Attribuez des tâches, suivez leur progression et gérez efficacement les coûts pour garantir des opérations de maintenance organisées, optimiser la disponibilité des véhicules et réduire les frais administratifs. Dans ce tutoriel, apprenez à créer des ordres d'intervention.

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Création d'ordres de travail

Création des ordres de travail ! Commençons. Accédez à la page Gestion des ordres de travail dans MyGeotab en cliquant sur Maintenance, puis sur Gestion des ordres de travail, ou en recherchant Gestion des ordres de travail dans le menu. Les demandes d'intervention proviennent de diverses sources telles que les calendriers de maintenance, les analyses de données et les anomalies. Vous pouvez appliquer des filtres pour trouver la demande d'intervention souhaitée. En particulier, le filtrage par niveau de gravité vous permet de trouver les demandes de maintenance les plus critiques et les plus urgentes pour votre flotte. Personnalisez l'affichage de votre tableau grâce aux options disponibles pour un flux de travail optimisé. Cochez les articles que vous souhaitez voir sur la table. Triez rapidement vos ordres de travail par niveau de gravité afin de traiter d'abord les tâches les plus urgentes. Sélectionnez la demande de travail pour laquelle vous souhaitez créer un ordre de travail. L'option « Ignorer » vous invite à indiquer la raison pour laquelle vous souhaitez reporter cette intervention. Une fois votre note ajoutée, MyGeotab crée et clôture l'ordre de travail et les tâches associées à cette demande. L'option « Reporter » supprime cette demande de travail et vous propose de la faire réapparaître dans 1, 7 ou 30 jours. MyGeotab enregistre cette action dans le journal d'audit et configure la demande pour qu'elle réapparaisse après le délai sélectionné. Cliquez sur + Bon de commande. La référence sert de nom à cet ordre de travail. Elle commence à 1 et s'incrémente à chaque nouvel ordre de travail créé. Vous pouvez renommer l'ordre de travail en utilisant n'importe quelle combinaison de chiffres et de lettres. Vous pouvez définir une date d'échéance pour contrôler à partir de quel moment l'ordre de travail devient en retard et pour aider à fixer une date d'achèvement pour le mécanicien ou le prestataire de services. Vous pouvez définir la date d'achèvement pour n'importe quelle date passée ou jusqu'à deux mois dans le futur. Notez que si vous définissez une date d'achèvement, l'ordre de travail calculera automatiquement le relevé du compteur kilométrique et le nombre d'heures de fonctionnement du moteur. Sélectionnez un statut pour l'ordre de travail. Le seul champ obligatoire pour les ordres de travail est celui indiquant que le statut est « Terminé ». Veuillez noter qu'une fois qu'un ordre de travail a été marqué comme terminé ou annulé, vous ne pouvez plus modifier son statut. Vous pouvez toutefois modifier la plupart de ses détails, comme la mise à jour des coûts ou la date d'achèvement. MyGeotab affiche un avertissement lorsque le statut est défini sur « Terminé ». Notez que vous pouvez modifier n'importe quel champ ou ajouter des éléments de planification ou de défaut à un ordre de travail terminé ou annulé. Cependant, le champ « Statut » ne peut pas être modifié. Vous pouvez également utiliser le bouton Terminer pour clôturer automatiquement l'ordre de travail et les tâches associées avec la date du jour et vos informations utilisateur. Sélectionnez une priorité pour l'ordre de travail. Sélectionnez le responsable de cet ordre de travail. L'utilisateur doit déjà exister dans votre base de données pour apparaître dans la liste. Si nécessaire, cliquez sur le lien « Ajouter un utilisateur » pour ajouter un utilisateur. Sélectionnez la zone du site de réparation où cet ordre de travail sera effectué. L'association du site de réparation facilite l'analyse des données relatives à la durée totale d'immobilisation des véhicules et aux coûts de réparation au fil du temps. Veuillez noter que la zone doit déjà exister dans votre base de données pour apparaître dans la liste des sites de réparation. Si nécessaire, cliquez sur « + Zone » pour ajouter une nouvelle zone à votre base de données. Sélectionnez un motif de réparation pour l'ordre de travail. Sélectionnez la catégorie de réparation pour l'ordre de travail. Veuillez consulter les tâches associées à cet ordre de travail. Si d'autres demandes de travail concernent cet équipement, cliquez sur « + Toutes en attente » pour les inclure dans cet ordre de travail. Ajoutez toute note ou tout fichier pertinent, comme des schémas ou des photos. Vous pouvez téléverser un maximum de 10 fichiers par ordre de travail. Chaque pièce jointe doit être clairement nommée et ne pas dépasser 10 mégaoctets. Cliquez sur Enregistrer une fois terminé. Félicitations ! Vous avez terminé ce tutoriel sur la création d'ordres de travail.

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