Guide de l’utilisateur

Janvier 2025

Sommaire

Aperçu

La fonctionnalité Gestion des Bons de Travail est conçue pour simplifier vos processus d'entretien et assurer la longévité de vos actifs. Utilisez-la pour accéder à des données résumées et organisées sur les Bons de Travail et les entretiens à venir. Vous pouvez créer et modifier des programmes d'entretien préventif pour suivre facilement les besoins de votre flotte et anticiper les problèmes potentiels.

Cette fonctionnalité vous permet d’effectuer les tâches d'entretien et de garantir que vos véhicules et vos actifs sont toujours en parfait état, en toute simplicité. Qu'il s'agisse d'entretien de routine ou de réparations plus complexes, la fonctionnalité Entretien peut vous aider à garder le contrôle de tous vos besoins.

De plus, cette fonctionnalité met en évidence les pannes de moteur et les problèmes d'entretien prédictif qui peuvent ne pas être immédiatement apparents pour votre flotte, vous donnant des résumés rapides des problèmes potentiels avant qu'ils ne deviennent des problèmes d'entretien majeurs.

Vous trouverez Gestion des Bons de Travail en naviguant vers Entretien > Centre d'entretien > Gestion des Bons de Travail à partir du menu principal.

Pré-requis

L'entretien exige que l'administrateur puisse créer, modifier et supprimer des entités d'entretien, et que la personne qui souhaite consulter l'entretien puisse afficher les pages. L'octroi de ces autorisations dépendra du niveau d'accès qu'un utilisateur est censé recevoir. Tout compte utilisateur disposant de ces autorisations peut utiliser la fonctionnalité Gestion des Bons de Travail.

Gestion des bons de travail – Workflow

Le workflow de la gestion des bons de travail comprend quatre étapes :

1. Programmes d’entretien
2. Demandes de travail
3. Bon de travail
4. Tâche

Après avoir configuré les Programmes d'entretien, de nouvelles demandes de travail apparaîtront dans Gestion des Bons de Travail > Demandes pour vous avertir que l'entretien planifié est dû. Vous pouvez également, sur la page Programmes, configurer des alertes par e-mail pour savoir quand ces entretiens arrivent à échéance. Voir Programmes d'entretien pour en savoir plus. Après examen, vous pouvez transformer une demande de travail en bon de travail. Lorsqu'une demande de travail se voit attribuer un bon de travail, elle devient une tâche et apparaît comme telle dans le bon de travail que vous avez créé et dans l'onglet Tâches. Une fois la tâche terminée, le bon de travail est fermé. Un bon de travail restera ouvert tant que l’état « terminé » ou « annulé » n’aura pas été sélectionné. Les demandes de travail peuvent également être créées à partir d'autres sources, comme le montre le diagramme ci-dessous :

Programmes d’entretien

Les Programmes d'entretien, anciennement appelés Rappels d'entretien, sont des rappels récurrents ou ponctuels qu'un ou plusieurs actifs nécessitent des travaux.

Pour créer un programme :

1. Naviguez vers Entretien > Centre d'entretien > Programmes à partir du menu principal.
2. Sélectionnez + Programme dans le menu supérieur de la page Programmes d'entretien.
3. Renseignez le nom du rappel.
4. Renseignez la catégorie.

5. ✱ REMARQUE : Les catégories sont des étiquettes supplémentaires qui peuvent vous aider à des fins de reporting.

5. À l'aide des cases à cocher, indiquez si le rappel se répète par Durée, Distance ou Heures-Moteur. Saisissez les fréquences de rappel liées à la métrique sélectionnée.

6. ✱ REMARQUE : Vous pouvez sélectionner plusieurs valeurs (par exemple, tous les six mois ET tous les 10 000 km). Un rappel est envoyé lorsque l'actif atteint l'un des critères.

6. Utilisez l’onglet Ajouter des actifs pour chercher et ajouter des actifs à votre programme.
7. Utilisez l'onglet Notifications pour configurer les notifications pour ce programme.
8. Cliquez sur Sauvegarder pour terminer et revenir à la page Programmes d'entretien.

Informations essentielles (Entretien prédictif)

Il existe deux types de Programmes d'entretien automatisés qui s'affichent en fonction de la disponibilité des données de vos actifs :

1. Évaluation du système électrique (ESR) – Avertit les utilisateurs lorsque l'évaluation du système électrique d'un actif tombe à 15 ou moins sur 100, ce qui indique un besoin potentiel d'inspecter la batterie et les connexions électriques de l'actif.
2. Temps restant avant le changement de l’huile – Estime le temps restant avant la vidange en fonction des données spécifiques à l'actif et des comportements de conduite. Il calcule le moment optimal pour une vidange d'huile, ce qui facilite la planification de l'entretien des actifs.

✱ REMARQUE : Vous ne pouvez pas ajuster le moment où ces analyses se déclencheront, car elles sont basées sur des modèles de données créés par Geotab. À l'avenir, vous pourrez sélectionner les utilisateurs qui recevront les notifications associées à ces alertes.

Pannes

Nous développons actuellement la création de demandes de travail basées sur les pannes. Revenez plus tard pour de nouvelles mises à jour !

Rondes de sécurité – Rapport d’inspections des véhicules (DVIR)

À l'avenir, les administrateurs auront la possibilité de créer automatiquement une demande sur la page Demande de travail lorsqu'un conducteur signale un défaut majeur ou mineur dans une ronde de sécurité (DVIR) sur Geotab Drive. Les gestionnaires de flotte et les mécaniciens pourront alors visualiser et créer des bons de travail pour commencer les travaux afin de remettre l'actif en service. Nous donnerons aux conducteurs la possibilité de voir l'entretien planifié ouvert, ainsi que l’accès aux données d'analyse, sur Geotab Drive. Ils pourront créer un bon de travail ou faire appel à l'assistance routière. Les fonctionnalités liées à la ronde de sécurité sont encore en développement. Revenez régulièrement pour connaître les nouvelles mises à jour.

Demandes manuelles de travail (Défauts)

Parfois, l'entretien doit être effectué sur un actif qui est complètement hors champ et non routinier. Pour cela, vous pouvez créer une Demande manuelle de travail, qui utilise les défauts des rondes de sécurité pour créer une liste d'éléments qui pourraient avoir besoin d’être réparés. Consultez Utilisation de listes de défauts (en anglais) pour modifier ce qui pourrait y apparaître, puis revenez pour voir comment créer une demande manuelle de travail.

Gérer les demandes de travail

Vous pouvez gérer toutes les demandes de travail à partir de l'onglet Demandes, qui affiche tous les programmes d’entretien, les informations exploitables et les défauts signalés manuellement. Si vous avez une intégration tierce, vous pouvez également voir les demandes de cette intégration avec leur propre nom de type d’entretien.

Par défaut, le tableau Demandes affiche les éléments ci-dessous :

1. Actif — l’actif associé à cet entretien.
2. Source — la source de la page Demande de travail qui a créé cette tâche.
3. Type d’entretien — le type de problème nécessitant de l'entretien.
4. Catégories — les catégories sont des étiquettes supplémentaires qui peuvent vous aider à des fins de reporting.
5. Sévérité — vous aide à voir quels programmes sont en retard et quelles informations exploitables doivent être priorisées. Les valeurs peuvent être faible, moyenne ou élevée. Pour en savoir plus, consultez la section Comprendre la sévérité.
6. Date de création – indique la date de création de la tâche.
7. État — affiche la distance, les heures moteur, les jours restants avant la date d'échéance de votre demande ou ses jours de retard.

Sur l’onglet Demandes, vous pouvez effectuer les opérations suivantes :

1. Rapports — permet de télécharger les rapports disponibles.
2. Programmes — permet d’ouvrir la page Programmes d’entretien.
3. + Demande de travail — pour créer une demande de travail.
4. Groupes — pour filtrer les informations du tableau en fonction de l'arborescence de vos groupes ou sélectionner un ou plusieurs groupes.
5. Actifs — pour filtrer les informations du tableau par actifs spécifiques.
6. Filtres — pour ouvrir tous les filtres disponibles, y compris Groupes, Actifs, Type d'entretien, Source et Sévérité.

Comprendre la sévérité

La sévérité est une nouvelle fonctionnalité du produit Gestion des bons de travail. Elle vous permet d'identifier rapidement les programmes en retard et les informations exploitables les plus importantes à traiter en priorité. Les niveaux de sévérité offrent une nouvelle façon de filtrer toutes vos demandes pour faciliter le suivi de votre entretien.

La sévérité pour les programmes

1. Faible — « Cet entretien planifié n’est pas encore dû et sa sévérité est faible. »
2. Moyenne — « Cet entretien planifié sera dû dans 500 km, 50 heures moteur ou 10 jours. »
3. Élevée — « Cet entretien planifié est en retard. »

✱ REMARQUE : Les critères de sévérité ne sont pas modifiables pour le moment.

La sévérité pour les problèmes ESR (Évaluation du système électrique)

L’évaluation du système électrique (ESR) indique l’état du système électrique d'un véhicule sur une échelle de 0 à 100. Pour les problèmes ESR, la sévérité a deux niveaux :

1. Élevée — note de 5 à 15.
2. Critique — 4 et moins.

Sévérité pour le pourcentage de temps restant avant le changement de l’huile moteur

Pour le pourcentage de temps restant avant le changement de l'huile moteur, la sévérité a trois niveaux :

1. Moyenne — de 20 % à 50 %
2. Élevé — 11 % à 19 %
3. Critique — 0 % à 10 %

Trier les informations

Pour trier les informations du tableau dans un ordre différent :

1. Dans l'onglet Demandes, passez la souris sur l'en-tête du tableau dont vous souhaitez modifier l'ordre.
2. Cliquez sur l’icône de tri.

3. 

3. Les colonnes suivantes peuvent être triées :
4. 1. Actif — alphabétique/numérique
   2. Source — alphabétique/numérique

Créer des demandes de travail

Depuis l'onglet Demande de travail sur la page Gestion des bons de travail, vous pouvez créer une demande de travail pour un entretien qui pourrait être nécessaire pour un seul actif et qui n'était pas programmé :

1. Sélectionnez + Demandes de travail en haut à droite de la page.

2. 

2. Sélectionnez l'Actif, le Défaut, la Sévérité, la Date d'échéance et l’Entretien à effectuer dans dans la fenêtre pop-up Créer une demande de travail.
3. Saisissez une Description avec les détails relatifs à la demande.
4. Sélectionnez Ajouter.

La demande de travail s'affichera dans le tableau Demandes de travail avec toutes les autres demandes de votre flotte. Vous pouvez la sélectionner et procéder à la création d'un Bon de Travail.

Création d'un bon de travail à partir d'une demande de travail

Depuis l'onglet Demandes, sélectionnez plusieurs demandes de travail en cochant les cases à gauche de chaque actif. Le bouton + Bon de travail s'affichera en haut du tableau, avec d'autres actions groupées : Ignorer et Reporter.

Actions relatives aux demandes de travail

Ignorer - Crée automatiquement un bon de travail pour les actifs sélectionnés et leurs demandes de travail associées. Vous devrez ajouter une note expliquant pourquoi ces demandes de travail ont été ignorées. Une fois terminé, votre nom d'utilisateur sera attribué au bon de travail, le bon de travail sera fermé et les tâches individuelles auront leur état étiqueté comme Annulé.

Reporter - Supprime automatiquement les demandes de travail sélectionnées de la page Demande de travail et vous demande si vous souhaitez qu'elles reviennent dans l'onglet Demande de travail dans un délai de 1 jour, 7 jours ou 30 jours. Votre nom ne sera enregistré que dans le registre des audits, car aucun bon de travail n'est ouvert pour cette action.

+ Bon de travail - Regroupe toutes les demandes de travail sélectionnées par leur actif correspondant et crée des bons de travail pour chacun. La création d'un bon de travail transforme la demande de travail en une tâche, et sera désignée comme telle à l'avenir.

Bon de travail – Formulaire et terminologie

Pour accéder au formulaire, cliquez sur + Bon de travail après avoir sélectionné votre liste de demandes de travail. Vous disposez alors de données à remplir concernant les tâches à effectuer. Le formulaire Bon de travail comprend les informations suivantes :

1. Référence – Le nom en haut du bon de travail commence par 001 et continue d'augmenter automatiquement pour les nouvelles commandes, mais vous pouvez le renommer en utilisant n'importe quelle combinaison de chiffres et de lettres.
2. Date et durée d'ouverture, Créateur – Le formulaire affiche toujours le moment auquel le bon de travail a été créé et par qui. Ces détails ne peuvent pas être modifiés.
3. Dernière modification – Met automatiquement à jour la date et l'heure après tout enregistrement du bon de travail.
4. Aperçu du bon de travail
5. 1. Informations sur l'actif – Le nom de l'actif, le VIN, la marque, le modèle et l'année sont tous préremplis lors de la création du bon de travail s'ils sont disponibles. Un bon de travail ne peut pas être attribué à un actif différent, vous devez créer un nouveau bon de travail pour cet actif si tel est le cas. Les détails affichés de l'actif ne peuvent être modifiés que dans les pages Actif.
   2. Date d'échéance – Une date saisie manuellement qui détermine quand le bon de travail devient en retard. Elle peut être référencée lorsqu'un mécanicien ou un fournisseur de services propose une estimation de date de fin et si les travaux ont dépassé ce délai.
   3. État – Une liste déroulante contrôlant l’état global de l'ensemble du bon de travail. Les états comprennent : Ouvert, Planifié, En cours, En attente, Terminé et Annulé. Pour en savoir plus, consultez la section Fermer, effacer et enregistrer des bons de travail.
   4. Priorité – Contrôle le filtrage et l'ordre de ce bon de travail sur la page Bon de travail. Les priorités sont : Faible, Moyenne, Élevée, Critique.
   5. Assigné à – Si le nom assigné à un bon de travail est modifié, une autre notification sera envoyée. L'utilisateur assigné est responsable de la fermeture de ce bon de travail.
   6. Lieu de réparation – Geotab a intégré des zones dans les bons de travail. La liste déroulante Lieu de réparation affiche une liste des zones déjà présentes dans votre base de données. La sélection de la zone où se trouve votre atelier ou votre fournisseur de services peut faciliter l'analyse des données relatives à la durée totale d'arrêt du véhicule et à l'analyse des coûts de réparation au fil du temps.
   7. Raison de la réparation et Catégorie de réparation – Sélectionnez les informations de réparation relatives à votre bon de travail.

6. 

5. Heures-moteur et Relevé de l’odomètre : Les deux valeurs sont automatiquement incluses, si elles sont disponibles, lors de la création du bon de travail. Ces valeurs ne changeront pas automatiquement. Si le véhicule se déplace pendant que le bon de travail est ouvert, vous pouvez modifier manuellement les informations. Lorsque vous fermerez le bon de travail, ces valeurs auront un impact direct sur les programmes d'entretien récurrents créés pour les actifs. Il est donc important de les maintenir à jour.
6. Coûts totaux – Cette section calcule automatiquement la somme en fonction des coûts saisis dans les tâches individuelles. La devise peut être modifiée si vous êtes facturé dans une certaine devise pour la réparation, mais si un autre utilisateur la consulte, il la verra dans son taux de change correct.
7. Remarques et pièces jointes : Ajoutez des remarques ou des fichiers pertinents (par exemple, des diagrammes, des photos). Assurez-vous que les pièces jointes sont clairement étiquetées. Vous pouvez mettre en ligne jusqu'à 10 fichiers par bon de travail, mais chaque fichier doit rester inférieur à 2 Mo.

Définir les tâches des bons de travail

La section Tâches d'un bon de travail contient toutes les tâches assignées à effectuer dans le cadre du bon de travail, qui provenaient à l'origine de la page Demande de travail. Il existe plusieurs fonctions dans cette section :

1. + Ajouter – Recherchez les demandes de travail ouvertes qui pourraient être ajoutées à ce bon, ou créez une nouvelle demande manuelle de travail à lui assigner comme tâche.
2. En attente – Ajoutez toutes les tâches en attente pour cet actif.

Modifier une tâche

Pour modifier une tâche, sélectionnez son nom dans la liste.

La page Détails du travail d'entretien affiche les éléments suivants :

1. Aperçu
2. 1. Affiche l'actif et le VIN de l'actif sur lequel la tâche est effectuée.

3. 

1. Détail de la tâche
2. 2. Nom de la tâche – Cette section est automatiquement nommée en fonction du nom du programme d'entretien ou d'une autre source à l'origine de la demande de travail.
   3. Nom de la source, date et heure de déclenchement – Affiche la source de la page Demande de travail, ainsi que la date et l'heure de création.
   4. Code système VMSRS – Basé sur les Normes de Rapport d'Entretien des Véhicules (VMRS), un système standardisé de codes alphanumériques utilisé pour suivre et classer les informations d'entretien des véhicules et des équipements. Geotab intégrera les champs Système, Composant et Assemblage pour faciliter l'analyse de données d'entretien beaucoup plus volumineuses.
   5. Travail d'entretien effectué – Un autre code VMRS, que vous pouvez saisir manuellement.
   6. État de la tâche – L'état d’une tâche spécifique. Il peut être Ouvert, Planifié, En cours, En attente, Terminé ou Annulé. Pour fermer un bon de travail, l’état final par tâche doit être soit Terminé, soit Annulé, ce qui indique si la tâche a été effectuée ou non.
   7. Travail commencé / Travail terminé – Ces informations permettent de saisir le temps que la tâche a pris pour une analyse ultérieure des données et une comparaison avec les coûts de main-d'œuvre.
   8. Priorité – Importance de la réparation. Les options sont Faible, Moyenne, Élevée et Critique (priorité la plus élevée).
   9. Description – Saisissez tous les détails spécifiques concernant cette tâche.

3. 

2. Coûts
3. 1. Main-d'œuvre – Le coût du mécanicien ou du lieu de réparation pour effectuer les travaux sur l'actif.
   2. Heures de main-d'œuvre – Le nombre total d'heures passées sur la tâche.
   3. Coût des pièces – Le coût total de toutes les pièces de la tâche.

4. ✱ REMARQUE : La main-d'œuvre, les heures et les pièces sont toutes additionnées sur le bon de travail auquel les tâches sont liées, ce qui vous donne un total sur le bon de travail lui-même.

5. 

3. Remarques et pièces jointes – Renseignements écrits pour que les mécaniciens ou autres personnes puissent les consulter séparément, comme une remarque indiquant qu'il s'agit d'un problème récurrent, ou que la pièce remplacée n'était pas la pièce normale, etc.

Fermer, effacer et enregistrer des bons de travail.

Depuis chaque page Bon de travail, vous pouvez choisir de l’effacer, de l’enregistrer ou de le fermer.

1. Effacer – Sélectionnez cette option pour supprimer un bon de travail, puis sélectionnez Effacer dans le message de confirmation si vous êtes sûr. Lorsqu'un bon de travail est effacé, les tâches qui lui sont assignées sont automatiquement annulées. Le registre des audits enregistrera l'utilisateur qui a effacé le bon de travail, la date et l'heure de sa suppression.
2. Enregistrer – Sélectionnez cette option pour enregistrer la progression actuelle et toutes les modifications apportées au bon de travail. Si vous essayez accidentellement de fermer la page avec un bon de travail non enregistré, une fenêtre de confirmation vous rappellera de l'enregistrer au préalable.
3. Marquer comme fermé – Lorsque toutes les tâches d’un bon de travail sont terminées, il est temps de le marquer comme fermé. Il peut également être fermé avant que toutes les tâches ne soient marquées comme terminées, mais dans ce cas, une fenêtre de confirmation apparaîtra vous demandant si vous souhaitez marquer les tâches restantes comme annulées. Lorsqu'un bon de travail est terminé, il est enregistré sur la page Bon de travail pour pouvoir être examiné ultérieurement. Le registre des audits enregistrera l'utilisateur qui a fermé le bon de travail, ainsi que la date et l'heure de la fermeture.

Import groupé de bons de travail

Pour faire un import groupé de bons de travail :

1. Sélectionnez l'onglet Tâches sur la page Gestion des bons de travail.
2. Dans le menu supérieur, sélectionnez Import groupé d'entretien.
3. Avant de créer votre fichier, sélectionnez Télécharger le fichier modèle et passez en revue le fichier Excel pour organiser les informations d'entretien sur votre propre fichier.
4. Ajoutez votre fichier à l’aide de l’espace Déposez le fichier ici ou cliquez pour parcourir.
5. 1. Si vous recevez un message d'erreur, vérifiez le formatage du fichier modèle et réessayez. La fenêtre pop-up devrait vous informer des erreurs.
1. Vos données d'entretien seront enregistrées comme des bons de travail fermés avec toutes les données que vous avez saisies dans votre fichier Excel.
2. 2. Utilisez l'état Terminé et filtrez par un actif spécifique sur la page Bon de travail pour trouver votre enregistrement mis en ligne.

Aidez-nous à améliorer la fonctionnalité

N'hésitez pas à nous faire part de vos commentaires directement en naviguant vers Assistance > Envoyer votre avis à Geotab, ou via la messagerie instantanée.

Questions fréquentes

API et intégrations – Les données des bons de travail d'entretien sont-elles disponibles dans une API publique ?

Nous travaillons encore à l'ajout des points de terminaison API dans notre documentation SDK et testons actuellement toutes les connexions.

Puis-je télécharger un rapport de tous mes bons de travail ?

Oui. Dans l'onglet Bon de travail de la page Gestion des bons de travail, sélectionnez Rapports dans le menu supérieur pour télécharger un rapport sur vos bons de travail. Cela ne téléchargera que les données de tous les bons de travail que vous avez chargés lors de votre recherche sur cette page.

Où sont mes anciens rapports Rappels, Entretien à venir et Entrées d'entretien ?

Les anciennes pages de ces rapports ne fonctionnent plus et ont été remplacées sur MyGeotab. L'onglet Demande de travail remplace le rapport Entretien à venir, tandis que l'onglet Bons de travail remplace la page Entrées d'entretien. La page Rappels est remplacée par la page Programmes. Les pages actuelles utilisent une nouvelle API et un nouveau codage, de sorte que les anciens rapports ne fonctionnent pas. De nouveaux rapports peuvent être créés à partir de n'importe laquelle de ces nouvelles pages.

Pour ceux qui utilisaient l'ancien système, toutes les entrées d'entretien de votre base de données ont été transformées en bons de travail terminés. Aucune ancienne entrée n'a été supprimée.

Puis-je revenir aux anciennes pages Rappels, Entretien à venir et Entrées d'entretien ?

Non. Ces pages ont été retirées et ne sont plus accessibles.