Table des matières

Introduction

L’application Drive est une application mobile qui assure le maintien de la conformité des heures de service (HOS, de l’anglais Hours of Service). L’application est offerte pour les dispositifs Android et iOS. Dans le cadre de la plus vaste solution de dispositif de consignation électronique (DCE, de l’anglais Electronic Logging Device) en nuage, l’application Drive (fonctionnant sur un dispositif mobile compatible) est utilisée avec un dispositif télématique – un type de dispositif DCE – et l’application de gestion de flotte pour obtenir une conformité intégrale avec la réglementation fédérale pour les transporteurs routiers.

L’application Drive comporte quatre principales fonctionnalités :

1. Heures de service (HOS)
2. Inspection des actifs
3. Messagerie
4. Add-Ins logiciels

L’application Drive est offerte avec les plans tarifaires Regulatory, Pro et ProPlus.

L’application Drive est également dotée de boutons d’autoassistance sur chaque page qui permettent aux utilisateurs de regarder des vidéos de soutien pour l’application Drive, de faire une recherche dans la base de connaissances et de voir des flux de travail guidés tout en restant dans l’application.

Conformité aux heures de service

L’application Drive est un outil de certification visant à répondre aux exigences relatives aux dispositifs de consignation électronique (DCE) en Amérique du Nord. En tant que transporteur routier, avant d’utiliser l’application Drive, vous devez :

1. connaître vos obligations à titre de transporteur routier – article 395.20 de la section 395 du titre 49 du CFR de la FMCSA, et DORS/2005-313;
2. vous assurer que chaque chauffeur possède un exemplaire du Guide du chauffeur sur l’application Drive, du Guide du chauffeur sur le transfert de données lors d’un contrôle routier et du Guide du chauffeur sur les événements de diagnostic et de défectuosité de données;
3. vous assurer que chaque nouveau chauffeur a passé en revue le Guide du chauffeur sur les heures de service (HOS) et le Guide du chauffeur sur l’inspection des actifs.

L’application Drive :

1. prend en charge trois co-chauffeurs connectés au même dispositif;
2. prend en charge tous les fuseaux horaires;

Pour obtenir la liste complète des ensembles de règles et des exemptions, consultez la matrice des ensembles de règles relatives aux heures de service.

Configuration de l’entreprise

Pour vous conformer à la réglementation sur les heures de service, vous devez ajouter les renseignements sur votre entreprise dans l’application de gestion de flotte. Dans l’application de gestion de flotte, allez à Système > Paramètres du système. Remplissez les champs Nom de l’entreprise et Adresse de la société, puis définissez la Distance maximale de transport personnel.

La distance de transport personnel détermine la distance maximale qu’un chauffeur peut parcourir sous l’exemption de transport personnel en une seule journée. Le dépassement de cette distance désactivera l’exemption et l’état d’activité du chauffeur passera à « D ». Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.

Pour satisfaire aux exigences des ensembles de règles canadiens en matière d’HOS, les utilisateurs peuvent également configurer la ou les limites quotidiennes d’utilisation personnelle sur la page Modification de l’utilisateur (onglet Paramètres HOS) lorsque l’option Utilisation personnelle autorisée est activée. Une fois la limite journalière dépassée, le bouton Utilisation personnelle est grisé jusqu’au jour suivant et le chauffeur reçoit une notification. Si le chauffeur continue de conduire après avoir reçu l’avis, le statut passe à Conduite.

Configuration du véhicule

Une fois l’appareil ajouté, la page Modification de l’actif s’affiche automatiquement. À la page Modification de l’actif, saisissez les renseignements suivants :

1. Dans le champ État/province, entrez la juridiction de la plaque d’immatriculation du véhicule.

✱ REMARQUE : Il peut s’agir d’une abréviation de l’état ou de la province utilisée pour l’inspection des actifs.

1. Pour Heures de service (HOS), définissez l’option Heures de service à Activé. Cela permet de créer des fiches journalières HOS pour la conformité aux heures de service. Si cette option est définie à Automatique, la fonctionnalité s’active automatiquement lorsque le système détermine que le véhicule utilise les fonctionnalités HOS. Les dispositifs indiqués comme tiers par le type customDevice ne peuvent pas créer de fiches journalières HOS automatiques. Les véhicules dont l’option Heures de service (HOS) est Désactivée ne créent pas de fiches journalières HOS et ne sont pas conformes à la réglementation sur les DCE.



2. Pour les véhicules qui ne sont pas équipés d’une couchette, désactivez l’option Couchette.

Lorsque le véhicule communique avec l’application de gestion de flotte, vérifiez que les renseignements suivants sont exacts :

1. le numéro d’identification du véhicule (NIV);
2. la valeur de l’odomètre;
3. les heures-moteur actuelles.

Configuration de la remorque

Dans le menu principal, sélectionnez l’option Actifs, cliquez sur le bouton +Actif en haut de la page, puis sélectionnez Ajouter un seul actif. Saisissez le nom de la remorque, le numéro de série de votre dispositif et le NIV. Ensuite, sélectionnez l’option Remorque dans le menu déroulant Groupe de type d’actif, puis choisissez les Groupes associés à cette remorque. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Enregistrer le nouvel actif.

La remorque sera visible aux membres des groupes sélectionnés et à leurs groupes parents. Si le chauffeur n’appartient pas au même groupe que la remorque ou le groupe parent, il ne pourra pas sélectionner la remorque à partir de l’application Drive.

Configuration du chauffeur

Une fois que le véhicule a été correctement programmé, vous pouvez créer et configurer un compte d’utilisateur pour chaque chauffeur qui utilise l’application Drive. Avant que les chauffeurs puissent utiliser l’application Drive pour gérer leurs heures de service (HOS) et leurs inspections des actifs, ils doivent posséder un nom d’utilisateur et un mot de passe pour se connecter à l’application Drive et leurs comptes doivent être configurés pour respecter les règles de conformité.

Sélectionnez Administration > Utilisateurs dans le menu principal pour afficher tous les comptes d’utilisateur. Si un chauffeur n’a pas de compte, cliquez sur le bouton Ajouter pour créer un nouvel utilisateur. Autrement, sélectionnez le compte du chauffeur dans la liste. Dans les deux cas, vous verrez la page Modification de l’utilisateur.

Pour créer le compte du nouvel utilisateur :

1. Vérifiez que les renseignements suivants figurent sous l’onglet Utilisateur :

1. Nom d’utilisateur
2. Prénom et nom de famille
3. Mot de passe
4. L'habilitation de sécurité
5. 1. Réglez l’accès aux données aux groupes appropriés pour l’utilisateur. Les utilisateurs ne peuvent pas voir les véhicules ou les fiches journalières des heures de service hors de leur portée d’accès aux données.

   ✱ REMARQUE : L’habilitation Utilisateur de l’application Drive est l’autorisation de sécurité par défaut pour les utilisateurs de l’application Drive.

1. Définissez les paramètres suivants sous l’onglet Chauffeur :
5. Définissez Cet utilisateur est un chauffeur à Oui.
6. Définissez Empêcher le chauffeur d’accéder aux données partagées à Oui.
7. Saisissez le numéro de permis de conduire de l’utilisateur (ce champ doit être rempli pour se conformer aux règles sur les heures de service).
8. Saisissez la province ou l’état du permis de conduire du chauffeur (ce champ doit être rempli pour se conformer aux règles sur les heures de service).

1. Définissez les paramètres suivants sous l’onglet Paramètres IU :

1. Système de mesure de distance
2. Mesure de la consommation de carburant
3. Fuseau horaire

1. Définissez les paramètres suivants sous l’onglet Paramètres HOS :

1. Ensemble de règles : L’ensemble de règles suivi par l’utilisateur.
2. Redémarrage 24 heures : Pour les chauffeurs qui redémarrent leur cycle en 24 heures. Ceci s’applique généralement lorsque l’utilisation du véhicule englobe le transport de matériel de champs pétroliers.
3. Période d’attente sur un site pétrolier et redémarrage 24 heures : Si l’utilisation du véhicule comprend l’entretien de sites pétroliers. Le temps d’attente (TA) sur un site pétrolier ou de gaz naturel peut être enregistré comme du temps de repos. Le redémarrage 24 heures est également appliqué lorsque ce paramètre est activé.
4. Terminus d’attache : Où le chauffeur se présente habituellement au travail. Ceci peut inclure un site de travail temporaire désigné par le transporteur routier.
5. Adresse du terminus d’attache : L’adresse du transporteur où le chauffeur se présente habituellement au travail.
6. Numéro du transporteur : Aux États-Unis, il s’agit du numéro USDOT du transporteur. Le numéro USDOT est requis pour la conformité aux heures de service aux États-Unis. Flottes canadiennes ne voyageant pas aux États-Unis et n’ayant pas de numéro du ministère des Transports : laisser ce champ vide. Flottes voyageant aux États-Unis et au Canada : saisir votre numéro USDOT seulement.
7. Mouvement de triage et transport personnel : Exemptions pour les événements de conduite En service et Hors service. Mouvement de triage est un événement En service (p. ex., se déplacer du quai de chargement à l’aire de stationnement), et Utilisation personnelle est un événement Hors service (p. ex., le temps de déplacement personnel vers le terminal [aller-retour]). Ni l’un ni l’autre de ces événements ne sont considérés comme du temps de conduite (D). L’exemption Mouvement de triage est offerte uniquement aux clients des États-Unis et peut être configurée par les administrateurs (p. ex., modification du seuil de vitesse ou désactivation de l’exemption Mouvement de triage lorsque le véhicule quitte un certain type de zone).
8. Distance maximale d’utilisation personnelle par jour : Il s’agit de la distance maximale parcourue en vertu de l’exemption YM avant de passer automatiquement à l’état D. Pour les chauffeurs canadiens, la distance maximale est de 75 km par jour.
9. Paramètres du système : un paramètre ayant « 0 » comme valeur n’a pas de limite d’utilisation personnelle.
10. Exemption des HOS autorisée : les exemptions pour les véhicules utilisés dans le cadre d’une déclaration d’urgence ou d’autres conditions de HOS exemptées définies par les exigences d’application relatives aux DCE en Amérique du Nord. Le nom de l’exemption peut être personnalisé en accédant à Système > Paramètres du système. Pour en savoir plus sur cette exemption, reportez-vous à l’article Comment utiliser l’exemption "HOS Exempt "? dans la Community.
11. Nom de l’autorité : Le transporteur routier pour lequel le chauffeur travaille.
12. Adresse de l’autorité : L’adresse de la principale place d’affaires du transporteur routier.

Exemptions

Les exemptions doivent être activées par l’administrateur avant que le chauffeur puisse utiliser l’exemption dans l’application Drive. L’activation d’une exemption permet au chauffeur de sélectionner au besoin l’exemption sous l’onglet Options de l’application Drive.

Autorisations

Les autorisations déterminent les fonctions auxquelles les utilisateurs ont accès dans l’application Drive. Définissez les autorisations de vos chauffeurs pour qu’elles correspondent à leurs rôles. Les autorisations de sécurité peuvent être créées et modifiées en cliquant sur le bouton Autorisations.

L’application Drive définit une autorisation intégrée pour les utilisateurs, appelée Utilisateur de l’application Drive. Il s’agit d’une autorisation qui permet à l’utilisateur d’accéder aux fonctions HOS, d’inspection des actifs et de messagerie.

Si vous voulez limiter les fonctions auxquelles le chauffeur a accès, cliquez sur l’autorisation Utilisateur de l’application Drive, puis cliquez sur le bouton Ajouter sous-autorisation. Une sous-autorisation est un niveau personnalisé d’accès à l’application Drive. Les sous-autorisations peuvent être utilisées pour étendre ou limiter les privilèges des utilisateurs en fonction des besoins de l’entreprise.

Par défaut, l’autorisation Utilisateur de l'application Drive donne accès aux fonctionnalités suivantes. Si vous souhaitez les supprimer, cliquez sur X. Pour les ajouter de nouveau, cliquez sur ✔.

Les expéditions peuvent être supprimées de l’application Drive en désactivant les deux autorisations de sécurité suivantes :

1. Administrer les expéditions – Créer et modifier des expéditions
2. Afficher les expéditions – Afficher les expéditions

Accès aux HOS seulement

Accès aux inspections seulement

Sous-autorisations Inspection des actifs

L’accès à l'inspection des actifs est défini plus précisément par la partie de l’inspection qu’un utilisateur peut effectuer en fonction de son rôle et de son domaine d’expertise. Le marquage des inspections des actifs comme étant certifiés permet aux utilisateurs de certifier que le véhicule est sûr ou non. Le marquage des inspections des actifs comme étant réparés permet aux utilisateurs de certifier que des réparations ont été effectuées sur des véhicules présentant des défectuosités, et les inspections des actifs permettent aux utilisateurs d’inspecter un véhicule afin de déceler d’éventuelles défectuosités.

Si vous ne souhaitez pas que les utilisateurs effectuent certaines actions dans l’inspection des actifs, supprimez les sous-autorisations suivantes qui s’appliquent.

1. Gris : Fiches journalières non vérifiées
2. Vert : Fiches journalières vérifiées
3. Jaune : Fiches journalières modifiées
4. Rouge : Conduite en violation de l’ensemble de règles relatives aux HOS
5. Rayé : Exemption d’utilisation personnelle ou de mouvement de triage
6. Bleu : « Pause admissible » identifiant les fiches journalières qui répondent aux exigences de pause pour les ensembles de règles canadiens uniquement.

Chaque graphique affiche des renseignements sur la durée et la distance pour le mouvement de triage et l'utilisation personnelle. De plus, les graphiques affichent des renseignements sommaires sur les violations, les modifications d’ensemble de règles, les modifications d’autorité, les expéditions jointes et détachées, les renseignements sur les remorques et les défectuosités. Vous pouvez cliquer sur n’importe quelle barre du graphique pour afficher le journal correspondant dans la liste des journaux.

Lorsqu’un journal est ignoré, la couleur d’état devient grise et est mise en évidence par une bordure en pointillés.

Chauffeurs non identifiés

Vous pouvez utiliser le filtre Chauffeur non identifié dans le menu Options pour trouver des fiches journalières HOS créées par des chauffeurs non identifiés.

Les fiches journalières HOS des chauffeurs non identifiés fournissent des renseignements sur le trajet, tels que le nom du véhicule et la zone où il a été conduit. Vous pouvez cliquer sur une fiche journalière pour la modifier. Si vous connaissez le chauffeur qui était responsable de la création de cette fiche journalière, vous pouvez l’associer à celle-ci.

Modification de fiches journalières

Si vous êtes l’administrateur ou disposez de l’autorisation requise, vous pouvez modifier les rapports d’état d’activité d’un chauffeur. En général, les fiches journalières n’ont pas à être modifiées si l’application Drive est utilisée correctement. Toutefois, il existe deux cas qui peuvent faire qu’une fiche journalière devient inexacte : les fiches journalières non assignées et les fiches journalières réclamées incorrectement.

Modification de plusieurs fiches journalières

Filtrage des fiches journalières pour les annotations

Sélectionnez le bouton Filtre pour filtrer les fiches journalières par celles qui ont déjà des annotations et celles sans annotations.

Fiches journalières non assignées

Les fiches journalières non assignées sont créées lorsqu’un véhicule est conduit sans un chauffeur connecté. Les itinéraires effectués sans utilisateur connecté seront quand même enregistrés et leur état d’activité sera défini automatiquement. Ces fiches journalières seront attribuées à l’utilisateur Chauffeur non identifié intégré. Les chauffeurs qui ne réclament pas leurs itinéraires n’auront pas de rapports d’état d’activité précis.

Vous pouvez attribuer une fiche journalière non attribuée à un chauffeur comme suit :

1. Accédez au rapport des fiches journalières des heures de service (Activité > HOS… > Fiches journalières des heures de service).
2. Dans le menu déroulant Options, sélectionnez l’utilisateur Chauffeur non identifié et un intervalle de dates approprié.
3. Cliquez sur Appliquer les modifications pour exécuter le rapport.
4. Localisez le jour que vous souhaitez modifier sur le graphique, puis cliquez sur Voir le graphique.
5. Examinez les fiches journalières des heures de service sur la page. Les renseignements sur l’emplacement, la date et le nom du véhicule vous donnent une idée du chauffeur responsable du trajet.
6. Pour modifier une seule fiche journalière, cliquez sur la fiche. Si vous modifiez une fiche D automatique, cliquez sur le lien Modification en vrac pour également appliquer les modifications à la fiche ON associée.
7. Pour modifier plusieurs journaux, cliquez sur Sélectionner individuel dans la case en haut à droite, puis cliquez sur le bouton Modifier les journaux HOS sélectionnés.
8. Sur la page Modification du registre des heures de service (HOS), entrez le nom du chauffeur dans le champ Chauffeurs pour modifier une seule fiche journalière. Pour modifier plusieurs fiches journalières, cliquez sur le bouton Remplacer par à côté de Chauffeur, puis commencez à saisir le nom du chauffeur pour le sélectionner.
9. Suivez les mêmes étapes pour modifier le Co-chauffeur.
10. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.

Les fiches « D » non assignées doivent être assignées à des fiches « ON » associées

Vous ne pouvez pas modifier une fiche D automatique sans modifier sa fiche ON associée. Pour s’assurer que les modifications sont appliquées aux deux fiches, il faut effectuer cette opération à l’aide de la fonctionnalité Modifier en vrac seulement.

Filtrer des fiches journalières non assignées

Lorsque vous affichez la liste des fiches journalières des heures de service non assignées (assignées à un chauffeur non identifié), sélectionnez la liste déroulante Filtre en haut de la page, puis choisissez Sans annotations ou Avec annotations.

Fiches journalières non assignées qui ne peuvent pas être réclamées

Le transporteur peut décider de ne pas assigner les fiches journalières. Cependant, conformément à l’article 395.32 (c)(1)(i), le transporteur doit ajouter une annotation pour toute fiche journalière sans chauffeur assigné. Par exemple, un transporteur utilise un certain nombre de mécaniciens tiers pour l’entretien et les réparations. Les mécaniciens n’ont pas de justificatif d’identité pour se connecter à l’application Drive. Lorsqu’ils déplacent un véhicule dans le cadre de leur travail, les mécaniciens créent des fiches journalières non assignées pour le véhicule. Puisque les mécaniciens ne font pas partie de l’organisation, ils ne peuvent pas réclamer les fiches journalières. Le transporteur doit ajouter une annotation à ces fiches journalières expliquant le travail des mécaniciens.

Fiches journalières réclamées incorrectement

L’application Drive demande aux chauffeurs de réclamer les fiches journalières non assignées chaque fois qu’ils se connectent. Il arrive parfois que les chauffeurs se trompent lors de la réclamation des fiches journalières en leur propre nom. Les fiches journalières mal réclamées affectent l’état d’activité du chauffeur, et il suffit de quelques erreurs pour mettre un chauffeur en violation de ses heures de service. Les administrateurs peuvent réattribuer les fiches journalières de chauffeurs mal réclamées et non identifiées au bon chauffeur. Chaque événement de conduite non identifié enregistre tous les chauffeurs ayant une fiche journalière non attribuée. Lors de la prochaine ouverture de session, le chauffeur verra une invite pour réclamer ses fiches.

Ignorer des fiches journalières

Pour ignorer les fiches journalières réclamées incorrectement, suivez les étapes suivantes :

1. Accédez au rapport des fiches journalières des heures de service (Activité > HOS… > Fiches journalières des heures de service).
2. Dans le menu Options, sélectionnez le chauffeur qui a réclamé une fiche journalière incorrectement, puis cliquez sur Appliquer les modifications pour exécuter le rapport.
3. Localisez le jour que vous souhaitez modifier sur le graphique, puis cliquez sur Afficher les fiches journalières.
4. Trouvez la ou les fiches journalières qui ont été réclamées incorrectement.
5. Pour modifier une seule fiche journalière, cliquez sur la fiche. Pour modifier plusieurs fiches journalières, cliquez sur le bouton du crochet Sélectionner individuel, puis cliquez sur Modifier les journaux HOS sélectionnés.
6. À la page Modification du registre des heures de service (HOS), à l’option Ignoré : , choisissez Oui, ou sélectionnez le lien Modification en vrac pour ignorer plusieurs fiches.
7. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.

La fiche ignorée, y compris celles qui se poursuivent depuis le jour précédent, s’estompent et une note apparaît pour indiquer qu’elles ont été ignorées.Pour savoir comment ignorer des fiches journalières, cliquez ici.

Modifications du chauffeur

Une fiche journalière modifiée sera identifiée par une icône représentant un crayon. Si vous modifiez une fiche journalière vérifiée, son état « vérifié » disparaît et le chauffeur doit la vérifier de nouveau.

Modifications du transporteur

Une fois qu’une modification a été apportée à une fiche journalière, elle paraît comme une modification du transporteur dans les applications Drive et de gestion de flotte. Toutes les modifications seront affichées sous la fiche journalière.

Les modifications du transporteur n’affectent pas la disponibilité du chauffeur tant que le chauffeur n’a pas accepté ou refusé la modification. Si vous modifiez une fiche journalière vérifiée, l’état « vérifié » disparaît et le chauffeur devra accepter la modification et vérifier la fiche de nouveau. Si la modification est rejetée, les fiches journalières et la disponibilité du chauffeur ne changent pas.

Les modifications du transporteur s’affichent en jaune dans le graphique.

Historique des modifications

Lorsque des modifications sont apportées à une fiche journalière, il est possible de les consulter en sélectionnant la fiche et en faisant défiler l’écran vers le bas de la page. Toutes modifications apportées à la fiche journalière sont indiquées dans la liste Modifications.

Historique des trajets

Lorsque vous consultez les fiches journalières des heures de service d’un chauffeur, cliquez sur l’épingle d’emplacement pour afficher le calendrier des trajets sur la carte.

Catégorisation de trajet (aperçu des fonctionnalités)

La fonctionnalité Catégorisation de trajet permet aux chauffeurs de classer leurs déplacements selon qu’ils soient liés au travail ou personnels. Vous pouvez générer un rapport de Catégorisation de trajet à partir du menu déroulant Rapports de la page Historique des trajets. Le rapport de Catégorisation de trajet indique la distance parcourue et les ratios de chaque catégorie pour chaque chauffeur.

Pour activer cette fonctionnalité pour les chauffeurs, activez les autorisations de sécurité énumérées ci-dessus, puis suivez les étapes ci-dessous :

1. Accédez à Administration > Utilisateurs.
2. Sélectionnez un utilisateur dans la liste.
3. 3. Dans la page Modification de l’utilisateur, sélectionnez l’onglet Aperçu des fonctionnalités.
4. Activez la Catégorisation de trajet.
5. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Impression d’état

Cliquez sur le bouton Imprimer pour créer un ensemble de fiches journalières prêtes à imprimer regroupées par jour pour un chauffeur.

Pour enregistrer la copie de conformité en format PDF, réglez l’imprimante de destination de votre navigateur à Enregistrer en format PDF.

Transfert de fiches journalières du dispositif de consignation électronique (DCE)

Valideur de paramètres de dispositif de consignation électronique (DCE)

Il est recommandé de valider les paramètres des chauffeurs pour vous assurer que les chauffeurs et les véhicules sont configurés correctement pour le transfert des fiches journalières aux agents de l’autorité. Visitez le Marketplace pour activer l’Add-In ELD Settings Validator pour votre flotte.

Dans l’éventualité d’un audit, vous pouvez transférer des fiches journalières aux agents de l’autorité par voie électronique à partir de l’application pour toute période de 30 jours au cours des 6 derniers mois.

Pour les chauffeurs canadiens

Au moment du transfert électronique des fiches journalières, les chauffeurs canadiens sont avisés lorsque les fiches journalières ne contiennent pas les renseignements suivants, et sont invités à annuler ou à continuer :

1. Distance parcourue par le véhicule
2. Heures-moteur
3. NIV du CMV
4. Numéro d’unité de puissance du CMV

De plus, un journal d’audit est créé lors du transfert des fiches journalières DCE. Le journal d’audit inclut le type de transfert, la date et l’heure du transfert, ainsi que l’intervalle de dates inclus dans le transfert. Le journal d'audit confirme que l'application effectue une validation locale lorsqu'un fichier DCE est transféré.

Dispositifs exempts de dispositif de consignation électronique (DCE Exempt)

Dans l’application de gestion de flotte, les administrateurs peuvent définir l’état d’un véhicule sur HOS activées ou HOS désactivées pour commander le moment où les fiches journalières des heures de service sont créées. L’option « HOS activées » génère des fiches journalières des heures de service automatiques à la date et à l’heure spécifiées, indépendamment de l’indicateur AutoHOS. L’option « HOS désactivées » ne génère pas de fiches journalières des heures de service à la date et à l’heure spécifiées, même lorsqu’un retraitement est déclenché. Les chauffeurs peuvent utiliser cette fonction pour comparer la durée d’utilisation d’un véhicule avant qu’une fiche journalière des heures de service automatique ne soit générée et la durée d’utilisation d’un véhicule sans générer de fiches journalières des heures de service automatiques.

Pour ajouter des fiches journalières « HOS activées » ou « HOS désactivées », assurez-vous que vous disposez de l’autorisation Gérer les paramètres avancés du dispositif et suivez les étapes ci-dessous :

1. Naviguez jusqu’à Activité > HOS... > Fiches journalière.
2. À la page Fiches journalières des heures de service, cliquez sur le bouton Ajouter.
3. À la page Ajout au registre des heures de service (HOS), saisissez les informations requises.
4. Dans le champ État, sélectionnez HOS activées ou HOS désactivées dans le menu déroulant.
5. Cliquez sur le bouton Enregistrer pour enregistrer vos modifications.

Conduite non identifiée (Aperçu des fonctionnalités)

La page « Conduite non identifiée » fournit des renseignements sur les trajets non assignés et permet aux administrateurs d’identifier le bon chauffeur, ainsi que d’attribuer ou d’annoter un ou plusieurs trajets. Pour accéder à la page « Conduite non identifiée », naviguez jusqu’à Activité > HOS > Conduite non identifiée.

Pour activer la fonctionnalité, suivez les étapes ci-dessous :

1. Sélectionnez le profil d’utilisateur, situé dans le coin supérieur droit.
2. Sélectionnez Options dans le menu déroulant.
3. Sur la page Options, sélectionnez l’onglet Aperçu des fonctionnalités.
4. Faites basculer l’option de page Conduite non identifiée pour l’activer.
5. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

La page « Conduite non identifiée » contient les renseignements suivants :

1. Groupes de véhicules et commentaires pour fournir un contexte sur le véhicule.
2. Distance du trajet, durée et lien vers une carte avec l’itinéraire mis en évidence.
3. Le cas échéant, le chauffeur du précédent et du prochain trajet effectué par le véhicule.
4. Capacité de filtrer les trajets par annotations, distance minimale et durée minimale.
5. Option permettant d’identifier les mouvements de triage probables avec la règle « Déplacement du véhicule au sein des zones ».

Violations

Le rapport de violations fournit une liste de toutes les violations relatives aux HOS qui sont survenues dans votre flotte au cours d’une période sélectionnée. Le rapport inclut le type de violation, la date de début, et si disponible, la date de fin, ainsi que la durée totale de conduite en violation. Vous pouvez également sélectionner Oui pour l’option Afficher uniquement les chauffeurs en violation dans l’écran Disponibilité pour afficher les violations des HOS.

Disponibilité

Le rapport de disponibilité affiche une liste de tous les chauffeurs de votre flotte avec les fiches journalières HOS and the following information:

1. un récapitulatif de leurs heures;
2. la disponibilité future avec heures gagnées à minuit;
3. les expéditions;
4. la remorque attachée;
5. l’ensemble de règles;
6. l’emplacement; et
7. le véhicule attaché.

Inspection des actifs

Le chauffeur doit procéder à l’inspection de son véhicule à la fin de son quart. S’il utilise plus d’un véhicule durant la journée, il doit préparer un rapport pour chaque véhicule.

Le personnel d’entretien doit examiner l’inspection des actifs, corriger les problèmes signalés et mettre à jour le rapport de l’inspection dans l’application de gestion de flotte, où il doit noter si des réparations ont été effectuées ou n’étaient pas nécessaires.

Le chauffeur doit passer en revue tout rapport ouvert au début de son quart pour voir si le véhicule peut être conduit ou non en toute sécurité.

Le chauffeur a également la possibilité d’effectuer une inspection pendant le trajet pour vérifier si des défectuosités se sont produites sur la route, ou pour s’assurer que le véhicule est en bon état.

Le rapport d’inspection des actifs dresse la liste de tous les rapports d’inspection de véhicule qui ont été produits. Pour accéder à l' inspection des actifs dans l’application de gestion de flotte, allez à Moteur et entretien > Inspection des actifs.

Vous pouvez rechercher un rapport par véhicule, remorque et date. De plus, vous pouvez filtrer les rapports en fonction des défectuosités, des réparations et de l’état de certification de chaque rapport.

Chaque rapport affiche une icône associée à l’état de certification du véhicule.

Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder vos modifications. Si vous le souhaitez, vous pouvez également Imprimer l’inspection des actifs dans le menu supérieur.

Si le véhicule a été réparé, certifiez qu’il peut fonctionner en toute sécurité dans le cadre de la section Certification.

Cliquez ensuite sur Enregistrer et certifier dans le menu supérieur.

Ajouter l’inspection des actifs

Dans l’application de gestion de flotte, allez à Entretien > Inspection des actifs.

1. Cliquez sur +Inspection.
2. À partir de la page Ajouter une inspection, sélectionnez l’actif et si les données sont disponibles, l’emplacement de l’inspection s’affiche.
3. Ajoutez la hauteur et la largeur de la charge, au besoin.
4. Sélectionnez à partir de la Liste des défectuosités. Une fois la sélection effectuée, vous pouvez ajouter une défectuosité ou une remarque.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Utilisation des listes de défectuosités

La liste des défectuosités est l’ensemble d’éléments qu’un chauffeur peut examiner lorsqu’il effectue l’inspection des actifs. L’application de gestion de flotte configure à l’avance tous les actifs de votre flotte pour utiliser une liste de défectuosités par défaut. Cette liste comprend la plupart des défectuosités courantes qui peuvent survenir sur la route.

Création de listes de défectuosités personnalisées

Si vos actifs ont des défectuosités spécialisées qui ne figurent pas dans la liste de défectuosités par défaut, vous pouvez créer une liste de défectuosités personnalisées pour répondre aux besoins de votre flotte, et appliquer ces listes à des groupes particuliers. Vous pouvez créer autant de listes de défectuosités que vous le souhaitez; vos chauffeurs peuvent les sélectionner par nom lors de l’exécution d’une inspection des actifs.

1. Dans l’application de gestion de flotte, allez à Moteur et entretien > Inspection des actifs:

1. Cliquez sur le bouton Liste de défectuosités.
2. Sur la page Liste de défectuosités, cliquez sur le bouton Ajouter.
3. Renseignez le champ Nom, et sélectionnez les groupes concernés pour que la liste de défauts soit disponible pour ces véhicules.
4. Indiquez si la liste s’applique aux dispositifs, aux remorques ou à tous les actifs.
5. Dans le champ Pièces et défectuosités, entrez le nom d’une pièce et cliquez sur Ajouter une pièce.
6. Cliquez sur le bouton + pour ajouter des défauts spécifiques à chaque pièce.
7. Continuez à ajouter des pièces et des défectuosités jusqu’à ce que vous ayez terminé votre liste, puis cliquez sur Enregistrer.

Les défectuosités peuvent se ranger dans la catégorie Majeure, Mineure ou Non réglementée. Classez la plupart des défectuosités dans la catégorie Mineure et gardez l’état Majeure pour les défectuosités susceptibles de compromettre la sécurité de vos chauffeurs. Utilisez l’état de défaut Non réglementée pour les défauts qui ne sont pas associés aux exigences de conformité fédérales et qui ne présentent pas de risque pour la sécurité du chauffeur.

Lors d’une inspection des actifs dans l’application Drive et dans l’application de gestion de flotte, vous pouvez aussi indiquer la mention Requise pour les pièces. L’utilisateur doit indiquer si les pièces requises sont sécuritaires ou défectueuses. Elles ne peuvent pas être ignorées. Pendant le flux de travail de l’inspection des actifs, les pièces Requises s’affichent ensemble, au-dessus des pièces optionnelles.

Les défauts majeures sont affichés avec un accent visuel dans l’application de gestion de flotte et l’application Drive.

Les administrateurs ont également la possibilité de basculer l’affichage de l’option de défectuosités Autre sans avoir besoin du code personnalisé NODVIROTHER. L’étiquette « Autre » comprend tout problème divers qui ne figure pas dans la liste des défectuosités.

Règle d’exception de l'inspection des actifs

La règle d’exception de l'inspection des actifs est une règle personnalisée pour avertir les chauffeurs lorsqu’une défectuosité de l’inspection des actifs a été rapportée. La règle est uniquement disponible pour les véhicules en ce moment; elle ne s’applique pas aux remorques. Pour en savoir plus au sujet de la configuration de règles d’exception, reportez-vous au Guide de produits de l’application de gestion de flotte.

Messagerie

La fonction de messagerie vous permet de communiquer avec vos chauffeurs par messages texte envoyés entre l’application de gestion de flotte et l’application Drive. Vous pouvez accéder à la page Messagerie de l’application de gestion de flotte en accédant à Zones et messages > Messages. Dans l’application Drive, le chauffeur peut cliquer sur le bouton Messages pour utiliser la fonction de messagerie.

La forme de la discussion permet d’obtenir des messages comme une conversation qui sont munis de commandes de saisie simples à utiliser, telles que l’ajout de liens et les réponses prédéfinies. Il est possible d’envoyer un message à un dispositif ou à un utilisateur unique, ou à plusieurs dispositifs et utilisateurs. users.

Les messages non lus s’affichent dans les titres d’onglets pour que le chauffeur puisse les apercevoir plus facilement, ou s’affichent sous forme de raccourcis sous Notifications, dans la barre de titre principale. Recherchez des messages au moyen des filtres de date et d'affichage pour obtenir des résultats précis.

Envoi de messages texte

Les messages envoyés aux chauffeurs s’affichent sous forme d’alertes et peuvent être traités par simple pression d’une touche.

Répartition à des zones

Les véhicules et les chauffeurs peuvent être envoyés à des zones précises à partir de l’application de gestion de flotte. Vous pouvez attribuer des zones à des véhicules à partir de la Carte en cliquant sur une zone et en sélectionnant Envoyer le véhicule ici.

Répartition d’itinéraires

Les itinéraires sont un ensemble de destinations qui doivent être visitées dans un ordre défini. Vous pouvez répartir des itinéraires précis à des véhicules et à des chauffeurs dans l’application de gestion de flotte.

Envoi d’alertes

Les alertes informent les chauffeurs des infractions qu’ils ont commises sur la route. Vous pouvez personnaliser les alertes pour avertir les chauffeurs en réponse à différents comportements sur la route, notamment, la vitesse, le freinage brusque et la conduite après les heures.