Attribuez des tâches, suivez leur progression et gérez efficacement les coûts pour garantir des opérations de maintenance organisées, optimiser la disponibilité des véhicules et réduire les frais administratifs. Ce tutoriel vous explique comment créer des ordres de travail.

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Création d'ordres de travail

Création des ordres de travail ! Commençons. Accédez à la page Gestion des ordres de travail dans MyGeotab en sélectionnant Maintenance, puis Gestion des ordres de travail, ou en recherchant Gestion des ordres de travail dans le menu. Les demandes d'intervention proviennent de diverses sources telles que les calendriers de maintenance, les analyses de données et les anomalies. Utilisez les filtres pour affiner la liste. Filtrez par gravité pour trouver les demandes de maintenance les plus critiques et les plus urgentes pour votre flotte. Ajustez le tableau à l'aide de l'icône d'engrenage pour un flux de travail ciblé en n'affichant que les informations dont vous avez besoin. Sélectionnez les colonnes ou les détails qui vous permettront d'examiner et de gérer efficacement les demandes de travail. Trier par gravité pour traiter en priorité les tâches de maintenance les plus urgentes. Développez un actif pour examiner toutes les demandes de travail qui lui sont associées. Choisissez une seule demande pour un travail ciblé, ou sélectionnez la ressource pour inclure toutes les demandes de travail associées. Sélectionnez « Ignorer » uniquement si vous ne souhaitez pas effectuer cette maintenance. MyGeotab vous demandera alors un motif, puis créera et clôturera l’ordre de travail et les tâches associées à la demande. Sélectionnez « Mettre en veille » pour supprimer temporairement la requête et choisissez si elle doit réapparaître dans 1, 7 ou 30 jours. MyGeotab enregistre cette action dans le journal d'audit et la requête réapparaît après la période sélectionnée. Sélectionnez « Ajouter un ordre de travail ». Le champ « Statut » est le seul obligatoire ; sélectionnez donc la valeur qui reflète fidèlement l’état actuel de l’ordre de travail. Une fois qu'un ordre de travail est marqué comme terminé ou annulé, vous ne pouvez plus modifier son statut. MyGeotab affiche un avertissement lorsque vous définissez le statut sur « Terminé ». Vous pouvez toujours modifier d'autres champs ou ajouter ultérieurement des éléments de planification et de défaut, mais le champ « Statut » ne peut plus être modifié. De même, le bouton « Terminer » en haut à droite clôture automatiquement l’ordre de travail et les tâches associées en utilisant la date du jour et vos informations d’utilisateur. La référence correspond au nom de l'ordre de travail. Elle commence à 001 et s'incrémente à chaque nouvelle création d'ordre de travail, mais vous pouvez la renommer en utilisant n'importe quelle combinaison de chiffres et de lettres. Utilisez la date d'échéance pour déterminer à partir de quand l'ordre de travail devient en retard et pour fixer une date d'achèvement pour le mécanicien ou le prestataire de services. Pour la date d'achèvement, vous pouvez saisir n'importe quelle date passée ou jusqu'à deux mois à l'avance. Lorsque vous définissez une date d'achèvement, MyGeotab calcule automatiquement le relevé du compteur kilométrique et le nombre d'heures de fonctionnement du moteur pour cette journée. Choisissez la priorité qui reflète l'urgence avec laquelle la demande de travail doit être traitée. Sélectionnez le responsable de l'ordre de travail. L'utilisateur doit déjà exister dans votre base de données. Si l'utilisateur n'est pas répertorié, sélectionnez « + Nouvel utilisateur » pour en ajouter un. L'ajout d'un site de réparation permet d'analyser l'évolution du temps d'immobilisation total des véhicules et des coûts de réparation. La zone doit déjà exister dans votre base de données ; sinon, sélectionnez « + Zone » pour en ajouter une. Choisissez le motif de réparation qui décrit le mieux la raison de la création de l'ordre de travail. Attribuez la classe de réparation qui s'applique à cet ordre de travail. Veuillez examiner et confirmer les tâches jointes. Sélectionnez « + Tâches » pour consulter toutes les autres demandes de travail associées à cet actif. Veuillez examiner les demandes de travail connexes avant de les ajouter à l'ordre de travail. Veuillez inclure des détails et des pièces justificatives telles que des schémas ou des photos. Vous pouvez téléverser un maximum de 10 fichiers par ordre de travail ; chaque pièce jointe doit être clairement nommée et ne pas dépasser 10 Mo. Veuillez vérifier la référence, les dates, le statut, la priorité, l'affectation, le lieu de réparation, les détails de la réparation, les tâches et toutes les notes ou pièces jointes avant d'enregistrer. Félicitations ! Vous avez terminé ce tutoriel sur la création d'ordres de travail.

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