Användarhandbok

Januari 2025

Innehållsförteckning

Översikt

Work Order Management är utformad för att effektivisera dina underhållsprocesser och säkerställa livslängden på dina tillgångar. Använd den för att få tillgång till sammanfattade och organiserade data för arbetsorder och kommande schemalagt underhåll. Du kan skapa och ändra scheman för förebyggande underhåll för att enkelt hålla reda på din flottas behov och identifiera potentiella problem i förväg.

Den här funktionen ger en sömlös upplevelse för att utföra underhållsuppgifter och säkerställa att dina fordon och tillgångar alltid är i toppskick. Oavsett om du har att göra med rutinunderhåll eller mer komplexa reparationer, kan underhållsfunktionen hjälpa dig att hålla koll på alla dina underhållsbehov.

Dessutom visar den här funktionen även motorfel och förutsägande underhållsproblem som kanske inte är omedelbart uppenbara för din flotta, vilket ger dig snabba sammanfattningar av potentiella problem innan de blir stora underhållsproblem.

Hitta Work Order Management genom att navigera till Underhåll > Underhållscenter > Arbetsorderhantering från huvudnavigeringen.

Förutsättningar

Underhåll kräver att underhållsadministratören kan skapa, redigera, ta bort underhållsenheter, och underhållsvisaren för att visa sidorna. Att bevilja dessa behörigheter beror på vilken åtkomstnivå en användare ska tilldelas att använda. Alla användarkonton med dessa behörigheter aktiverade kan använda funktionen för hantering av arbetsorder.

Arbetsorderhantering arbetsflöde

Arbetsflödet för hantering av arbetsorder inkluderar fyra steg:

1. Underhållsscheman
2. Arbetsförfrågan
3. Arbetsorder
4. Jobb

När du har ställt in underhållsscheman, på hantering av arbetsorder > Arbetsbegäran fliken kommer den nya arbetsbegäran att visas med en varning du att planerat underhåll har förfallit. Alternativt, kom ihåg att du kan ställa in e-postmeddelanden på sidan Schema för när dessa förfaller. Se Underhåll Schema för detaljer. Efter granskning kan du förvandla en arbetsförfrågan till en arbetsorder. När en arbetsförfrågan tilldelas en arbetsorder blir den ett jobb och visas som sådan inom både arbetsorder du har skapat och Jobb fliken. När jobbet är klart stängs arbetsordern. En arbetsorder kommer att vara öppen så länge det finns arbete att utföra på tillgången. Arbetsförfrågningar kan också skapas baserat på andra källor, eftersom diagrammet nedan visar:

Underhållsscheman

Underhållsscheman, tidigare kända som underhållspåminnelser, är återkommande eller engångspåminnelser om att en eller flera tillgångar kräver arbete.

Så här skapar du ett schema:

1. Navigera till Underhåll > Underhållscenter > Scheman från huvudnavigeringen.
2. Välj + Schema från toppmenyn på sidan Underhållsscheman .
3. Ange ett påminnelsenamn.
4. Ange en Kategori.

5. ✱ OBS: Kategorier är ytterligare typer av etiketter som kan hjälpa dig med rapporteringssyften.

5. Använd kryssrutorna och ange om påminnelsen upprepas med Tid, Avstånd eller Motortimmar. Ange påminnelsens frekvenser relaterade till det valda måttet.

6. ✱ OBS: Du kan välja mer än ett värde (till exempel var sjätte månad OCH var 10 000:e km). En påminnelse skickas när tillgången når något av kriterierna.

6. Välj fliken Lägg till tillgångar för att söka efter och lägga till tillgångar i schemat.
7. Välj fliken Meddelanden för att ställa in aviseringar för detta schema.
8. Klicka på Spara för att avsluta och återgå till sidan Underhållsscheman .

Datainsikter (förutsägande underhåll)

Det finns två typer av automatiserade underhållsscheman som visas baserat på tillgången på data från dina tillgångar:

1. Electrical System Rating (ESR) – Varnar användare när det elektriska systemets rating för en tillgång sjunker till eller under 15 av 100, vilket indikerar ett potentiellt behov av att inspektera tillgångens batteri och elektriska anslutningar.
2. Återstående oljelivslängd – Uppskattar den återstående oljelivslängden baserat på tillgångsspecifika data och körbeteenden. Oil Life Remaining beräknar den optimala tiden för ett oljebyte, vilket underlättar underhållsplanering och vård av tillgångar.

✱ OBS: Du kan inte justera när dessa insikter ska utlösas, eftersom de är baserade på datamodeller skapade av Geotab. I framtiden kommer du att kunna välja vilka användare som får aviseringarna som är kopplade till dessa varningar.

Fel

Vi utvecklar för närvarande skapandet av arbetsförfrågningar baserade på fel. Kom tillbaka för framtida uppdateringar!

Asset Inspection - Förarfordonsinspektionsrapport (DVIR)

I framtiden kommer administratörer att ha ett alternativ att automatiskt skapa en arbetsförfrågan på sidan för arbetsförfrågan baserat på en tillgångsinspektion (DVIR) som rapporterats som en större eller mindre defekt av en förare som använder Geotab Drive. Fleet Managers och mekaniker kommer sedan att kunna se och skapa arbetsorder för att påbörja arbetet med att få tillgången tillbaka på vägen. Vi kommer att ge förare möjlighet att se det öppna Schemalagda underhållet, såväl som Data Insights, på Geotab Drive och kunna skapa en arbetsorder eller använda vägassistans. Funktioner relaterade till Asset Inspection är fortfarande under utveckling, så kom tillbaka för uppdateringar.

Manuella arbetsförfrågningar (defekter)

Ibland måste underhåll göras på en tillgång som är helt utanför omfattningen och inte rutin. För detta kanske du vill skapa en manuell arbetsförfrågan, som vi använder oss av DVIR-defektlistorna för att skapa en lista över föremål som kan se ut att vara reparerade. Recension Använda defektlistor för att redigera vad som kan visas i den här listan, kom sedan tillbaka för att se hur du skapar en manuell arbetsförfrågan.

Skapa arbetsförfrågningar

Från fliken Arbetsförfrågan på sidan hantering av arbetsorder kan du skapa en arbetsförfrågan för oväntat underhåll som kan behövas för en enskild tillgång och som inte var schemalagd för:

1. Välj + Arbetsförfrågan uppe till höger på sidan.
2. Välj Tillgång, Defekt, Allvarlighetsförfallodatum, och Service Due på Create Work Begär popup.
3. Ange en Beskrivning med detaljer relaterade till begäran.
4. Välj Lägg till.

Arbetsförfrågan kommer att visas i tabellen Arbetsförfrågningar tillsammans med alla andra för din flotta. Du kan välja den och fortsätta för att skapa en arbetsorder.

Skapa en arbetsorder från en arbetsförfrågan

På fliken Förfrågningar väljer du flera arbetsförfrågningar genom att markera rutorna till vänster om varje tillgång. Knappen + Arbetsorder visas högst upp i tabellen tillsammans med andra bulkåtgärder: Hoppa över och Snooza.

Åtgärder för arbetsförfrågan

Hoppa över - Skapar automatiskt en arbetsorder för de valda tillgångarna och deras associerade arbetsförfrågningar. Du måste lägga till en anteckning om varför dessa arbetsförfrågningar hoppades över. När det är klart kommer ditt användarnamn att tilldelas arbetsordern, arbetsordern kommer att stängas och de enskilda arbetsjobben kommer att få sin status märkt som Avbruten.

Snooze - Tar bort automatiskt valda arbetsförfrågningar från sidan Arbetsförfrågan och frågar dig om du vill att de ska komma tillbaka till fliken Arbetsförfrågan inom 1 dag, 7 dagar eller 30 dagar. Ditt namn kommer endast att registreras i granskningsloggen som du utförde denna snooze, eftersom ingen arbetsorder öppnas för denna åtgärd.

+ Arbetsorder - Grupperar alla valda arbetsförfrågningar efter deras matchande tillgång och skapar arbetsorder för varje tillgång. Att skapa en arbetsorder omvandlar arbetsförfrågan till ett arbetsjobb och kommer att kallas ett jobb framöver.

Arbetsorderformulär och terminologi

Genom att välja + Arbetsorder efter att ha valt din lista med arbetsförfrågningar, visas ett arbetsorderformulär. Sedan har du data tillgänglig att fylla i relaterade till de jobb som slutförs. Arbetsorderformuläret innehåller följande information:

1. Referens – Namnet överst i arbetsordern börjar med 001 och fortsätter att automatiskt öka för nya beställningar, men du kan byta namn på det till vilken kombination av siffror och bokstäver du vill.
2. Öppnat datum och tid, skapare – Formuläret visar alltid när arbetsordern skapades och av vem. Dessa uppgifter kan inte ändras.
3. Senast redigerad – Uppdaterar automatiskt datum och tid efter att någon har sparat arbetsordern.
4. Arbetsorderöversikt
5. 1. Tillgångsinformation – Tillgångsnamn, VIN, fabrikat, modell, år är alla förifyllda vid skapande av arbetsorder om de är tillgängliga. En arbetsorder kan inte tilldelas en annan tillgång, du måste skapa en ny arbetsorder för den tillgången om så är fallet. Den visade tillgångsinformationen kan endast ändras på tillgångssidorna.
   2. Förfallodatum – Ett manuellt inmatat datum som styr när arbetsordern blir försenad. Det kan refereras när en mekaniker eller tjänsteleverantör erbjuder ett beräknat datum för slutförande och om arbetet har gått längre än denna tid.
   3. Status – En rullgardinslista som kontrollerar den övergripande statusen för hela arbetsordern. Statusen inkluderar: Öppen, Schemalagd, Pågår, På Spärr, Slutfört och Avbrutit. Se Stänga, ta bort och spara arbetsorder för detaljer.
   4. Prioritet – Styr filtrering och ordning av denna arbetsorder på sidan Arbetsorder. Prioriteringar är: Låg, Medium, Hög, Kritisk.
   5. Tilldelad till – När ett namn först tilldelas en arbetsorder kommer de att få ett e-postmeddelande om att arbetsordern har tilldelats dem. Om detta namn ändras kommer ett nytt meddelande att skickas. Den tilldelade användaren är ansvarig för stängningen av denna arbetsorder.
   6. Reparationsplats – Geotab har integrerat zoner i arbetsorder. Rullgardinsmenyn Reparationswebbplats visar en lista över zoner som redan finns i din databas. Att välja den zon där din verkstad eller tjänsteleverantör är belägen kan hjälpa till med dataanalys relaterad till total stilleståndstid för fordon och analys av reparationskostnader över tid.
   7. Anledning till reparation och reparationsklass – Välj reparationsinformationen relaterad till din arbetsorder.
5. Motortimme och vägmätaravläsning – Båda värdena inkluderas automatiskt, om de är tillgängliga, när arbetsordern skapas. Dessa värden ändras inte automatiskt. Om fordonet rör sig medan arbetsordern är öppen kan du redigera informationen manuellt. När du stänger arbetsordern kommer dessa värden direkt att påverka de återkommande underhållsscheman som skapats för tillgångarna, så det är viktigt att hålla dem korrekta.
6. Totala kostnader – Det här avsnittet summerar automatiskt beroende på kostnaderna som anges i de enskilda jobben. De Valuta kan ändras om du debiteras i en viss valuta för reparationen, men om en annan användare granskar den kommer de att se Valutan i sin korrekta valutakurs.
7. Anteckningar och bilagor – Lägg till relevanta anteckningar eller filer (t.ex. diagram, foton). Se till att bilagor är tydligt märkta. Du kan ladda upp upp till 10 filer per arbetsorder, men varje fil måste vara mindre än 2 MB.

Definiera arbetsorderjobb

De Jobb avsnittet i en arbetsorder har alla tilldelade jobb som ska utföras inom arbetsordern, som ursprungligen kom från sidan för arbetsförfrågan. Det finns flera funktioner i det här avsnittet:

1. + Lägg till – Slå upp öppna arbetsförfrågningar som kan fästas på denna arbetsorder, eller skapa en ny manuell arbetsförfrågan att tilldela som ett jobb på denna arbetsorder.
2. Alla väntande – Lägg till alla väntande jobb för den här tillgången.

Redigera ett jobb

För att redigera ett jobb, välj jobbnamnet från jobblistan.

Sidan Underhållsjobbdetaljer visar följande:

1. Översikt
2. 1. Visar tillgången och VIN för tillgången som gör jobbet gjort.
1. Jobbdetalj
2. 2. Jobbnamn – Det här avsnittet namnges automatiskt baserat på namnet på underhållsschemat eller en annan källa som skapade arbetsförfrågan.
   3. Källnamn, utlöst datum och tid – Visar vilken källa från sidan Arbetsförfrågan som skapade det här jobbet, tillsammans med datum och tid.
   4. VMSR-systemkod – Baserat på Vehicle Maintenance Reporting Standards (VMRS) ett standardiserat system med alfanumeriska koder som används för att spåra och kategorisera underhållsinformation för fordon och utrustning. Geotab kommer att ta in system-, komponent- och monteringsfält för att hjälpa till med mycket större dataanalys av underhållsdata.
   5. Servicearbete utfört – En annan VMRS-kod som du kan ange manuellt.
   6. Jobbstatus – Status för den specifika uppgiften för detta jobb. Det kan vara antingen Öppen, Schemalagd, Pågår, På is, Slutförd eller Avbruten. För att stänga en arbetsorder måste den slutliga statusen per jobb antingen vara slutfört eller avbruten, vilket betyder att jobbet har gjorts eller inte gjorts.
   7. Job started / Job completed – Dessa hjälper till att fånga hur lång tid jobbet tog för senare dataanalys och jämförelse med arbetstimmarskostnader.
   8. Priority – Hur kritisk reparationen är. Alternativen är Låg, Medium, Hög, och Kritisk (högsta prioritet).
   9. Beskrivning – Ange specifik information om detta jobb.
2. Kostnader
3. 1. Arbetskraft – Kostnaden för mekanikern eller serviceplatsen för att utföra arbetet på tillgången.
   2. Arbetstimmar – Det totala antalet timmar som spenderas på jobbet.
   3. Delarkostnad – Den totala summan av kostnaderna för alla delar inom Jobbet.

4. ✱ OBS: Arbete, timmar, delar sammanfattas på arbetsordern som jobben är kopplade till, vilket ger dig en summa på själva arbetsordern.

3. Anteckningar och bilagor - Detaljer skrivna ut för mekaniker eller andra att granska separat, som en notering om att detta är ett återkommande problem, eller att den ersatta delen inte var den normala delen, etc.

Stänga, ta bort och spara arbetsorder

Från varje Arbetsorder sida kan du välja att Ta bort, Spara, eller Stäng den.

1. Ta bort – Välj för att ta bort en arbetsorder och välj sedan Ta bort på bekräftelsemeddelandet om du är säker på att du vill ta bort. När en arbetsorder raderas avbryts de jobb som tilldelats den automatiskt. Granskningsloggen kommer att registrera användaren som tog bort arbetsordern vid datum och tidpunkt då den togs bort.
2. Spara – Välj för att spara det aktuella förloppet och eventuella ändringar som gjorts i arbetsordern. Om du av misstag försöker stänga sidan med en osparad arbetsorder, kommer ett bekräftelsefönster att påminna dig om att spara innan du stänger.
3. Markera stängt – När en arbetsorder har fått alla sina jobb slutförda är det dags att markera den som stängd. Den kan också stängas innan alla jobb markeras som slutförda, men i det här fallet kommer ett bekräftelsefönster att dyka upp som frågar om du vill markera återstående jobb som avbrutna. När en arbetsorder är slutförd loggas arbetsordern på sidan för arbetsorder för granskning i framtiden. Granskningsloggen kommer att registrera användaren som stängde arbetsordern det datum och tidpunkt då det hände.

Massimport av arbetsorder

Så här massimporterar du arbetsorder:

1. Välj fliken Jobb från sidan Arbetsorderhantering.
2. Från toppmenyn väljer du Massimportunderhåll.
3. Innan du skapar din fil, välj Ladda ned mallfil, och granska excelfilen för att organisera din underhållsinformation i din egen fil.
4. Lägg till din fil i Släpp filen här eller klicka för att bläddra i och välj sedan Importera.
5. 1. Om du får ett felmeddelande, dubbelkolla formateringen av mallfilen och försök igen. Popup-fönstret bör informera dig om felen.
1. Dina underhållsdata kommer att loggas som stängda arbetsordrar med all data du lägger i din Excel-fil.
2. 2. Använd statusen Slutförd och filtrera efter en specifik tillgång på sidan Arbetsorder för att hitta din uppladdade post.

Hjälp oss att förbättra funktionen!

Ge oss gärna feedback direkt genom att navigera till Support > Skicka feedback till Geotab, eller via livechatt!

Vanliga frågor (FAQs)

API och integrationer - Är underhållsarbetsorderdata tillgänglig i ett offentligt API?

Vi arbetar fortfarande med att lägga till API-ändpunkterna i vår SDK-dokumentation och testar alla anslutningar för närvarande.

Kan jag ladda ner en rapport över alla mina arbetsorder?

Ja. På fliken Arbetsorder på sidan Arbetsorderhantering väljer du Rapporter från toppmenyn för att ladda ner arbetsorderrapporten. Detta kommer bara att ladda ner data för alla arbetsordrar du har laddat totalt medan du söker på den sidan.

Var är mina gamla påminnelser, kommande underhålls- och underhållsrapporter?

De gamla sidorna för dessa rapporter fungerar inte längre och har ersatts på MyGeotab. De Arbetsförfrågan fliken är den nya Kommande underhållsrapport, medan Arbetsorder fliken är den nya sidan Underhållsregister och Påminnelser sidan är nu Scheman sida. De nuvarande sidorna använder nytt API och kodning, så de gamla rapporterna för sidorna fungerar inte. Nya rapporter kan göras från vilken som helst av dessa nya sidor.

För de som använde det gamla systemet gjordes eventuella underhållsposter i din databas till slutförda arbetsordrar, en underhållspost till en arbetsorder. Inga data har raderats från gamla register.

Kan jag gå tillbaka till sidan gamla påminnelser, kommande underhåll och underhållsregister?

Inga. Dessa sidor har fasats ut och är inte längre tillgängliga.