Instrukcja obsługi

Styczeń 2025 r.

Spis treści

Przegląd

Zarządzanie zleceniami pracy ma na celu usprawnienie procesów konserwacji i zapewnienie długowieczności zasobów. Służy do uzyskiwania dostępu do podsumowanych i uporządkowanych danych dotyczących zleceń pracy i nadchodzących zaplanowanych prac konserwacyjnych. Możesz tworzyć i modyfikować harmonogramy konserwacji zapobiegawczej, aby łatwo śledzić potrzeby swojej floty i z wyprzedzeniem identyfikować potencjalne problemy.

Ta funkcja zapewnia bezproblemowe wykonywanie zadań konserwacyjnych i zapewnia, że pojazdy i zasoby są zawsze w doskonałym stanie. Niezależnie od tego, czy masz do czynienia z rutynową konserwacją, czy bardziej złożonymi naprawami, funkcja Konserwacja może pomóc Ci zaspokoić wszystkie potrzeby związane z konserwacją.

Ponadto funkcja ta wykrywa również usterki silnika i problemy z konserwacją predykcyjną, które mogą nie być od razu widoczne dla Twojej floty, zapewniając szybkie podsumowanie potencjalnych problemów, zanim staną się poważnymi problemami konserwacyjnymi.

Znajdź Zarządzanie zleceniami pracy, przechodząc do Maintenance > Maintenance Center > Work Order Management z głównego menu nawigacyjnego.

Warunki wstępne

Konserwacja wymaga , aby administrator konserwacji mógł tworzyć, edytować i usuwać encje konserwacji, a przeglądarka konserwacji umożliwia wyświetlanie stron. Przyznanie tych uprawnień będzie zależało od poziomu dostępu, do którego użytkownik powinien być przypisany. Każde konto użytkownika z włączonymi tymi uprawnieniami może korzystać z funkcji Zarządzanie zleceniami pracy.

Przepływ pracy zarządzania zleceniami pracy

Przepływ pracy Zarządzanie zleceniami pracy składa się z czterech etapów:

1. Harmonogramy konserwacji
2. Prośba o pracę
3. Porządek pracy
4. Zadanie

Po skonfigurowaniu harmonogramów konserwacji na karcie Zarządzanie zleceniami pracy> Zlecenia pracy pojawią się nowe żądania pracy z powiadomieniem, że zaplanowana konserwacja stała się wymagalna. Możesz też pamiętać, że na stronie Harmonogramy możesz skonfigurować alerty e-mail, kiedy nadejdzie ich termin. Szczegółowe informacje można znaleźć w Harmonogramach konserwacji. Po sprawdzeniu możesz przekształcić zlecenie pracy w zlecenie pracy. Gdy zlecenie pracy zostanie przypisane do zlecenia pracy, staje się ono zadaniem i pojawia się jako takie zarówno w utworzonym zleceniu pracy, jak i na karcie Zadania . Po zakończeniu zadania zlecenie pracy zostaje zamknięte. Zlecenie pracy pozostanie otwarte tak długo, jak długo będzie można wykonać prace nad zasobem. Zlecenia pracy można również tworzyć w oparciu o inne źródła, co szczegółowo opisano na poniższym diagramie:

Harmonogramy konserwacji

Harmonogramy konserwacji, wcześniej znane jako przypomnienia o konserwacji, to cykliczne lub jednorazowe przypomnienia o tym, że jeden lub wiele zasobów wymaga pracy.

Aby utworzyć harmonogram:

1. Przejdź do sekcji Maintenance > Maintenance Center > Schedules (Harmonogramy) z głównego menu nawigacyjnego.
2. Wybierz + Harmonogram z górnego menu na stronie Harmonogramy konserwacji.
3. Wprowadź nazwę przypomnienia.
4. Wprowadź kategorię .

5. ✱ UWAGA: Kategorie to dodatkowe typy etykiet, które mogą pomóc w raportowaniu.

5. Korzystając z pól wyboru, określ, czy przypomnienie ma się powtarzać według czasu, dystansu czy godzin pracy silnika. Wprowadź częstotliwość przypomnień związanych z wybraną metryką.

6. ✱ UWAGA: Możesz wybrać więcej niż jedną wartość (na przykład co sześć miesięcy ORAZ co 10 000 km). Przypomnienie jest wysyłane, gdy zasób spełnia którekolwiek z kryteriów.

6. Wybierz kartę Dodawanie zasobów , aby wyszukać zasoby i dodać je do harmonogramu.
7. Wybierz kartę Powiadomienia , aby skonfigurować powiadomienia dla tego harmonogramu.
8. Kliknij przycisk Zapisz , aby zakończyć i powrócić do strony Harmonogramy konserwacji.

Wgląd w dane (konserwacja predykcyjna)

Istnieją dwa typy zautomatyzowanych harmonogramów konserwacji, które są wyświetlane na podstawie dostępności danych z zasobów:

1. Ocena systemu elektrycznego (ESR) — ostrzega użytkowników, gdy ocena systemu elektrycznego zasobu spadnie do lub poniżej 15 na 100, wskazując na potencjalną potrzebę sprawdzenia akumulatora i połączeń elektrycznych zasobu.
2. Pozostała żywotność oleju– Szacuje pozostałą żywotność oleju na podstawie danych specyficznych dla zasobu i zachowań kierowcy. Funkcja Pozostały czas eksploatacji oleju oblicza optymalny czas wymiany oleju, pomagając w planowaniu konserwacji i konserwacji zasobów.

✱ UWAGA: Nie można dostosować, kiedy te spostrzeżenia zostaną uruchomione, ponieważ są one oparte na modelach danych utworzonych przez Geotab. W przyszłości będzie można wybrać użytkowników, którzy otrzymają powiadomienia skojarzone z tymi alertami.

Błędów

Obecnie rozwijamy tworzenie Work Requestów na podstawie Faults. Zaglądaj tu regularnie, aby być na bieżąco!

Inspekcja zasobów — raport z kontroli pojazdu kierowcy (DVIR)

W przyszłości administratorzy będą mieli możliwość automatycznego tworzenia wniosku o pracę na stronie zlecenia pracy na podstawie inspekcji majątku trwałego (DVIR) zgłoszonej jako poważna lub drobna usterka przez kierowcę korzystającego z Geotab Drive. Menedżerowie floty i mechanicy będą mogli przeglądać i tworzyć zlecenia pracy, aby rozpocząć prace mające na celu przywrócenie zasobu na drogę. Umożliwimy kierowcom zobaczenie otwartej zaplanowanej konserwacji, a także informacji o danych na Geotab Drive i możliwość utworzenia zlecenia pracy lub skorzystania z pomocy drogowej. Funkcje związane z inspekcją zasobów są nadal w fazie rozwoju, więc zaglądaj tu regularnie, aby być na bieżąco.

Ręczne zlecenia pracy (usterki)

Czasami konserwacja musi być wykonywana na zasobie, który jest całkowicie poza zakresem i nie jest rutynowy. W tym celu możesz utworzyć zlecenie pracy ręcznej, które wykorzystujemy do tworzenia list usterek DVIR, aby stworzyć listę elementów, które mogą wydawać się naprawione. Zapoznaj się z artykułem Używanie list defektów, aby edytować elementy, które mogą pojawić się na tej liście, a następnie wróć, aby zobaczyć, jak utworzyć żądanie pracy ręcznej.

Tworzenie próśb o pracę

Na karcie Zlecenie pracy na stronie Zarządzanie zleceniami pracy można utworzyć zlecenie pracy dotyczące nieoczekiwanej konserwacji, która może być potrzebna dla pojedynczego składnika majątku i nie została zaplanowana na:

1. Wybierz pozycję + Work Request w prawym górnym rogu strony.

2. 

2. Wybierz Zasób , Wada, Ważność wymagalna w dniu i Usługa należna w wyskakującym okienku Utwórz żądanie pracy.
3. Wprowadź opis ze szczegółami związanymi z żądaniem.
4. Wybierz pozycję Dodaj.

Zlecenie pracy zostanie wyświetlone w tabeli Zlecenia pracy wraz ze wszystkimi innymi żądaniami dotyczącymi Twojej floty. Możesz go wybrać i przejść do tworzenia zlecenia pracy.

Tworzenie zlecenia pracy na podstawie zlecenia pracy

Na karcie Żądania wybierz wiele żądań pracy, zaznaczając pola po lewej stronie każdego zasobu. Przycisk + Zlecenie pracy zostanie wyświetlony u góry tabeli wraz z innymi działaniami zbiorczymi: Pomiń i odłóż.

Akcje wniosku o pracę

Pomiń — automatycznie tworzy zlecenie pracy dla wybranych zasobów i powiązanych z nimi żądań pracy. Będziesz musiał dodać notatkę, dlaczego te prośby o pracę zostały pominięte. Po zakończeniu nazwa użytkownika zostanie przypisana do zlecenia pracy, zlecenie pracy zostanie zamknięte, a poszczególne zadania pracy będą miały status oznaczony jako Anulowane.

Odłóż — automatycznie usuwa wybrane prośby o pracę ze strony Prośby o pracę i, czy chcesz, aby wróciły do karty Prośba o pracę w ciągu 1 dnia, 7 dni lub 30 dni. Twoje imię i nazwisko zostanie zapisane w dzienniku audytu tylko wtedy, gdy wykonano tę drzemkę, ponieważ dla tej czynności nie jest otwierane żadne zlecenie pracy.

+ Zlecenie pracy — grupuje wszystkie wybrane żądania pracy według pasujących do nich zasobów i tworzy zlecenia pracy dla każdego zasobu. Utworzenie zlecenia pracy przekształca zlecenie pracy w zadanie pracy i w przyszłości będzie określane jako zadanie pracy.

Formularz i terminologia zlecenia pracy

Po wybraniu opcji + Zlecenie pracy po wybraniu listy zleceń pracy zostanie wyświetlony formularz zlecenia pracy. Następnie masz dostępne dane do wypełnienia związane z wykonywanymi zadaniami. Formularz Zlecenie pracy zawiera następujące informacje:

1. Odniesienie – Nazwa u góry zlecenia pracy zaczyna się od 001 i automatycznie rośnie w przypadku nowych zamówień, ale możesz zmienić jej nazwę na dowolną kombinację cyfr i liter.
2. Data i godzina otwarcia, twórca – Formularz zawsze wyświetla czas utworzenia zlecenia pracy i przez kogo. Tych danych nie można zmienić.
3. Ostatnia edycja – Automatycznie aktualizuje datę i godzinę po tym, jak ktokolwiek zapisze zlecenie pracy.
4. Przegląd zleceń pracy
5. 1. Informacje o zasobach – nazwa zasobu, numer VIN, marka, model, rok są wstępnie wypełniane podczas tworzenia zlecenia pracy, jeśli są dostępne. Zlecenia pracy nie można przypisać do innego składnika aktywów, w takim przypadku należy utworzyć nowe zlecenie pracy dla tego składnika majątku. Wyświetlane szczegóły zasobu można modyfikować tylko na stronach zasobu.
   2. Termin w dniu — Data wprowadzona ręcznie, która określa, kiedy zlecenie pracy staje się zaległe. Można się do niego odwołać, gdy mechanik lub usługodawca podaje szacowaną datę zakończenia i jeśli prace wykraczają poza ten czas.
   3. Status – Rozwijana lista kontrolująca ogólny status całego zlecenia pracy. Statusy obejmują: Otwarte, Zaplanowane, W toku, Wstrzymane, Zakończone i Anulowane. Szczegółowe informacje można znaleźć w sekcji Zamykanie, usuwanie i zapisywanie zleceń pracy.
   4. Priorytet — steruje filtrowaniem i porządkowaniem tego zlecenia pracy na stronie Zlecenie pracy. Priorytety to: niski, średni, wysoki, krytyczny.
   5. Przypisane do — Gdy nazwa zostanie po raz pierwszy przypisana do zlecenia pracy, otrzymają powiadomienie e-mail, że zlecenie pracy zostało do nich przypisane. Jeśli ta nazwa zostanie zmieniona, zostanie wysłane kolejne powiadomienie. Przypisany użytkownik jest odpowiedzialny za Zamknięcie tego Zlecenia Pracy.
   6. Miejsce naprawy – Geotab zintegrował strefy ze zleceniami pracy. Lista rozwijana Napraw lokację wyświetla listę stref znajdujących się już w bazie danych. Wybór strefy, w której znajduje się Twój warsztat lub usługodawca, może pomóc w analizie danych związanych z całkowitym czasem przestoju pojazdu i analizą kosztów napraw w czasie.
   7. Powód naprawy i klasa naprawy– Wybierz informacje o naprawie związane ze zleceniem pracy.

6. 

5. Odczyt godziny pracy silnika i licznika kilometrów– Obie wartości są automatycznie uwzględniane, jeśli są dostępne, podczas tworzenia zlecenia pracy. Te wartości nie zmienią się automatycznie. Jeśli pojazd porusza się, gdy zlecenie pracy jest otwarte, można ręcznie edytować informacje. Po zamknięciu zlecenia pracy wartości te będą miały bezpośredni wpływ na cykliczne harmonogramy konserwacji tworzone dla zasobów, dlatego ważne jest, aby były one dokładne.
6. Koszty całkowite– Ta sekcja sumuje się automatycznie w zależności od kosztów wprowadzonych w poszczególnych zadaniach. Waluta może zostać zmieniona, jeśli opłata za naprawę zostanie naliczona w określonej walucie, ale jeśli inny użytkownik ją przejrzy, zobaczy Walutę po prawidłowym kursie wymiany waluty.
7. Notatki i załączniki – Dodaj wszelkie istotne notatki lub pliki (np. diagramy, zdjęcia). Upewnij się, że załączniki są wyraźnie oznaczone. Możesz przesłać do 10 plików na zlecenie, jednak każdy plik nie może przekraczać 2 MB.

Definiowanie zadań zlecenia pracy

Sekcja Zadania zlecenia pracy zawiera wszystkie przypisane zadania do wykonania w ramach zlecenia pracy, które pierwotnie pochodziły ze strony Zlecenie pracy. W tej sekcji znajduje się kilka funkcji:

1. + Dodaj – Wyszukaj otwarte zlecenia pracy, które można przypisać do tego zlecenia pracy, lub utwórz nowe ręczne zlecenie pracy, aby przypisać je jako zadanie w tym zleceniu pracy.
2. Wszystkie oczekujące – Dodaj wszystkie oczekujące zadania dla tego zasobu.

Edytowanie zadania

Aby edytować zadanie, wybierz nazwę zadania z listy Zadania.

Na stronie Szczegóły zadania konserwacji są wyświetlane następujące informacje:

1. Przegląd
2. 1. Wyświetla zasób i numer VIN zasobu wykonującego zadanie.

3. 

1. Szczegóły zadania
2. 2. Nazwa zadania– Ta sekcja jest automatycznie nazywana na podstawie nazwy harmonogramu konserwacji lub innego źródła, z którego pochodzi żądanie pracy.
   3. Nazwa źródła, data i godzina wyzwolenia — wyświetla, które źródło ze strony Zlecenie pracy utworzyło to zadanie, wraz z datą i godziną.
   4. Kod systemu VMSR– Oparty na Vehicle Maintenance Reporting Standards (VMRS), ustandaryzowany system kodów alfanumerycznych używany do śledzenia i kategoryzacji informacji o konserwacji pojazdów i sprzętu. Geotab wprowadzi pola System, Komponent i Zespół, aby pomóc w znacznie większej analizie danych dotyczących konserwacji.
   5. Prace serwisowe zakończone – kolejny kod VMRS, który można wprowadzić ręcznie.
   6. Stan zadania — stan określonego zadania tego zadania. Może to być Otwarte, Zaplanowane, W toku, Wstrzymane, Zakończone lub Anulowane. Aby zamknąć zlecenie pracy, końcowy stan zadania musi być ukończony lub anulowany, co oznacza, że zadanie zostało wykonane lub nie zostało wykonane.
   7. Zadanie rozpoczęte / Zadanie zakończone — pomagają one uchwycić ilość czasu potrzebnego na późniejszą analizę danych i porównanie z kosztami roboczogodzin.
   8. Priorytet – Jak krytyczna jest naprawa. Dostępne opcje to Niski, Średni, Wysoki i Krytyczny (najwyższy priorytet).
   9. Opis – Wprowadź wszelkie szczegółowe informacje na temat tego zadania.

3. 

2. Koszty
3. 1. Robocizna – Koszt mechanika lub miejsca serwisowego za wykonanie pracy przy zasobie.
   2. Godziny pracy – Łączna liczba godzin spędzonych w pracy.
   3. Koszt części– Całkowita suma kosztów wszystkich części w ramach zadania.

4. ✱ UWAGA: Robocizna, godziny, części sumują się razem w zleceniu pracy, z którym są połączone zadania, co daje sumę samego zlecenia pracy.

5. 

3. Notatki i załączniki - Szczegóły napisane dla mechaników lub innych osób do osobnego przejrzenia, takie jak notatka, że jest to powtarzający się problem lub że wymieniona część nie była normalną częścią itp.

Zamykanie, usuwanie i zapisywanie zleceń produkcyjnych

Na każdej stronie Zlecenie pracy możesz wybrać opcję Usuń , Zapisz lub Zamknij je.

1. Usuń – Wybierz, aby usunąć zlecenie pracy, a następnie wybierz Usuń w wiadomości z potwierdzeniem, jeśli masz pewność, że chcesz usunąć. Gdy zlecenie pracy jest usuwane, przypisane do niego zadania są automatycznie anulowane. Dziennik audytu zarejestruje użytkownika, który usunął zlecenie pracy, datę i godzinę jego usunięcia.
2. Zapisz – Wybierz, aby zapisać bieżący postęp i wszelkie zmiany wprowadzone w zleceniu pracy. Jeśli przypadkowo spróbujesz zamknąć stronę z niezapisanym zleceniem pracy, okno potwierdzenia przypomni Ci o zapisaniu przed zamknięciem.
3. Oznacz jako zamknięte – Gdy zlecenie pracy zostanie zakończone we wszystkich zadaniach, nadszedł czas, aby oznaczyć je jako zamknięte. Można go również zamknąć, zanim wszystkie zadania zostaną oznaczone jako ukończone, ale w takim przypadku pojawi się okno potwierdzenia z pytaniem, czy chcesz oznaczyć pozostałe zadania jako anulowane. Gdy zlecenie pracy zostanie zakończone, zlecenie pracy zostanie zarejestrowane na stronie Zlecenie pracy w celu przejrzenia w przyszłości. Dziennik audytu zarejestruje użytkownika, który zamknął zlecenie pracy, datę i godzinę jego wystąpienia.

Zbiorcze importowanie zleceń pracy

Aby zbiorczo zaimportować zlecenia pracy:

1. Wybierz kartę Zadania na stronie Zarządzanie zleceniami pracy.
2. Z górnego menu wybierz opcję Konserwacja importu zbiorczego.
3. Przed utworzeniem pliku wybierz pozycję Pobierz plik szablonu i przejrzyj plik programu Excel, aby uporządkować informacje o konserwacji we własnym pliku.
4. Dodaj plik do Upuść plik tutaj lub kliknij, aby przeglądać, a następnie wybierz opcję Importuj.
5. 1. Jeśli zostanie wyświetlony komunikat o błędzie, sprawdź dwukrotnie formatowanie pliku szablonu i spróbuj ponownie. Wyskakujące okienko powinno poinformować Cię o błędach.
1. Twoje dane konserwacyjne będą rejestrowane jako zamknięte zlecenia pracy ze wszystkimi danymi, które umieścisz w pliku Excel.
2. 2. Użyj stanu Ukończone i przefiltruj według określonego zasobu na stronie Zlecenie pracy, aby znaleźć przekazany rekord.

Pomóż nam ulepszyć tę funkcję!

Zachęcamy do przekazywania nam opinii bezpośrednio, przechodząc do strony Wsparcie > Wyślij opinię do Geotab lub za pośrednictwem czatu na żywo!

Często zadawane pytania (FAQ)

API i integracje - Czy dane dotyczące zleceń utrzymania ruchu są dostępne w publicznym API?

Nadal pracujemy nad dodaniem punktów końcowych interfejsu API do naszej dokumentacji SDK i testowaniem wszystkich połączeń.

Czy mogę pobrać raport ze wszystkimi moimi zleceniami pracy?

Tak. Na karcie Zlecenie pracy na stronie Zarządzanie zleceniami pracy wybierz opcję Raporty z górnego menu, aby pobrać raport Zlecenie pracy. Spowoduje to pobranie danych tylko dla wszystkich zleceń pracy, które zostały załadowane łącznie podczas wyszukiwania na tej stronie.

Gdzie są moje stare raporty Przypomnienia, Nadchodzące prace konserwacyjne i Rekordy konserwacji?

Stare strony tych raportów już nie działają i zostały zastąpione na MyGeotab. Karta Żądanie pracy to nowy raport o zbliżającej się konserwacji, podczas gdy karta Zlecenia pracy to nowa strona Rekordy konserwacji, a strona Przypomnienia to teraz strona Harmonogramy . Bieżące strony korzystają z nowego interfejsu API i kodowania, więc stare raporty dla stron nie działają. Na każdej z tych nowych stron można tworzyć nowe raporty.

Dla tych, którzy korzystali ze starego systemu, wszystkie rekordy konserwacji w bazie danych zostały przekształcone w ukończone zlecenia pracy, jeden rekord konserwacji na jedno zlecenie pracy. Żadne dane nie zostały usunięte ze starych rekordów.

Czy mogę wrócić do strony Stare przypomnienia, Nadchodzące prace konserwacyjne i Dokumentacja konserwacji?

Nie. Te strony zostały wycofane i nie są już dostępne.