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Mode personnel dans MyGeotab
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Apprenez-en davantage sur le mode personnel, qui permet aux chauffeurs et aux gestionnaires de flottes de véhicules de masquer temporairement le suivi des véhicules dans MyGeotab. Lorsque le mode personnel est activé, les fonctionnalités de localisation qui utilisent le GPS, comme la position, les trajets et les profils de vitesse, ne sont pas affichées dans l’application. Les fonctionnalités qui n’utilisent pas le GPS, comme le moteur et les données de l’accéléromètre, demeureront visibles.
Table des matières
Comprendre le mode personnel
Introduction
Le mode personnel permet aux chauffeurs et aux gestionnaires de flotte de masquer temporairement le suivi des véhicules dans l’application de gestion de flotte. Lorsque le mode personnel est activé, les fonctionnalités de localisation qui utilisent le GPS, comme la position, les trajets et les profils de vitesse, ne sont pas affichées dans l’application.
Les fonctionnalités qui n’utilisent pas le GPS, comme les données de moteur et d’accéléromètre, sont affichées dans l’application. Puisque les données GPS ne sont pas accessibles lorsque le mode personnel est activé, d’autres fonctionnalités telles que les rapports ou les modules d’extension Add-Ins peuvent fonctionner différemment lorsque ce mode est activé.
Le mode personnel est destiné à des cas propres à certains marchés où le chauffeur doit l’activer à certains intervalles, comme lorsqu’il se sert d’un véhicule de travail à des fins d’utilisation personnelle. Le mode personnel ne doit pas être utilisé conjointement avec des fonctions de conformité telles que les heures de service (HOS, de l’anglais Hours of Service) ou l’établissement de rapports IFTA (Entente internationale concernant la taxe sur les carburants, de l’anglais International Fuel Tax Agreement).
Les données de conduite collectées par un véhicule en mode personnel sont stockées comme étant « privées ». En cas d’accident, des données privées peuvent être extraites pour aider à la reconstitution de l’accident, à condition d’obtenir l’autorisation d’accéder à celles-ci. Avant d’accorder une autorisation, l’opérateur de la flotte doit démontrer qu’il a reçu le consentement du chauffeur du véhicule visé.
✱ REMARQUE : L’application de gestion de flotte prend en charge deux types de profils de vitesse : GPS et Moteur. Veuillez noter que lorsque le mode personnel est activé, votre profil de vitesse GPS est privé. Toutefois, votre profil de régime moteur ne l’est pas.
Règles d’exception | Définir des conditions pour activer et désactiver automatiquement le mode personnel (par exemple, une règle sur l’utilisation après les heures normales de travail). |
Add-In Marketplace | Installez l’Add-In Personal Mode, qui vous permettra de basculer manuellement le mode personnel entre Personal et Business lorsque vous utilisez l’application de gestion de flotte ou l’application Drive. |
Éléments à prendre en considération
! IMPORTANT : L’utilisation du mode personnel dans le cadre de vos activités quotidiennes n’est pas compatible avec Data Science Package. Tous les points de données recueillis par le dispositif télématique de vos véhicules seront rendus disponibles sans restriction dans Data Science Package, et ce, même lorsque le mode personnel est activé. Si vous utilisez le mode personnel, nous vous déconseillons d’utiliser Data Science Package.
✱ REMARQUE :
- Les données produites par des véhicules en mode personnel sont quand même stockées dans la base de données unifiée, afin qu’elles soient utilisées de manière globale aux fins d’analyse comparative, de besoins opérationnels, de statistiques et d’autres analyses.
- Les rapports n’incluent pas de données de véhicules en mode personnel, ce qui peut entraîner des résultats anormaux.
- Dans le cadre du présent guide, nous tenons pour acquis que vous comprenez les fonctionnalités et les capacités de l’application de gestion de flotte et de l’application Drive.
Activer le mode personnel à l’aide de règles d’exception
Vous pouvez configurer le mode personnel pour qu’il s’active et se désactive automatiquement en fonction des conditions définies dans les règles d’exception de l’application. Par exemple, le mode personnel peut être activé ou désactivé si vous définissez les heures normales de travail ou les heures en dehors des heures normales de travail, ou si vous masquez des itinéraires à l’intérieur d’une zone privée désignée.
Pour créer une règle servant à activer et à désactiver le mode personnel, suivez les étapes suivantes :
1 | Dans le menu principal, sélectionnez Règles et groupes > Règles. |
2 | À la page Règles, cliquez sur le bouton Ajouter. |
3 | À la page Modification de règle d’exception, donnez un nom à la nouvelle règle. |
4 | Sous l’onglet Conditions, définissez les conditions voulues. Voyez les exemples d’utilisation ci-dessous. |
5 | Sous l’onglet Notifications, sélectionnez En savoir plus… et cliquez sur Assigner en tant que personnel/professionnel dans le menu déroulant. |
6 | Cliquez sur le bouton Ajouter, puis sur le bouton Enregistrer pour enregistrer la nouvelle règle. |
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7 | Lorsque le mode personnel est activé, le trajet s’affiche comme « Voyage personnel » dans le calendrier des trajets. Pour afficher le calendrier des trajets, sélectionnez Carte dans le menu principal, cliquez sur le bouton Calendrier des trajets et sélectionnez le véhicule et l’intervalle de dates voulus. |
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Exemples d’utilisation – Règles d’exception du mode personnel
Les exemples d’utilisation ci-dessous visent à donner aux utilisateurs un aperçu de deux applications concrètes de la fonctionnalité Mode personnel. Toutefois, elles ne sont pas les seules conditions dans lesquelles le mode personnel peut être activé et désactivé. La fonctionnalité est flexible et permettra aux utilisateurs de créer et de personnaliser leurs propres règles liées au mode personnel.
Exemple d’utilisation 1 – Définir une règle pour activer automatiquement le mode personnel après les heures normales de travail
Cet exemple montre comment activer automatiquement le mode personnel lorsque l’on utilise un véhicule après les heures normales de travail. Il montre aussi comment désactiver le mode personnel lorsque l’on utilise un véhicule pendant les heures normales de travail. Cette fonctionnalité est utile pour les chauffeurs qui utilisent leur véhicule de travail à des fins personnelles et qui ne veulent pas activer manuellement le mode personnel.
✱ REMARQUE : Pour activer puis désactiver automatiquement le mode personnel pour une période déterminée, vous devez créer deux règles : une pour activer le mode personnel, et une autre pour le désactiver. Il n’est pas possible de créer une règle qui exécute les deux actions.
Activer le mode personnel après les heures normales de travail
Pour créer une règle d’utilisation après les heures normales de travail qui active automatiquement le mode personnel, suivez les étapes suivantes :
1 | Dans le menu principal, sélectionnez Règles et groupes > Règles. |
2 | À la page Règles, cliquez sur le bouton Ajouter. |
3 | À la page Modification de règle d’exception, donnez un nom à la nouvelle règle. |
4 | Sous l’onglet Conditions, cliquez sur le bouton d’éditeur de conditions avancées. |
5 | Collez le code suivant dans le champ « Éditeur de conditions avancé ». |
And( Ignition[true], AfterRuleWorkHours[workHours=WorkTimeStandardHoursId], ) | |
6 | La condition vérifie si le véhicule est en marche et si l’heure actuelle se situe après les heures normales de travail (p. ex. de 8 h à 17 h). |
7 | Sous l’onglet Notifications, sélectionnez En savoir plus… et cliquez sur Assigner en tant que personnel/professionnel dans le menu déroulant. |
8 | Cliquez sur le bouton Mode personnel, puis cliquez sur Ajouter. Si vous voulez désactiver manuellement le mode personnel avant que n’expire la règle sur les heures normales de travail, cliquez sur Mode professionnel. |
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9 | Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la nouvelle règle. |
Désactiver le mode personnel durant les heures normales de travail
Pour désactiver le mode personnel durant les heures normales de travail, vous devez inverser la règle « Utilisation après les heures normales de travail » et créer une règle « Heures normales de travail ». Pour ce faire, suivez les étapes suivantes :
1 | Répétez les étapes 1-3 de la section Activer le mode personnel après les heures normales de travail pour nommer la règle et ouvrir l’éditeur de conditions avancé. |
2 | Collez le code suivant dans le champ « Éditeur de conditions avancé ». |
And( Ignition[true], RuleWorkHours[workHours=WorkTimeStandardHoursId], ) | |
3 | La condition vérifie si le véhicule est en marche et si l’heure actuelle se situe pendant les heures normales de travail (p. ex. de 8 h à 17 h). |
4 | Sous l’onglet Notifications, sélectionnez En savoir plus… et cliquez sur Assigner en tant que personnel/professionnel dans le menu déroulant. |
5 | Cliquez sur le bouton Mode professionnel, puis cliquez sur Ajouter. Si vous voulez activer manuellement le mode personnel avant que n’expire la règle sur les heures normales de travail, cliquez sur le bouton Mode personnel. |
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6 | Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la nouvelle règle. |
Exemple d’utilisation 2 – Définir une règle pour activer automatiquement le mode personnel à l’intérieur d’une zone
Cet exemple montre comment activer automatiquement le mode personnel lorsque l’on utilise un véhicule à l’intérieur d’une zone privée. Il montre aussi comment désactiver le mode personnel lorsque l’on utilise un véhicule à l’extérieur d’une zone privée. Cette fonctionnalité est utile pour les chauffeurs qui utilisent leur véhicule de travail dans leurs zones résidentielles et qui ne veulent pas activer manuellement le mode personnel.
Activer le mode personnel à l’intérieur d’une zone
Pour créer une règle servant à activer automatiquement le mode personnel à l’intérieur d’une zone, suivez les étapes suivantes :
1 | Dans le menu principal, sélectionnez Règles et groupes > Règles. |
2 | À la page Règles, cliquez sur le bouton Ajouter. |
3 | À la page Modification de règle d’exception, donnez un nom à la nouvelle règle. |
4 | Sous l’onglet Conditions, cliquez sur le bouton Ajouter une zone ou type de zone.  |
5 | Dans la boîte Zone, cliquez sur Zone et sélectionnez la zone voulue dans le menu déroulant. |
6 | Cliquez sur Entrant pour définir l’événement, puis cliquez sur Ajouter. |
7 | L’éditeur de conditions est mis à jour pour afficher la zone et l’événement sélectionnés. |
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8 | Sous l’onglet Notifications, sélectionnez En savoir plus… et cliquez sur Assigner en tant que personnel/professionnel dans le menu déroulant. |
9 | Cliquez sur le bouton Mode personnel, puis cliquez sur Ajouter. Si vous voulez désactiver manuellement le mode personnel à l’intérieur de la zone privée, cliquez sur le bouton Mode professionnel. |
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10 | Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la nouvelle zone privée. |
Désactiver le mode personnel à l’intérieur d’une zone
Pour désactiver le mode personnel à l’intérieur d’une zone privée, vous devez créer une nouvelle règle sur la sortie d’une zone privée. Pour ce faire, suivez les étapes suivantes :
1 | Répétez les étapes 1-4 de la section Activer le mode personnel à l’intérieur d’une zone pour sélectionner une zone et ouvrir l’éditeur de conditions avancé. |
2 | Cliquez sur Sortant pour définir l’événement, puis cliquez sur Ajouter. |
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3 | Sous l’onglet Notifications, sélectionnez En savoir plus… et cliquez sur Assigner en tant que personnel/professionnel dans le menu déroulant. |
4 | Cliquez sur le bouton Mode professionnel, puis cliquez sur Ajouter. Si vous voulez activer manuellement le mode personnel à l’intérieur de la zone privée, cliquez sur le bouton Mode personnel. |
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5 | Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la nouvelle zone privée. |
Activer le mode personnel à l’aide de l’Add-In Marketplace
L’Add-In Personal Mode peut être installé à partir de Marketplace. Il permet aux utilisateurs de faire basculer le mode personnel entre Personnel et Professionnel, à volonté et au besoin. L’Add-In est offert pour l’application de gestion de flotte et l’application Drive.
Autorisation de sécurité minimale
La fonctionnalité d’autorisation de sécurité permet de gérer l’accès à l’Add-In Personal Mode. À moins d’être administrateurs, les utilisateurs de l’Add-In doivent disposer de l’autorisation de sécurité appropriée avant de pouvoir utiliser l’Add-In Personal Mode.
Pour définir l’autorisation de sécurité appropriée quant à l’utilisation de l’Add-In Personal Mode, suivez les étapes suivantes.
1 | Dans le menu principal, sélectionnez Administration > Utilisateurs. |
2 | Cliquez sur le bouton Autorisations et sélectionnez l’autorisation de sécurité voulue. |
3 | Dans la page Modification d’autorisation de sécurité, cliquez sur le bouton Ajouter sous-autorisation. |
4 | Nommez la nouvelle sous-autorisation et, dans le champ Rechercher fonctionnalité, recherchez la fonctionnalité Placer les véhicules en mode personnel et en mode professionnel. |
5 | Sélectionnez Placer les véhicules en mode personnel et en mode professionnel, puis cliquez sur Enregistrer. |
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6 | Outre Placer les véhicules en mode personnel et en mode professionnel, d’autres sous-autorisations pourraient être requises pour modifier manuellement l’état Mode personnel à l’aide de l’Add-In. Celles-ci dépendent du niveau d’autorisation que vous a donné votre administrateur. Les autorisations minimales requises pour utiliser la fonctionnalité Mode personnel sont les suivantes :
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Une fois que vous avez réglé les autorisations de sécurité appropriées, suivez les étapes ci-dessous pour activer le Add-In Personal Mode.
Installer l’Add-In Personal Mode
Pour installer l’Add-In Personal Mode, suivez les étapes suivantes :
1 | Dans le menu principal, sélectionnez Marketplace et recherchez Personal Mode. |
2 | Dans la barre de recherche, saisissez Personal Mode. |
3 | Dans Marketplace, à la page Personal Mode Add-In, cliquez sur Install now et suivez les instructions à l’écran pour installer l’Add-In Personal Mode.  |
Activer le mode personnel à l’aide de l’application Add-In
Pour activer le mode personnel à l’aide de l’application Add-In, suivez les étapes suivantes :
1 | Lorsque l’Add-In est installé, cliquez sur Véhicules et sélectionnez le véhicule souhaité. |
2 | À la page Modification au véhicule, cliquez sur le bouton Personal Mode pour afficher les boutons à bascule Personal | Business.
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3 | Cliquez sur Personal pour activer le mode personnel du véhicule. |
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4 | La page Modification au véhicule se rafraîchit et la section Description est mise à jour pour afficher une notification confirmant que le véhicule est en mode personnel. Remarque : Dans Mode personnel, une fois que vous avez choisi entre Personnel et Professionnel, les boutons à bascule disparaissent. Pour inverser votre sélection (par exemple, pour passer du mode personnel au mode professionnel), cliquez sur le bouton Personal Mode dans le menu afin d’activer de nouveau les boutons à bascule. Il n’est pas nécessaire d’enregistrer vos modifications; elles sont apportées automatiquement lorsque vous cliquez sur Personal ou Business. |
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Pour activer le mode personnel à l’aide de l’Add-In de l’application Drive, suivez les étapes suivantes :
1 | Une fois l’Add-In installé, connectez-vous à l’application Drive. |
À partir de Tableau de bord, cliquez sur Personal Mode. | |
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2 | À l’écran Personal Mode Status, cliquez sur Personal. Le Current Status passe à Personal. |
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3 | En plus de pouvoir mettre à jour l’état du mode personnel dans l’application Drive, les utilisateurs peuvent vérifier qu’ils sont en mode personnel en allant à la page Modification au véhicule de l’application de gestion de flotte. Le champ Description : est mis à jour et affiche une notification confirmant que le véhicule est en mode personnel. La notification disparaît lorsque le véhicule n’est pas en mode personnel. |
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Audit du mode personnel
Les modifications à l’état du mode personnel sont enregistrées dans le journal d’audit de l’application de gestion de flotte. Lorsque le mode personnel est activé, un événement Ajouter le changement de type de trajet est ajouté au journal d’audit. Pour afficher le journal d’audit, sélectionnez Administration > Système > Journal d’audit.
Purger des données
Bien que les données créées dans le mode personnel soient masquées et que les utilisateurs ne puissent y accéder, elles sont tout de même stockées dans la base de données. Dans certaines situations, il peut être nécessaire de purger des données enregistrées en mode personnel (p. ex. pour se mettre en conformité avec un règlement). Pour ce faire, la fonction de purge de l’application doit être configurée pour supprimer des données privées à des intervalles précis.
Pour utiliser la fonction de purge, suivez les étapes suivantes :
1 | Dans le menu principal, sélectionnez Administration > Système… > Paramètres du système. |
2 | Dans l’onglet Vider, réglez Purger régulièrement les données plus anciennes à Act. pour activer les réglages de purge. |
3 | Cliquez sur Ajouter la planification de purge pour planifier une purge pour un groupe, puis cliquez sur la planification de votre choix pour agrandir la fenêtre de réglages de purge. |
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Remarque : La fonction de purge élimine toutes les données, y compris les données privées. | |
4 | Si désiré, sélectionnez une autre période où conserver les données privées (Conserver les données de trajet personnel pour) après leur création initiale. Lorsque la période sélectionnée est écoulée, les données privées plus anciennes que la période sélectionnée seront supprimées définitivement. |
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5 | Sélectionnez les autres paramètres de purge si désiré. |
6 | Cliquez sur Enregistrer. |
7 | Une fenêtre contextuelle affiche le message suivant vous invitant à saisir votre mot de passe pour activer la purge. |
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8 | Cliquez sur le bouton Activer. |
