L'ajout d'utilisateurs avec des rôles et des autorisations spécifiques dans MyGeotab garantit que chacun a accès aux informations nécessaires, favorisant ainsi la collaboration et l'efficacité du flux de travail. Dans ce tutoriel, découvrez comment ajouter des utilisateurs à votre base de données MyGeotab.

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MyGeotab

Ajout d'utilisateurs ou de conducteurs

Ajout d'utilisateurs ou de pilotes ! Commençons. Cliquez sur Personnes. Cliquez sur Utilisateurs et pilotes. Cliquez sur le bouton plus Utilisateur pour ajouter un nouvel utilisateur. Dans l’onglet Utilisateur, définissez les informations de profil de base, les autorisations de sécurité et l’accès aux données. Saisissez un nom d'utilisateur. Nous vous recommandons d'utiliser une adresse e-mail, car elle servira d'identifiant unique et permettra aux utilisateurs de réinitialiser leur mot de passe sans l'aide d'un administrateur. Veuillez noter que le nom d'utilisateur ne peut pas être modifié après la création du compte. Saisissez un prénom, un nom et d’autres détails tels que la fonction, le numéro d’employé ou le numéro de téléphone. Affectez des groupes à l'aide du menu déroulant. Par exemple, si vous affectez un conducteur au groupe régional Nevada, ses données seront associées à ce groupe dans les rapports. L'accès aux données définit les données visibles par l'utilisateur. Par défaut, il correspond aux groupes assignés. Accordez un accès supplémentaire aux données uniquement dans les rapports à l'aide de la liste déroulante Autoriser également la création de rapports par ces groupes. Pour des raisons de sécurité, le meilleur type d'authentification est l'authentification de base. Celle-ci envoie à l'utilisateur un e-mail l'invitant à créer un mot de passe. L'habilitation de sécurité correspond au niveau d'accès d'un utilisateur. Pour un conducteur, sélectionnez Utilisateur de l'application Drive. Cela lui permettra de se connecter à MyGeotab avec une vue limitée aux options du conducteur. Cliquez sur l’onglet Pilote lorsque vous êtes prêt. Sélectionnez Oui si l'utilisateur est conducteur. Cela vous permet de saisir les informations d'identification du conducteur requises pour ELD ou HOS. Définissez le bouton « Empêcher l'accès du conducteur aux données partagées » sur Oui pour empêcher les conducteurs de voir les données des autres conducteurs dans MyGeotab. Saisissez le numéro de permis de conduire et sélectionnez l'État ou la province du permis. Ces informations sont obligatoires pour respecter les exigences de conformité aux heures de service. Cliquez sur l’onglet Paramètres de l’interface utilisateur lorsque vous êtes prêt. Définissez les paramètres régionaux en fonction de votre lieu d'utilisation. Le système de mesure de distance et la mesure de la consommation de carburant sont deux des principaux paramètres à régler. Réglez le fuseau horaire du chauffeur sur celui de sa zone d'activité ou de son terminal d'attache. Les journaux de bord du chauffeur s'afficheront dans le fuseau horaire sélectionné. Cliquez sur l'onglet Paramètres HOS lorsque vous êtes prêt. Notez que cet onglet n'apparaît que si l'autorisation de sécurité de l'utilisateur est définie sur Utilisateur de l'application Drive. Sélectionnez un ensemble de règles dans la liste déroulante. Vous pouvez consulter la matrice des règles d'horaires de service de Geotab dans le guide produit pour obtenir la liste de tous les ensembles de règles et exemptions disponibles. En cas de doute, contactez votre autorité locale pour obtenir de l'aide. Saisissez le nom et l'adresse du terminal d'attache où le conducteur se présente quotidiennement. Cette adresse peut être identique à celle de l'autorité, qui correspond à l'adresse du siège social de votre entreprise. Elle sera déjà renseignée si l'adresse de l'entreprise a été ajoutée dans les paramètres système. Pour les entreprises opérant aux États-Unis, indiquez votre opérateur ou votre numéro de téléphone américain. N'utilisez que des chiffres. Si vous utilisez des lettres, les transferts échoueront. Activez les exemptions auxquelles vous souhaitez que le conducteur ait accès. Saisissez le nom et l’adresse de l’autorité si ces champs ne sont pas déjà renseignés. Cliquez sur l’onglet Fonctionnalités bêta lorsque vous êtes prêt. Sélectionnez les fonctionnalités à utiliser avant leur sortie officielle. Nous vous recommandons de cliquer sur « Tout activer » pour avoir un aperçu rapide des prochaines versions. Cliquez sur l’onglet Communications système lorsque vous êtes prêt. Ici, vous pouvez gérer les préférences de notification du système pour les rapports envoyés par courrier électronique, les actualités et les mises à jour de service. Enfin, dans l’onglet Support, désignez les utilisateurs qui agiront comme contacts pour le support, la formation et l’approvisionnement. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé. Félicitations ! Vous avez terminé ce didacticiel expliquant comment ajouter des utilisateurs ou des conducteurs.

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