allvarlighetsgrad – hjälper dig att se vilka scheman som är försenade och vilken datainformation som ska prioriteras. Värdena kan vara Låg, Medel eller Hög. Mer information finns i Förstå allvarlighetsgraden.
6. Utlösningsdatum – det datum då jobbet skapades.
7. Status – visar distans, motortimmar eller dagar som återstår tills din begäran blir försenad, eller om den redan är försenad.

Du kan göra följande på fliken Begäran:

1. Rapporter – hämta tillgängliga rapporter.
2. Scheman – öppna sidan Underhållsscheman.
3. + Arbetsbegäran – skapa en arbetsbegäran.
4. Grupper – filtrera informationen i tabellen efter hela gruppträdet, eller markera en eller flera grupper.
5. Tillgångar – filtrera informationen i tabellen efter specifika tillgångar.
6. Filter – öppna alla tillgängliga filter, inklusive grupper, tillgångar, underhållstyp, källa och allvarlighetsgrad.

Förstå allvarlighetsgraden

Allvarlighetsgrad är en ny funktion som introduceras i hantering av arbetsorder. Men den kan snabbt identifiera vilka scheman som är försenade och vilken datainformation som är viktigast och bör prioriteras. Allvarlighetsgraden ger ett nytt sätt att filtrera igenom alla dina förfrågningar för att göra det enklare att hålla jämna steg med underhållet.

Allvarlighetsgrad för scheman

1. Låg – ”det är inte dags för det här schemalagda underhållet än och det har låg allvarlighetsgrad.”
2. Medel – ”det är dags för det här schemalagda underhållet inom mindre än 500 miles, 50 motortimmar eller 10 dagar.”
3. Hög – ”det här schemalagda underhållet är försenat.”

✱ OBS: Kriterierna för allvarlighetsgrad kan inte redigeras just nu.

Allvarlighetsgrad för problem med elsystemsbedömning (ESR)

Elsystemsbedömning (ESR, Electrical System Rating) är en funktion för bedömning av tillståndet för elsystemet för ett fordon på en skala från 0 till 100. För ESR finns det två allvarlighetsgrader:

1. Hög — 5 till 15.
2. Kritisk – 4 och under.

Allvarlighetsgrad för motoroljans livslängd i procent

För motoroljans livslängd i procent finns det tre allvarlighetsgrader:

1. Medel — 20–50 %
2. Hög — 11–19 %
3. Kritisk – 0–10 %

Sortera information

Så här sorterar du information i tabellen i en annan ordning:

1. På fliken Begäran håller du muspekaren över rubriken på den tabell som du vill ändra ordningen för.
2. Klicka på sorteringsikonen.

3. 

3. Följande kolumner kan sorteras:
4. 1. Tillgång – alfabetiskt/numeriskt
   2. Källa – alfabetiskt/numeriskt

Skapa arbetsbegäran

På fliken Arbetsbegäran på sidan Hantering av arbetsorder kan du skapa en arbetsbegäran för oväntat underhåll som kan behövas för en enskild tillgång och som inte har schemalagts för:

1. Välj + Arbetsbegäran längst upp till höger på sidan.

2. 

2. Välj Tillgång, Defekt, Allvarlighetsgrad, Förfallodatum, och Service förfaller i popuprutan Skapa arbetsbegäran .
3. Ange en beskrivning med information om begäran.
4. Välj Lägg till.

Arbetsbegäran visas i tabellen Arbetsbegäran tillsammans med alla andra för din vagnpark. Du kan välja den och gå vidare med att skapa en arbetsorder.

Skapa en arbetsorder från en arbetsbegäran

På fliken Begäran väljer du flera arbetsförfrågningar genom att markera rutorna till vänster om varje tillgång. Knappen + Arbetsorder visas längst upp i tabellen tillsammans med andra massåtgärder: Hoppa över, Snooze och Slutför.

Åtgärder för arbetsbegäran

Hoppa över – skapar automatiskt en arbetsorder för valda tillgångar och tillhörande arbetsbegäran. Du måste lägga till en kommentar om varför dessa arbetsförfrågningar hoppades över. När det är klart tilldelas ditt användarnamn till arbetsordern, arbetsordern stängs och de enskilda arbetsjobben får status Avbruten.

Skjut upp – tar automatiskt bort valda arbetsförfrågningar från sidan Arbetsbegäran och frågar om du vill att de ska återgå till fliken Arbetsbegäran inom 1 dag, 7 dagar eller 30 dagar. Ditt namn registreras endast i granskningsloggen om att du har utfört denna uppskjutning, eftersom ingen arbetsorder är öppen för åtgärden.

+ Arbetsorder – grupperar alla valda arbetsförfrågningar efter deras matchande tillgång och skapar arbetsordrar för varje tillgång. När du skapar en arbetsorder omvandlas arbetsbegäran till ett arbetsjobb och kallas därefter för jobb.

Komplett - Se Slutför förfrågningar i bulk och snabb slutföring.

Slutför förfrågningar i bulk och snabb slutföring

Begärningar-fliken har möjlighet att välja flera och sedan slutföra flera begärningar samtidigt. Att göra detta kan spara tid för att återställa din schemalagda underhåll; dock kommer det endast att fånga Datum för slutförande, Odometer på dagen för slutförande och Motor timmar på datumet för slutförande. För att börja, välj de arbetsförfrågningar du vill slutföra genom att markera rutorna till vänster om varje tillgång. Klicka sedan på knappen Slutför.

Du kommer att bli ombedd att slutföra flera arbetsorder för alla valda förfrågningar.

✱ OBS: Om en tillgång har flera förfrågningar grupperar vi automatiskt dem tillsammans i en enda arbetsorder. Du kan justera datumslutförandet.

✱ OBS! Om du valde en enda tillgång, och därför hade endast en enda order, kommer du att få möjlighet att skriva in mätarställningen och motortimmarna. Om du lämnar detta tomt kommer systemet att anta att vi kan hämta mätarställningen och motortimmarna från samma slutförandedatum och markera det för alla begärningar inom denna arbetsorder, vilket därmed återställer all schemalagd underhåll.

Arbetsorderformulär och -terminologi

När du väljer + Arbetsorder efter att ha valt din lista med arbetsförfrågningar visas ett arbetsorderformulär. Där finns data tillgängliga för att fylla i som är kopplade till de jobb som ska slutföras. Arbetsorderformuläret innehåller följande information:

1. Referens – namnet överst på arbetsordern är ett automatiskt genererat nummer baserat på den exakta tiden (millisekund) då beställningen gjordes , men du kan byta namn till valfri kombination av siffror och bokstäver.
2. Datum och tid för öppnande, skapare – formuläret visar alltid den tid arbetsordern skapades och av vem. Dessa uppgifter kan inte ändras.
3. Senast redigerad – datum och tid uppdateras automatiskt när någon sparar arbetsordern.
4. Översikt över arbetsorder
5. 1. Tillgångsinformation – tillgångsnamn, VIN, märke, modell, år är förifyllda när arbetsordern skapas om de är tillgängliga. En arbetsorder kan inte tilldelas till en annan tillgång. Du måste i det fallet skapa en ny arbetsorder för den tillgången. Den tillgångsinformation som visas kan endast ändras på sidan Tillgångar.
   2. Förfallodatum – ett manuellt angivet datum som reglerar när arbetsordern blir försenad. Det kan hänvisas till när en mekaniker eller tjänsteleverantör erbjuder ett beräknat slutförandedatum och om arbetet har passerat denna tid.
   3. Status – en listruta som kontrollerar den övergripande statusen för hela arbetsordern. Dessa statusar finns: Öppen, Schemalagd, Pågår, Pausad, Slutförd, och Avbruten. Se Stänga, ta bort och spara arbetsordrar för mer information.
   4. Prioritet – styr filtrering och beställning av den här arbetsordern på sidan Arbetsorder. Dessa prioriteringar finns: Låg, Medel, Hög, Kritisk.
   5. Tilldelad till – När ett namn först tilldelas en arbetsorder. Om namnet ändras skickas ett annat meddelande. Den tilldelade användaren är ansvarig för att denna arbetsorder stängs.
   6. Reparationsplats – Geotab har integrerat zoner i arbetsordrar. I listrutan Reparationsställe visas en lista över zoner som redan finns i databasen. Om du väljer den zon där verkstaden eller tjänsteleverantören finns kan det hjälpa till med dataanalys i samband med analyser av fordonets totala stilleståndstid och reparationskostnader över tid.
   7. Orsak till reparation och reparationsklass – välj reparationsinformation för din arbetsorder.

6. 

5. Antal motortimmar och mätarställning – båda värdena inkluderas automatiskt, om de är tillgängliga, när arbetsordern skapas. Dessa värden ändras inte automatiskt. Om fordonet rör sig medan arbetsordern är öppen kan du redigera informationen manuellt. När du stänger arbetsordern påverkar dessa värden direkt de återkommande underhållsscheman som skapats för tillgångarna, så det är viktigt att de är korrekta.
6. Totala kostnader – det här avsnittet summeras automatiskt beroende på de kostnader som anges i de enskilda jobben. Valutan kan ändras om du debiteras i en viss valuta för reparationen, men om en annan användare granskar den visas valutan i deras korrekta valutakurs.
7. Anteckningar och bilagor – lägg till relevanta anteckningar eller filer (t.ex. diagram, foton). Se till att bilagorna är tydligt märkta. Du kan överföra upp till 10 filer per arbetsorder, men varje fil måste vara mindre än 2 MB.

Definiera arbetsorderjobb

Avsnittet Jobb i en arbetsorder har alla tilldelade jobb som ska utföras inom arbetsordern, som ursprungligen kom från sidan Arbetsbegäran. Det finns flera funktioner i detta avsnitt:

1. Lägg till – slå upp öppna arbetsförfrågningar som kan kopplas till den här arbetsordern eller skapa en ny manuell arbetsbegäran att tilldela som ett jobb på den här arbetsordern.
2. Alla väntande – lägg till alla väntande jobb för den här tillgången.

Redigera ett jobb

Om du vill redigera ett jobb väljer du jobbnamnet i jobblistan.

På sidan Information om underhållsjobb visas följande:

1. Översikt
2. 1. Visar den tillgång, och dess VIN-nummer, som jobbet utförs för.

3. 

1. Jobbinformation
2. 2. Jobbnamn – det här avsnittet namnges automatiskt baserat på namnet på underhållsschemat eller någon annan källa som gav upphov till arbetsbegäran.
   3. Källnamn, utlösningsdatum och -tid – visar vilken källa från sidan Arbetsbegäran som skapade jobbet, tillsammans med datum och tid.
   4. VMSR-systemkod – Baserat på VMRS-koder (Vehicle Maintenance Reporting Standards), ett standardiserat system med alfanumeriska koder som används för att spåra och kategorisera underhållsinformation för fordon och utrustning. Geotab lägger till fälten System, Komponent och Montering för att underlätta en mycket större dataanalys av underhållsdata.
   5. Servicearbete slutfört – En annan VMRS-kod som du kan ange manuellt.
   6. Jobbstatus – Status för den specifika uppgiften för det här jobbet. Det kan vara antingen Öppen, Schemalagd, Pågår, Pausad, Slutförd eller Avbruten. Om du vill stänga en arbetsorder måste den slutliga statusen per jobb antingen vara Slutförd eller Avbruten, vilket indikerar om jobbet har utförts eller inte.
   7. Jobb startat / jobb slutfört – dessa hjälper dig att registrera hur lång tid jobbet tog för senare dataanalys och jämförelse med kostnader för arbetstimmar.
   8. Prioritet – hur kritisk reparationen är. Alternativen är Låg, Medel, Hög, och Kritisk (högsta prioritet).
   9. Beskrivning – ange specifik information om det här jobbet.

3. 

2. Kostnader
3. 1. Arbete – kostnaden för mekanikern eller servicestället för att utföra arbetet på tillgången.
   2. Arbetstimmar – det totala antalet timmar som lagts på jobbet.
   3. Reservdelskostnad – den totala kostnaden för alla reservdelar i jobbet.

4. ✱ OBS! Arbete, timmar och reservdelar summeras på arbetsordern för de jobb som är kopplade till den, vilket ger dig en totalsumma på själva arbetsordern.

5. 

3. Anteckningar och bilagor – information som antecknats för mekaniker eller andra för separat granskning, som en anteckning om att detta är ett återkommande problem, eller att den utbytta delen inte var den normala delen, osv.

Stänga, ta bort och spara arbetsordrar

Från varje Arbetsorder-sida kan du välja att ta bort, spara eller stänga den.

1. Ta bort – välj för att ta bort en arbetsorder och välj sedan Ta bort i bekräftelsemeddelandet om du är säker på att du vill ta bort. När en arbetsorder tas bort avbryts de jobb som tilldelats den automatiskt. Granskningsloggen registrerar den användare som tog bort arbetsordern med datum och tid då den togs bort.
2. Spara – välj för att spara aktuella framsteg och eventuella ändringar som gjorts i arbetsordern. Om du av misstag försöker stänga sidan med en osparad arbetsorder påminner ett bekräftelsefönster dig om att spara innan du stänger den.
3. Markera som stängd – när alla jobb i en arbetsorder har slutförts är det dags att markera den som stängd. Den kan även stängas innan alla jobb markeras som slutförda, men i det fallet visas ett bekräftelsefönster med frågan om du vill markera återstående jobb som avbrutna. När en arbetsorder har slutförts loggas arbetsordern på sidan Arbetsorder för granskning i framtiden. Granskningsloggen registrerar den användare som stängde arbetsordern med datum och tid då den stängdes.

Massimport av arbetsordrar

Så här massimporterar du arbetsordrar:

1. Välj fliken Jobb på sidan Hantera arbetsorder.
2. På den översta menyn väljer du Massuppladdning.
3. Innan du skapar filen väljer du Hämta mallfil, och granskar Excel-filen för att organisera underhållsinformationen i din egen fil.
4. Lägg till filen i Släpp filen här eller klicka för att bläddra, och välj sedan Importera.
5. 1. Om du får ett felmeddelande kontrollerar du formateringen av mallfilen och försöker igen. Popuprutan bör informera dig om felen.
1. Dina underhållsdata loggas som stängda arbetsordrar med alla data som du har lagt in i din Excel-fil.
2. 2. Använd statusen Slutförd och filtrera efter en viss tillgång på sidan Arbetsorder för att hitta det överförda dokumentet.

✱ OBS! Om en tillgång inte redan är tilldelad ett underhållsschema när du importerar jobb för den, kommer systemet automatiskt att lägga till den tillgången i underhållsschemat och använda mätarställningen, datumet och motortimmarna som anges för att ställa in nästa gång underhållsschemat kommer att återställas.

Hjälp oss att förbättra funktionen!

Du kan ge oss feedback genom att gå till Support > Skicka feedback till Geotab eller genom att använda livechatten!

Vanliga frågor (FAQ)

Behöver jag ställa in mina gamla påminnelser på det här nya systemet igen?

Nej, alla gamla påminnelser kommer fortfarande att vara inställda och fungera precis som tidigare, utan att något extra arbete behövs. Sidan Påminnelser är nu sidan Schema. Du hittar förfallna och kommande scheman på Begärningssidan som finns under Underhåll >> Arbetsordhantering.

Kommer jag att förlora någon data när jag migreras till arbetsorderhanteringssystemet?

All din underhållsdata har migrerats automatiskt. Du kommer att hitta alla slutförda "Underhållsregister" som visas på sidan Jobb som finns under Underhåll >> Arbetsorderhantering. Sök dina fordon och tidigare tidsramar så kommer du att se jobb markerade som slutförda, och om några dokument var bifogade till dem kommer de att vara tillgängliga i jobbet genom att klicka på raden för jobbet och rulla ner till dokumentavsnittet.

API och integreringar – är arbetsorderdata för underhåll tillgängliga i ett offentligt API?

Vi arbetar fortfarande med att lägga till API-slutpunkter i vår SDK-dokumentation och testar just nu alla anslutningar. Om du vill testa vad vi har byggt, vänligen boka tid med vårt produktledningsteam via denna kalender.

Kan jag hämta en rapport med alla mina arbetsorder?

Ja. På fliken Arbetsorder på sidan Hantering av arbetsorder väljer du Rapporter på den översta menyn för att hämta arbetsorderrapporten. Det här hämtar endast data för alla arbetsordrar som du har läst in totalt när du sökte på den sidan.

Var finns mina gamla påminnelser, kommande underhåll och rapporter för underhållsposter?

De gamla sidorna för de här rapporterna fungerar inte längre och har ersatts på MyGeotab. Fliken Arbetsbegäran är den nya Rapport om kommande underhåll, medan fliken Arbetsordrar är den nya Underhållsposter sidan, och sidan Påminnelser är nu Scheman sidan. De aktuella sidorna använder nytt API och ny kodning, så de gamla rapporterna för sidorna fungerar inte. Nya rapporter kan skapas på någon av dessa nya sidor.

För de som använde det gamla systemet har alla underhållsposter i databasen gjorts om till Slutförda arbetsordrar, en Underhållspost mot en Arbetsorder. Inga data har tagits bort från gamla poster.

Kan jag gå tillbaka till sidan med gamla påminnelser, kommande underhåll och underhållsposter?

Nej. De här sidorna har tagits ur bruk och är inte längre tillgängliga.